Firma Digital: ¿Cómo enviar solicitudes y descargar informes firmados?

Los gerentes y administradores pueden solicitar firmas electrónicas en los reportes de fichajes y acompañar el estado de cada firma.

Oitchau permite enviar solicitudes al momento de cerrar la nómina o posteriormente desde la página de Firmas digitales.

Tras la firma de los colaboradores, es posible descargar los reportes firmados y reenviar o cancelar solicitudes.

1. Requisitos previos

   • Completa el cierre del periodo para el Grupo de payroll; solo se pueden solicitar firmas en grupos ya cerrados.

   • Accede con un perfil que tenga permisos en la sección Nómina.

2. Crear solicitud durante el locking

   • En Nómina > Lockings, seleccione el Grupo de payroll y el Periodo de bloqueo que ya se ha bloqueado.

   • Complete el bloqueo (si aún no lo ha hecho). En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en la opción "Request to sign" y seleccione las columnas que estarán disponibles en la exportación.

   • Haga clic en "Send request" para crear la solicitud de firma para los empleados.

3. Crear solicitud desde la página de Firmas electrónicas

   • Dirígete a Nómina > Firma digital.

   • Pulsa + Firmas para abrir el formulario.

   • Selecciona el Grupo de payroll, define el Periodo de bloqueo y elige las columnas.

   • Haz clic en Confirmar para crear la solicitud.

4. Monitorear y gestionar solicitudes

   • La lista muestra el Nombre del grupo, Periodo, número total de firmas solicitadas, cuántas están completas y el Estado (Pendiente o Completo).

   • Para ver detalles, abre una solicitud y revisa el estado y la fecha de cada empleado.

   • Para descargar el reporte firmado de un empleado, pasa el cursor sobre su nombre y pulsa Descargar; el PDF incluye un token de verificación.

5. Reenviar o cancelar individualmente

   • En los detalles, coloca el cursor sobre el empleado.

   • Abre el menú (…) y elige Reenviar (solo para pendientes) o Cancelar.

   • Cancelar elimina esa firma y será necesario crear una nueva solicitud.

6. Acciones en masa

   • En la lista principal, coloca el cursor sobre el grupo.

   • Aparecen cuatro opciones: Descargar (envía todos los reportes firmados por correo), Cancelar firmas, Reenviar y Cancelar pendientes.

Consejos o solución de problemas

• Elegir columnas adecuadas – selecciona solo las columnas necesarias para facilitar la revisión.

• Reenviar únicamente pendientes – no se pueden reenviar firmas ya completadas.

• Token de verificación – cada PDF firmado incluye un código en el pie de página para verificar su autenticidad.

Mejores prácticas

• Cierra la nómina correctamente antes de solicitar firmas.

• Informa a los colaboradores sobre el plazo de firma para agilizar el proceso.

• Utiliza las acciones en masa cuando haya muchos colaboradores.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo solicitar firmas para varios grupos?
   Sí. Crea una solicitud independiente para cada grupo de payroll.

2. ¿Puedo cambiar las columnas después de crear la solicitud?
   No. Debes cancelar la solicitud y crear otra con las columnas correctas.

3. ¿Cómo descargo todos los reportes firmados de un grupo?
   Coloca el cursor sobre el grupo y pulsa Descargar.

4. ¿Cuál es la diferencia entre cancelar y reenviar?
   Cancelar finaliza la solicitud; Reenviar envía recordatorios a los empleados pendientes.

5. ¿Los empleados inactivos pueden firmar?
   Sí. Reciben el enlace por correo si participaron en el periodo.