Instrucciones Iniciales para Empresas - Comience Aquí

Este artículo guía a las empresas que están comenzando a usar Oitchau. Reúne los pasos principales para configurar la plataforma, preparar a los colaboradores, definir reglas de jornada e iniciar la gestión de fichaje con seguridad.

Oitchau puede usarse para control de fichaje, gestión de jornadas, solicitudes, cierre de fichaje, integraciones con nómina y gestión de equipos.

La configuración inicial debe ser realizada por quien administra la herramienta en la empresa, normalmente RRHH, liderazgo o responsable de la cuenta.

Acceda a los artículos relacionados para más detalles sobre cómo seguir cada paso.

Acciones principales o configuración

1. Crear la cuenta de la empresa
   • Acceda a admin.oitchau.com.mx.
   • Cree la cuenta de la empresa.
   • Use un correo electrónico del responsable de la gestión de la plataforma.
   • Defina si la empresa utilizará control de fichaje, gestión de timesheets o ambos.
      
2. Conocer el Panel de Administración
   • Realice el tour inicial de la plataforma.
   • Identifique los menús principales.
   • Entienda dónde están las áreas de colaboradores, jornadas, reglas, solicitudes, fichajes e informes.
      
3. Configurar la estructura de la empresa
   • Registre cargos.
   • Registre departamentos.
   • Registre equipos.
   • Organice la estructura para facilitar permisos, informes y gestión.
      
4. Definir cómo los colaboradores marcarán el fichaje
   • Elija los modelos de registro disponibles para la empresa.
   • Configure si el fichaje se realizará por aplicación, computadora, Quiosco Tablet u otros métodos habilitados.
   • Informe a los colaboradores sobre el canal correcto de marcación.
      
5. Definir verificación y ubicación del fichaje
   • Configure las formas de validación de los registros.
   • Use opciones como GPS, Wi-Fi, reconocimiento facial u otras verificaciones disponibles.
   • Asegúrese que la configuración esté alineada con las reglas internas de la empresa.
      
6. Configurar clientes, si es necesario
   • Registre clientes cuando haya colaboradores asignados a clientes o en actividades tercerizadas.
   • Use esta configuración para organizar proyectos, equipos o lugares de trabajo externos.
      
7. Registrar colaboradores y permisos
   • Registre a los colaboradores en la plataforma.
   • Configure permisos y permisos adicionales según la responsabilidad de cada persona.
   • Vincule a los colaboradores con las estructuras de la empresa.
      
8. Crear jornadas de trabajo
   • Configure los horarios de cada grupo o colaborador.
   • Defina horarios, días de trabajo, pausas y reglas específicas.
   • Asegúrese que los colaboradores estén asociados a la jornada correcta.
      
9. Configurar grupos de reglas
   • Defina banco de horas, horas extras, tolerancias y reglas de cálculo.
   • Asocie a los colaboradores a los grupos correctos.
   • Revise las reglas antes de iniciar la operación.
      
10. Preparar cierre de fichaje y nómina
    • Configure el formato de exportación según el sistema de nómina.
    • Configure grupos de pago.
    • Defina el flujo de cierre de fichaje.
       
11. Configurar la herramienta de solicitudes
    • Cree tipos de solicitudes, ausencias o extensiones de jornada.
    • Defina rutas de aprobación y reglas de justificación.
       
12. Comunicar a colaboradores y gestores
    • Comparta las instrucciones iniciales para colaboradores.
    • Oriente a los gestores sobre Super Punch, Fichajes, Solicitudes y Informes.
    • Explique cómo monitorear fichajes, solicitudes e inconsistencias.
       
13. Realizar el cierre de fichaje
    • Revise registros e inconsistencias.
    • Analice solicitudes y ajustes.
    • Exporte la información para la nómina.
    • Use firma electrónica, si es necesario, para reforzar la validación de los comprobantes.
      • ¡Todos los consejos aquí!
         

Consejos o solución de problemas

• Antes de habilitar el uso, confirme que colaboradores, jornadas y reglas hayan sido configurados.
• Si un colaborador no puede marcar el fichaje, revise registro, jornada, grupo de reglas y método de registro.
• Si el cierre presenta divergencias, revise solicitudes pendientes e inconsistencias.
• Si la exportación a nómina falla, valide el formato y los campos obligatorios.
• Si los gestores no visualizan colaboradores, revise permisos y estructura de equipos.

Mejores prácticas

• Configure la estructura de la empresa antes de registrar a todos los colaboradores.
• Revise jornadas y reglas cuidadosamente antes del primer cierre.
• Comunique a los colaboradores con anticipación cómo marcar el fichaje.
• Capacite a los gestores para monitorear solicitudes e inconsistencias.
• Pruebe el proceso con un grupo pequeño antes de expandirlo a toda la empresa.
• Mantenga registros, permisos y reglas siempre actualizados.

Preguntas frecuentes

1. ¿Quién debe crear la cuenta de la empresa?
   La cuenta debe ser creada por el profesional responsable de la gestión de la herramienta, normalmente RRHH o responsable de la cuenta.

2. ¿Es posible usar control de fichaje y timesheets juntos?
   Sí. La empresa puede contratar control de fichaje, gestión de timesheets o ambos en una sola plataforma.

3. ¿Qué configurar antes de invitar colaboradores?
   Estructura de la empresa, jornadas, grupos de reglas, permisos y formas de registro de fichaje.

4. ¿Cómo preparar a los gestores para usar Oitchau?
   Oriente el uso de Super Punch, Fichajes, Solicitudes e Informes para el seguimiento de la operación.

5. ¿Cuándo hacer el cierre de fichaje?
   Después de que los registros, solicitudes y ajustes hayan sido revisados conforme al período de cierre de la empresa.