Instruções Iniciais para Empresas - Comece Aqui

Este artigo orienta empresas que estão começando a usar o Oitchau. Ele reúne os principais passos para configurar a plataforma, preparar os colaboradores, definir regras de jornada e iniciar a gestão de ponto com segurança.

O Oitchau pode ser usado para controle de ponto, gestão de jornadas, pedidos, fechamento de ponto, integrações com folha de pagamento e gestão de times.

A configuração inicial deve ser feita por quem administra a ferramenta na empresa, normalmente RH, liderança ou responsável pela conta.

Acesse os artigos relacionados para mais detalhes de como seguir cada passo.

Ações principais ou configuração

1. Criar a conta da empresa
   • Acesse admin.oitchau.com.br.
   • Crie a conta da empresa.
   • Use um e-mail de responsável pela gestão da plataforma.
   • Defina se a empresa utilizará controle de ponto, gestão de timesheets ou ambos.
      
2. Conhecer o Painel de Administração
   • Faça o tour inicial da plataforma.
   • Identifique os principais menus.
   • Entenda onde ficam as áreas de colaboradores, jornadas, regras, pedidos, pontos e relatórios.
      
3. Configurar a estrutura da empresa
   • Cadastre cargos.
   • Cadastre departamentos.
   • Cadastre times.
   • Organize a estrutura para facilitar permissões, relatórios e gestão.
      
4. Definir como os colaboradores vão bater ponto
   • Escolha os modelos de registro disponíveis para a empresa.
   • Configure se o ponto será feito por aplicativo, computador, Quiosque Tablet ou outros métodos habilitados.
   • Informe os colaboradores sobre o canal correto de marcação.
      
5. Definir verificação e localização do ponto
   • Configure as formas de validação dos registros.
   • Use opções como GPS, Wi-Fi, reconhecimento facial ou outras verificações disponíveis.
   • Garanta que a configuração esteja alinhada às regras internas da empresa.
      
6. Configurar clientes, se necessário
   • Cadastre clientes quando houver colaboradores alocados em clientes ou em atividades terceirizadas.
   • Use essa configuração para organizar projetos, times ou locais de trabalho externos.
      
7. Cadastrar colaboradores e permissões
   • Cadastre os colaboradores na plataforma.
   • Configure permissões e permissões adicionais conforme a responsabilidade de cada pessoa.
   • Vincule os colaboradores às estruturas da empresa.
      
8. Criar jornadas de trabalho
   • Configure a jornada de cada grupo ou colaborador.
   • Defina horários, dias de trabalho, pausas e regras específicas.
   • Garanta que os colaboradores estejam associados à jornada correta.
      
9. Configurar grupos de regras
   • Defina banco de horas, horas extras, tolerâncias e regras de cálculo.
   • Associe os colaboradores aos grupos corretos.
   • Revise as regras antes de iniciar a operação.
      
10. Preparar fechamento de ponto e folha
    • Configure o layout de exportação conforme o sistema de folha de pagamento.
    • Configure grupos de pagamento.
    • Defina o fluxo de fechamento de ponto.
       
11. Configurar a ferramenta de pedidos
    • Crie tipos de pedidos, ausências ou extensões de jornada.
    • Defina trilhas de aprovação e regras de abono.
       
12. Comunicar colaboradores e gestores
    • Compartilhe as instruções iniciais para colaboradores.
    • Oriente gestores sobre Super Punch, Pontos, Pedidos e Relatórios.
    • Explique como acompanhar pontos, solicitações e inconsistências.
       
13. Fazer o fechamento de ponto
    • Revise registros e inconsistências.
    • Analise pedidos e ajustes.
    • Exporte as informações para a folha de pagamento.
    • Use assinatura eletrônica, se necessário, para reforçar a validação dos comprovantes.
      • Todas as dicas aqui!
         

Dicas ou solução de problemas

• Antes de liberar o uso, confirme se colaboradores, jornadas e regras foram configurados.
• Se um colaborador não conseguir bater ponto, revise cadastro, jornada, grupo de regras e método de registro.
• Se o fechamento apresentar divergências, revise pedidos pendentes e inconsistências.
• Se a exportação para folha falhar, valide o layout e os campos obrigatórios.
• Se gestores não visualizarem colaboradores, revise permissões e estrutura de times.

Melhores práticas

• Configure a estrutura da empresa antes de cadastrar todos os colaboradores.
• Revise jornadas e regras com atenção antes do primeiro fechamento.
• Comunique os colaboradores com antecedência sobre como bater ponto.
• Treine gestores para acompanhar solicitações e inconsistências.
• Teste o processo com um grupo menor antes de expandir para toda a empresa.
• Mantenha cadastros, permissões e regras sempre atualizados.

Perguntas frequentes

1. Quem deve criar a conta da empresa?
   A conta deve ser criada pelo profissional responsável pela gestão da ferramenta, normalmente RH ou responsável pela conta.

2. É possível usar controle de ponto e timesheets juntos?
   Sim. A empresa pode contratar controle de ponto, gestão de timesheets ou ambos em uma única plataforma.

3. O que configurar antes de convidar colaboradores?
   Estrutura da empresa, jornadas, grupos de regras, permissões e formas de registro de ponto.

4. Como preparar gestores para usar o Oitchau?
   Oriente o uso de Super Punch, Pontos, Pedidos e Relatórios para acompanhamento da operação.

5. Quando fazer o fechamento de ponto?
   Depois que os registros, pedidos e ajustes forem revisados conforme o período de fechamento da empresa.