¿Cómo hacer un Cierre de Periodo de Nómina?

El Cierre de periodo de nómina finaliza el período de cálculo de las horas trabajadas y bloquea ediciones o registros.

Después del cierre, los datos pueden exportarse para la nómina y enviarse para firma electrónica. Esta función está disponible en Nómina > Lockings (algunos menús se muestran en inglés) y solo la pueden usar usuarios con permisos de nómina.

1. Crear un nuevo cierre

   • Vaya a Nómina > Lockings y presione Nuevo cierre.

   • Seleccione el Grupo de nómina en el campo Seleccionar grupo de día de paga y defina el Date Range (rango de fechas).

   • Pulse Crear para iniciar el periodo.

2. Revisar el período antes de bloquear

   • Haga clic en una fila del período para abrir la vista detallada. La tabla muestra columnas como Empleado, Días Trabajados, Supervisor, Horas Planificadas, Trabajadas, Horas Extras, Total de Banco de Horas, Turno Nocturno y Estado.

   • Ajuste registros de tiempo o ausencias según sea necesario.

3. Cerrar el periodo

   • En la página de detalles, haga clic en Bloquear para finalizar el período.

   • Un mensaje confirma que el período fue bloqueado y que ahora es posible exportar la nómina.

4. Solicitar firmas digitales (opcional)

   • Tras bloquear, pulse Request to sign para enviar solicitudes de firma digital.

   • Seleccione las columnas que se mostrarán en la exportación y confirme. El estado de cada colaborador aparecerá como PENDIENTE o FIRMADO en la página de firma.

5. Desbloquear para ajustes

   • Si es necesario corregir datos, haga clic en Unliock all para reabrir el período.

   • Para liberar solo algunos colaboradores, haga clic en Abrir en la fila deseada. Esto permite ajustes específicos sin reabrir todo el período.

6. Exportar y/o enviar a Nómina

   • Haga clic en Exportar para descargar el archivo de Nómina.

   • Elija el Payroll Layout en el que desea exportar la información

   • Si hay integración con su sistema de Nómina, esta opción será reemplazada por Enviar a nómina, donde la información de los eventos de tiempo se enviará automáticamente al sistema de nómina integrado.

Consejos o solución de problemas

• Verifique que todos los colaboradores estén asignados al grupo correcto antes de cerrar.

• Use la opción Desbloquear solo cuando sea necesario; reabrir el período cancela exportaciones y firmas pendientes.

Mejores prácticas

• Programe bien los plazos y cierres para mantener la nómina al día.

• Revise el período junto con los supervisores para evitar errores después del bloqueo.

• Utilice la firma electrónica para registrar la conformidad de los colaboradores y cumplir con requisitos legales.

Preguntas frecuentes

1. ¿Bloquear impide cualquier ajuste?
   Sí. Para ajustar, es necesario desbloquear (total o parcialmente) y, después de la corrección, bloquear nuevamente.

2. ¿Qué sucede con las firmas al desbloquear el período?
   Al desbloquear (total o parcialmente), las firmas pendientes se cancelan. Después de bloquear nuevamente, será necesario solicitar la firma otra vez.

3. ¿Necesito exportar nuevamente después de hacer ajustes?
   Sí. Si el período fue desbloqueado y hubo cambios, es necesario realizar una nueva exportación para asegurar que los datos actualizados se envíen a la nómina.