Grupos de Payroll: ¿Qué es? ¿Cómo crear y configurar?

Los grupos de payroll en Oitchau agrupan a los empleados que comparten el mismo periodo de cierre.

Controlan cuándo comienza y termina el intervalo de cálculo y definen la fecha de procesamiento de horas.

Normalmente se utilizan para separar diferentes ciclos de pago (por ejemplo, mensual o quincenal) o cuando parte del equipo tiene fechas de cierre distintas.

1. Crear un grupo

   • Acceda a Nómina > Grupos y pulse Nuevo grupo.

   • En Nombre del grupo, escriba un nombre descriptivo.

   • Seleccione el Periodo (Mensual, Quincenal, etc.) en el menú desplegable.

   • Elija la Fecha de cierre (1 al 31).

   • Marque External ID (For integration) si su sistema de nómina requiere un identificador adicional.

   • Haga clic en Guardar para registrar el grupo

2. Editar grupo 

   • Haz clic en el grupo deseado para abrir la pestaña Reglas. Si el grupo no tiene colaboradores, los campos Nombre, Período, Fecha y ID externo estarán editables.

   • Actualiza la información necesaria y haz clic en Guardar.

3. Agregar empleados

   • En la pestaña Empleados, usa el campo Buscar colaboradores y el filtro Estado para localizar personas.

   • Haz clic en + Añadir empleados para incluirlos en el grupo. Puedes buscarlos individualmente o Seleccionar varios colaboradores para seleccionar en masa.

   • Cuando los colaboradores son asignados, los campos de reglas quedan bloqueados para edición.

4. Definir responsables (Opcional)

   • La pestaña Managers permite asociar usuarios con permiso que podrán gestionar el grupo. Haz clic en +Add payroll manager y elige los usuarios apropiados.

   • Si no se define ningún responsable, cualquier usuario con permiso de hoja de tiempo podrá ejecutar acciones en el grupo.

5. Desactivar o convertir en principal (Opcional)

   • En la lista de grupos, haz clic sobre el nombre de un grupo y selecciona Desactivar para hacerlo inactivo.

   • Usa Convertir en principal para hacer que un grupo sea el predeterminado aplicado a nuevos colaboradores.

Consejos o solución de problemas

• Usa nombres claros y estandarizados para facilitar la comprensión (por ejemplo, “Mensual – último día”).

• Si el grupo tiene colaboradores, no es posible editarlo; crea un nuevo grupo si necesitas cambiar reglas.

Mejores prácticas

• Mantenga grupos separados para cada ciclo de nómina (por ejemplo, mensual y quincenal).

• Revisa periódicamente si los colaboradores están en el grupo correcto, principalmente después de admisiones y transferencias.

• Define responsables para garantizar que solo personas autorizadas modifiquen el grupo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre desactivar y eliminar un grupo? Desactivar elimina el grupo de la lista activa, pero mantiene registros históricos; eliminar lo borra permanentemente.

2. ¿Puedo cambiar el día de cierre de un grupo activo? No. Para grupos con colaboradores, las reglas están bloqueadas; crea un nuevo grupo con el nuevo día y mueve a los colaboradores.

3. ¿Qué pasa con los colaboradores si desactivo el grupo? Necesitan ser reasignados a otro grupo para que continúe calculándose su cierre.