Firma Digital: ¿Cómo enviar solicitudes y descargar informes firmados?

Los gerentes y administradores pueden solicitar firmas electrónicas en los reportes de fichajes y acompañar el estado de cada firma.

Oitchau permite enviar solicitudes al momento de cerrar la nómina o posteriormente desde la página de Firmas digitales.

Tras la firma de los colaboradores, es posible descargar los reportes firmados y reenviar o cancelar solicitudes.

1. Requisitos previos

   • Completa el cierre del periodo para el Grupo de payroll; solo se pueden solicitar firmas en grupos ya cerrados.

   • Accede con un perfil que tenga permisos en la sección Nómina.

2. Crear solicitud durante el locking

   • En Nómina > Lockings, seleccione el Grupo de payroll y el Periodo de bloqueo que ya se ha bloqueado.

   • Complete el bloqueo (si aún no lo ha hecho). En la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en la opción "Request to sign" y seleccione las columnas que estarán disponibles en la exportación.

   • Haga clic en "Send request" para crear la solicitud de firma para los empleados.

3. Crear solicitud desde la página de Firmas electrónicas

   • Dirígete a Nómina > Firma digital.

   • Pulsa + Firmas para abrir el formulario.

   • Selecciona el Grupo de payroll, define el Periodo de bloqueo y elige las columnas.

   • Haz clic en Confirmar para crear la solicitud.

4. Monitorear y gestionar solicitudes

   • La lista muestra el Nombre del grupo, Periodo, número total de firmas solicitadas, cuántas están completas y el Estado (Pendiente o Completo).

   • Para ver detalles, abre una solicitud y revisa el estado y la fecha de cada empleado.

   • Para descargar el reporte firmado de un empleado, pasa el cursor sobre su nombre y pulsa Descargar; el PDF incluye un token de verificación.

5. Reenviar o cancelar individualmente

   • En los detalles, coloca el cursor sobre el empleado.

   • Abre el menú (…) y elige Reenviar (solo para pendientes) o Cancelar.

   • Cancelar elimina esa firma y será necesario crear una nueva solicitud.

6. Acciones en masa

   • En la lista principal, coloca el cursor sobre el grupo.

   • Aparecen cuatro opciones: Descargar (envía todos los reportes firmados por correo), Cancelar firmas, Reenviar y Cancelar pendientes.

Error “Este periodo ya tiene una solicitud de Firma electrónica”

Este mensaje aparece cuando intentas enviar una nueva solicitud desde la pantalla de Cierres, pero el mismo Grupo de Pago y periodo ya tienen una solicitud de Firma electrónica.

En este caso, no crees otra solicitud. Localiza la que ya existe y vuelve a enviarla:

1. Accede a Nómina;
2. Abre la pestaña Firma electrónica;
3. Localiza el Grupo de Pago y el periodo indicados en el mensaje;
4. Verifica si la solicitud tiene el estatus Pendiente;
5. Abre la solicitud;
6. Localiza a los empleados que todavía no han completado la firma;
7. Utiliza la opción de reenvío disponible en la solicitud.

Ejemplo: si el error aparece para el periodo del 01/09/2025 al 30/09/2025, busca ese mismo intervalo en la pestaña Firma electrónica y vuelve a enviar la solicitud existente.

Importante: la pantalla de Cierres se utiliza para crear la primera solicitud. Cuando ya existe una solicitud, el seguimiento y el reenvío deben realizarse en Nómina > Firma electrónica.

Consejos y solución de problemas

• Columnas seleccionadas – elige únicamente las columnas necesarias; esto facilita la revisión de la información por parte del empleado.
• Reenviar solo solicitudes Pendientes – únicamente es posible reenviar solicitudes con estatus Pendiente.
• Token de verificación – el PDF firmado muestra un código en el pie de página que valida la firma.
• El periodo aparece como Pendiente: abre la solicitud existente y vuelve a enviarla únicamente a quienes todavía no han firmado.
• No encuentro el periodo: verifica el Grupo de Pago y las fechas exactas indicadas en el error.
• El error continúa apareciendo en Cierres: no intentes crear otra solicitud; administra la solicitud existente desde la pestaña Firma electrónica.

Mejores prácticas

• Cierra correctamente la Nómina antes de solicitar firmas.
• Informa a los empleados sobre la necesidad de firmar para agilizar el proceso.
• Utiliza las acciones masivas para ahorrar tiempo cuando haya muchos empleados.
• Antes de crear una solicitud, verifica si el periodo ya aparece en Firma electrónica.
• Consulta el estatus y la cantidad de firmas directamente en esta pantalla.
• Utiliza el reenvío de la solicitud existente para evitar solicitudes duplicadas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo solicitar firmas para varios grupos?
   Sí. Crea una solicitud para cada Grupo de Pago.
2. ¿Es posible agregar o eliminar columnas después de crear la solicitud?
   No. Cancela la solicitud y crea otra con las columnas correctas.
3. ¿Cómo descargo todos los reportes firmados de un grupo?
   Coloca el cursor sobre el grupo en la lista y haz clic en Descargar.
4. ¿Cuál es la diferencia entre cancelar y reenviar?
   Cancelar finaliza la solicitud y las firmas dejan de ser válidas. Reenviar envía recordatorios a los empleados que todavía están Pendientes.
5. ¿Los empleados inactivos pueden firmar?
   Sí. Siempre que hayan participado en el periodo, recibirán el enlace por correo electrónico.
6. ¿Por qué no puedo solicitar la firma desde la pantalla de Cierres?
   Porque el periodo ya tiene una solicitud de Firma electrónica.
7. ¿Dónde encuentro la solicitud que ya fue creada?
   Accede a Nómina > Firma electrónica y busca el Grupo de Pago y el periodo de cierre.
8. ¿Puedo crear dos solicitudes para el mismo periodo?
   No. Cuando ya existe una solicitud, utiliza la pantalla de Firma electrónica para darle seguimiento y reenviarla.