Políticas de pago: ¿cómo crear y gestionar empleados para configurar horas extra y banco de horas?

Una vez configuradas las reglas de horas extra y banco de horas, debes asignar a los empleados para que se apliquen.

La pestaña Empleados dentro de Políticas de pago permite añadir empleados individualmente o en bloque, definir la fecha de inicio y transferir el saldo del banco si es necesario.

Importante: La fecha de inicio de las Políticas de pago solo puede modificarse retroactivamente para los empleados hasta un año antes de la fecha actual, desde la plataforma web o mediante la API. Como este cambio puede afectar el Banco de Horas, regulariza los periodos anteriores mediante ajustes de saldo y aplica la configuración correcta al último año. Si tienes dudas sobre los impactos o los ajustes necesarios, comunícate con Soporte.

Es fundamental añadir empleados solo después de completar todas las configuraciones, ya que una vez añadidos, no se pueden editar las reglas.

También puedes definir un grupo predeterminado, desactivar un grupo o transferir empleados entre grupos.

1. Crear un grupo de reglas (si es necesario)

   • Haz clic en Políticas de pago y selecciona Crear nuevo grupo.

   • Introduce un título y haz clic en Confirmar.

   • Configura todas las reglas (Horas Extra, Banco de horas, Adicional Nocturno, Tolerancia, Disponibilidad).

2. Acceder a la pestaña Employees

   • En el grupo, selecciona la pestaña Empleados .

   • Asegúrate de que todas las configuraciones estén guardadas antes de continuar.

3. Añadir un empleado

   • Haz clic en Añadir Empleados.

   • En Buscar empleados, escribe el nombre o correo y selecciona al empleado.

   • Define la Fecha de Inicio: a partir de cuándo se aplicarán las reglas.

   • Si el grupo utiliza banco de horas y deseas mantener el saldo, marca Transfer remaining bank to the new pay policy (solo disponible si las configuraciones coinciden).

   • Haz clic en Si para confirmar.

4. Añadir varios empleados

   • En el campo de búsqueda, haz clic en Seleccionar varios empleados.

   • Aparecerá una lista; selecciona todos los empleados deseados.

   • Haz clic en Move para seleccionarlos y en Seleccionar empleados para confirmar.

   • Define la fecha de inicio y pulsa Si.

5. Definir grupo predeterminado

   • En la lista de grupos, pasa el cursor sobre el grupo y selecciona las tres líneas (elipsis).

   • Elige Convertir en principal.

   • Los nuevos empleados serán asociados automáticamente a este grupo.

6. Transferir empleados entre grupos

   • Para transferirlos, elimina al empleado del grupo actual y añádelo al nuevo grupo con una fecha de inicio.

   • Para transferir el saldo del banco, asegúrate de que las configuraciones (banco activo, no cíclico, mismas fases y límites) sean idénticas.

   • De lo contrario, el saldo se restablecerá durante la transferencia.

7. Desactivar o editar un grupo

   • En la lista de grupos, pasa el cursor sobre el grupo y haz clic en las elipsis.

   • Selecciona Desactivar para inactivar el grupo.

   • Para editar, haz clic en el nombre del grupo.

   • Recuerda: algunas ediciones no son posibles después de agregar empleados.

Error “Falló la validación” al agregar empleados a una Política de pago

El mensaje Falló la validación puede aparecer cuando uno o más empleados tienen el periodo de Nómina bloqueado en la Fecha de inicio seleccionada para la asignación a la Política de pago.

Para corregirlo:

1. Revisa la Fecha de inicio ingresada al agregar a los empleados a la Política de pago;
2. Accede a Nómina;
3. Localiza el periodo de cierre que incluye esa fecha;
4. Identifica al empleado que tiene el periodo bloqueado;
5. Desbloquea el periodo en Nómina;
6. Regresa a la Política de pago;
7. Intenta agregar nuevamente al empleado con la Fecha de inicio deseada.

Importante: al agregar varios empleados al mismo tiempo, basta con que uno de ellos tenga el periodo de Nómina bloqueado en la fecha seleccionada para que toda la operación muestre Falló la validación. Por ejemplo, al agregar 500 empleados, un solo periodo bloqueado puede impedir que la acción se complete para todos.

Consejos y solución de problemas

• Agrega empleados únicamente después de finalizar todas las configuraciones; posteriormente ya no será posible modificar las reglas principales.
• Al transferir el saldo, confirma que las configuraciones del Banco de horas (activación, periodicidad, fases y límites) sean idénticas; de lo contrario, el saldo se restablecerá.
• El error ocurre al utilizar una fecha retroactiva: verifica si el periodo de Nómina ya está bloqueado para alguno de los empleados seleccionados.
• Estoy agregando muchos empleados al mismo tiempo: si la operación falla, revisa los cierres en Nómina, ya que un solo empleado con un periodo bloqueado puede impedir toda la asignación.

Mejores prácticas

• Define una Política de pago predeterminada para evitar que los empleados queden sin reglas.
• Revisa periódicamente la lista de empleados para confirmar que estén asignados a la Política de pago correcta.
• Registra las Fechas de inicio y las transferencias para facilitar las auditorías.
• Antes de realizar una asignación retroactiva a una Política de pago, confirma que el periodo correspondiente esté desbloqueado en Nómina.
• Al realizar asignaciones masivas, valida los periodos de los empleados antes de iniciar el cambio.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo agregar empleados antes de completar todas las configuraciones?
   No. Agrégalos únicamente después de finalizar las reglas; posteriormente no se permitirán cambios en las reglas principales.
2. ¿Es posible transferir el saldo del Banco de horas al cambiar de Política de pago?
   Sí, siempre que las configuraciones de ambas Políticas de pago sean idénticas (Banco de horas activado, no periódico y mismas fases y límites).
3. ¿Puedo editar una Política de pago después de agregar empleados?
   Solo algunas configuraciones menores. Las reglas principales, como fases, porcentajes y Banco de horas, quedan bloqueadas.
4. ¿Existe un límite de empleados por Política de pago?
   No. Puedes agregar tantas personas como sea necesario.
5. ¿Qué sucede si elimino a un empleado de la Política de pago?
   Dejará de seguir inmediatamente las reglas de esa Política de pago y deberá agregarse a otra Política de pago activa.
6. ¿Por qué aparece “Falló la validación” al agregar empleados a una Política de pago?
   Uno o más empleados pueden tener el periodo de Nómina bloqueado en la Fecha de inicio seleccionada.
7. ¿Un solo empleado con el periodo de Nómina bloqueado puede impedir que se agreguen todos?
   Sí. Incluso al agregar muchos empleados, un solo periodo bloqueado puede hacer que toda la operación muestre Falló la validación.
8. ¿Dónde debo desbloquear el periodo?
   El desbloqueo debe realizarse en Nómina, en el cierre correspondiente a la Fecha de inicio que se utilizará en la Política de pago.