La herramienta de Ausencias permite que la empresa defina categorías de ausencia (Vacaciones, Médica, Día libre, y otros) y subcategorías para que los colaboradores realicen solicitudes de forma estandarizada.
Cada categoría tiene preferencias configurables: qué campos aparecen, si son obligatorios, quién puede hacer la solicitud, si las horas son pagadas o descontadas y cómo será el flujo de aprobación.
Configurar correctamente estas preferencias garantiza solicitudes completas y alineadas con las políticas internas.
Acciones clave y configuración
Abrir la ventana de preferencias
En el menú lateral, seleccione Absence & Vacation.
En la parte superior de la lista, haga clic en Settings para abrir la ventana de preferencias.
Se mostrará una ventana con todas las categorías de ausencia y un interruptor para habilitar o desactivar cada una.
Crear o ajustar categorías y subcategorías
Seleccione una categoría (por ejemplo, Médica) para ver las subcategorías existentes.
Use Create new category para crear nuevas opciones, como “Cita médica”.
Para desactivar temporalmente una categoría, cambie el interruptor; las subcategorías se conservan para una futura reactivación.
Personalizar campos obligatorios
Elija una subcategoría (por ejemplo, Cita médica) para abrir la ventana de preferencias.
Active o desactive campos como Adjuntos, Comentarios o campos personalizados; marque “Obligatorio” cuando el campo deba completarse.
Haga clic en Anãdir campo para crear campos personalizados (por ejemplo, número de licencia). Elimine campos con el icono de papelera.
Definir permisos y cálculo de horas
En ese mismo panel, seleccione quién puede realizar la solicitud a través del menú Permission roles; elija grupos o departamentos específicos.
En Remuneración, determine si las horas serán pagadas o descontadas. También existe la opción de Paid - Include in overtime calculation, en caso de que exista una solicitud que vaya más allá de las horas programadas se deban contabilizar esas horas en exceso como horas extras.
Configurar lo flujo de aprobación
En la sección Flujo de aprobación, defina niveles de aprobación: el Primer nivel puede ser “All supervisors in hierarchy”.
Use el botón Autoaprobación para aprobar automáticamente solicitudes sencillas.
Agregue niveles adicionales según sea necesario, como una revisión de Recursos Humanos en el segundo nivel.
Consejos y solución de problemas
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios; cerrar la ventana sin guardar descartará todas las modificaciones.
Utilice la opción “Obligatorio” con moderación; demasiados campos requeridos pueden desalentar a los empleados.
Nombre las subcategorías de forma clara (por ejemplo, “Cita médica”) para facilitar la selección.
Revise periódicamente los flujos de aprobación para que reflejen la estructura actual de la empresa.
Buenas prácticas
Revise las preferencias periódicamente, especialmente después de cambios en las políticas internas.
Active solo las categorías que se utilizan para evitar confusión.
Use campos personalizados para recopilar información específica en lugar de comentarios extensos.
Informe a los empleados qué categorías están disponibles y qué documentos se requieren.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desactivar una categoría sin eliminar sus subcategorías? Sí, al desactivarla se oculta para los empleados, pero las subcategorías se conservan.
¿Cómo sé si una subcategoría requiere adjuntos? El campo Adjuntos se vuelve azul y la casilla “Obligatorio” se marca cuando se necesita un documento.
¿Qué significa “Remunerado”? Significa que las horas de la ausencia serán remuneradas y no generarán descuentos
Comentarios
0 comentarios
El artículo está cerrado para comentarios.