¿Cómo prepararse para un cierre de Periodo de Nómina exitoso?

Preparar un cierre Periodo de Nómina exitoso implica revisar todos los registros de jornada antes de bloquear el período.

Este proceso evita sorpresas en la nómina y garantiza que las horas extras, ausencias y retrasos se contabilicen correctamente.

El cierre se inicia en Nómina > Lockings y solo los usuarios con permiso de nómina pueden ejecutarlo.

Antes de crear o bloquear un período, verifique que todos los colaboradores pertenezcan al grupo de pago correcto y que no haya pendientes de aprobación.

Pasos para configuración

1. Aprobar todas las marcaciones pendientes del período vigente
    
   • Acceda a las pestañas Fichajes o Super Punch. Identifique:
   • Días con marcaciones faltantes
   • Fichajes en amarillo (pendientes)
   • Complete las marcaciones faltantes
   • Complete las marcaciones faltantes
      
2. Aprobar todas las ausencias pendientes
    
   • Acceda a la pestaña Absence & Vacation. Revise solicitudes como:
     • Certificados médicos
     • Vacaciones
     • Otras ausencias
   • Apruebe o rechace según sea necesario
      
3. Verificar el orden de las marcaciones del colaborador
    
   • Verifique que los registros estén:
     • En orden cronológico
     • Con entradas y salidas correctamente distribuidas
   • Asegúrese de que todos los días laborables estén completos

   • Resultado esperado:

     • Marcaciones completas
     • Marcaciones aprobadas (en verde)
     • Secuencia correcta durante el día
        
4. Analizar reportes de Banco de Horas y Horas Extras
    
   • Consulte los reportes disponibles. Analice:
     • Faseamiento de las horas adicionales
     • Saldos positivos y negativos
   • Valide si los valores son coherentes con la jornada
      
5. Crear Grupo de Pago
    
   • Acceda a Nómina > Grupos. Haga clic en + Crear nuevo. Defina:
     • Fecha de cierre
     • Regla de pago (ej: último día del mes)
   • Incluya a todos los colaboradores del grupo
     • Si hay colaboradores con fechas de pago diferentes, cree grupos de pago separados
        
6. Crear Layout de nómina
    
   • Configure el layout que será utilizado en la exportación. Defina:
     • Sistema de nómina
     • Formato de horas
     • Eventos y sus códigos

Consejos o solución de problemas

• Monitoree diariamente las incidencias de fichaje; no deje las correcciones solo para el cierre.
• Evite cambiar la fecha del cierre después de crear el período; esto requeriría recrear el locking.
• Si un colaborador no aparece en el locking, verifique que esté activo y vinculado al grupo correcto.

Mejores prácticas

• Establezca una rutina de revisión de marcaciones (diaria o semanal) para reducir la acumulación de pendientes.
• Instrúya a colaboradores y supervisores sobre los plazos para corregir marcaciones.
• Utilice firmas electrónicas para formalizar la aprobación de horas, aportando transparencia al proceso.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué debo revisar antes de bloquear? Revise marcaciones faltantes, horas extra, retrasos, salidas anticipadas, descansos no cumplidos y solicitudes de ausencia. Todo debe estar aprobado o justificado.
2. ¿Necesito abrir el período nuevamente para ajustes? Solo si hay error después del bloqueo. Use Desbloquear por colaborador para limitar el impacto.
3. ¿Cómo evitar retrasos y faltas de última hora? Establezca plazos internos para correcciones (por ejemplo, hasta el día siguiente) y utilice reportes de irregularidades para identificar problemas anticipadamente.