¿Cómo crear un layout de nómina?

Un layout de nómina determina cómo se exporta la información de horas trabajadas al sistema de nómina (TOTVS, SAP, etc.).

Define campos como el código de la empresa, formato de horas, eventos y configuraciones del archivo. Crear un layout personalizado garantiza compatibilidad con su sistema. La función está en Nómina > Layout y requiere permiso de nómina.

1. Acceder a la página de layout
   • Ingrese a Nómina > Layouts para ver la lista de layouts existentes.
   • Haga clic en Crea un layout para iniciar un layout.
      
2. Definir datos generales
   • En Crea un nuevo layout, seleccione un título que identifique fácilmente el layout (por ejemplo, TOTVS o SAP) en el campo Seleccione.
   • En Nombre, elija el sistema de destino (como ADP, SAP, etc.).
   • Ingrese el Cod. Empresa y la Competencia (formato AAAAMM), si se solicita.
   • Defina el Formatos de horas: Sexagesimal (12:00) para horas en formato HH:MM o Centesimal (12,00) para horas en formato decimal.
     • Centesimal es el más indicado para cálculos automáticos. Solo convierte los minutos y no la hora completa. Si tenemos 1 hora y 30 minutos en un evento, debemos mantener el 1 de la hora, dividir los 30 minutos entre 60, obteniendo al final 1.50 (1 hora y 50 centésimos).
     • Sexagesimal no es lo más recomendable, ya que las horas como se leen en el reloj no sirven como base para cálculos de suma, resta, multiplicación o división.
        
3. Configurar opciones avanzadas
   • Marque Hide negative sign in event values para eliminar el signo negativo en saldos negativos.
   • Marque When summing events apply absolute function to all values para que, si elige sumar varios eventos diferentes, solo los valores positivos y absolutos se incluyan en el cálculo.
      
4. Agregar eventos
   • En la sección Eventos, haga clic en Nuevos eventos para incluir códigos de conceptos y sus equivalentes.
   • Ingrese el código del evento utilizado en el sistema de nómina y seleccione de dónde provendrá la información de ese evento 
   • Repita para cada evento necesario. Elimine un evento haciendo clic en Eliminar, al final de la línea.
      
5. Guardar
   • Después de completar todas las secciones, haga clic en Guardar para crear el layout.
   • El layout aparecerá en la lista y podrá seleccionarse al exportar cierres.
      

Consejos o solución de problemas

• Complete todos los campos obligatorios para evitar errores al guardar.
• Verifique con el proveedor del sistema de nómina qué campos y layouts son necesarios.
• Pruebe el layout con un período de ejemplo o genere un Validation report antes de usarlo en producción.

Mejores prácticas

• Mantenga un layout estándar para cada sistema de nómina utilizado por la empresa.
• Documente internamente los códigos de evento y sus propósitos para facilitar mantenimientos futuros.
• Actualice el layout siempre que haya cambios en el sistema de nómina o en la legislación laboral.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo tener más de un layout para el mismo sistema? Sí. Puede crear tantos layouts como sean necesarios para diferentes escenarios (ej.: despido, vacaciones).
2. ¿Qué pasa si modifico un layout en uso? Las exportaciones futuras usarán la nueva configuración; las exportaciones pasadas permanecerán sin cambios.
3. ¿Necesito conocimientos técnicos para configurar eventos? Se recomienda contar con el apoyo del equipo de nómina o del proveedor del sistema para configurar correctamente los códigos de evento.