Assinatura Eletrônica: como enviar solicitações e baixar os relatórios assinados?

Gestores e administradores podem solicitar que os colaboradores assinem eletronicamente seus relatórios de ponto e acompanhar o status das assinaturas.

O Oitchau permite enviar solicitações durante o fechamento da folha ou posteriormente pela tela de Assinaturas Eletrônicas.

Após as assinaturas, é possível baixar os relatórios assinados e reencaminhar ou cancelar solicitações.

1. Pré‑requisitos

   • Conclua o fechamento do período para o Grupo de Pagamento apropriado. Apenas grupos bloqueados (fechados) permitem solicitar assinaturas.

   • Acesse o Oitchau com perfil que possui acesso à aba Folha.
     
     

2. Criar solicitação no ato do fechamento

   • Em Folha > Fechamentos, selecione o Grupo de pagamento e o Período de fechamento que já tenha sido bloqueado.

   • Conclua o fechamento (caso ainda não tenha realizado); No topo direito da tela, clique na opção Pedir assinatura e e escolha as colunas a serem disponibilizadas na exportação.

   • Clique em Enviar pedido para criar a solicitação de assinatura para os colaboradores.
     
     

3. Criar solicitação pela tela de Assinaturas Eletrônicas

   • Acesse Folha > Assinatura Eletrônica.

   • Clique em + Solicitar para abrir a janela de nova solicitação.

   • Selecione o Grupo de Pagamento, defina o Período de fechamento (relatório) e escolha as colunas a serem disponibilizadas.

   • Clique em Confirmar; a solicitação será criada.
     
     

4. Acompanhar e gerenciar solicitações

   • A lista de solicitações exibe o Nome do grupo, Período, número total de assinaturas solicitadas, quantas foram concluídas e o Status (Pendente, Parcial ou Concluído).

   • Para ver detalhes, clique na solicitação. Você poderá ver a data e o status de cada colaborador.

   • Para baixar o relatório assinado de um colaborador, passe o mouse sobre o nome e clique em Baixar. O arquivo (PDF) conterá o token de verificação.
     
     
     

5. Reenviar ou cancelar individualmente

   • No detalhe da solicitação, posicione o cursor no nome do colaborador.

   • Clique no menu (…) e selecione Reenviar (apenas para status pendente) ou Cancelar.

   • Cancelar remove a assinatura daquele colaborador; será preciso reenviar nova solicitação.
     
     

6. Executar ações em massa

   • Na lista principal de assinaturas, posicione o cursor sobre o grupo.

   • Quatro opções são exibidas: Baixar (envia por e‑mail todos os relatórios assinados), Cancelar assinaturas, Reenviar e Cancelar pendentes.
     
     

Erro “Esse período já possui solicitação de assinatura eletrônica”

Essa mensagem aparece quando você tenta enviar uma nova solicitação pela tela de Fechamentos, mas o mesmo Grupo de Pagamento e período já possuem uma solicitação de Assinatura Eletrônica.

Nesse caso, não crie outra solicitação. Localize a que já existe e faça o reenvio:

1. Acesse Folha;
2. Abra a aba Assinatura eletrônica;
3. Localize o Grupo de Pagamento e o período indicados na mensagem;
4. Confira se a solicitação está com o status Pendente;
5. Abra a solicitação;
6. Localize os colaboradores que ainda não concluíram a assinatura;
7. Utilize a opção de reenvio disponível na solicitação.

Exemplo: se o erro aparecer para o período de 01/09/2025 a 30/09/2025, procure esse mesmo intervalo na aba Assinatura eletrônica e reenvie a solicitação existente.

Importante: a tela de Fechamentos é utilizada para criar a primeira solicitação. Quando ela já existe, o acompanhamento e o reenvio devem ser feitos em Folha > Assinatura eletrônica.

Dicas ou solução de problemas

• Colunas selecionadas – escolha somente as colunas necessárias; isso facilita a conferência do colaborador.

• Reenviar apenas pendentes – só é possível reenviar solicitações com status pendente.

• Token de verificação – o PDF assinado exibe um código no rodapé que valida a assinatura.

• O período aparece como Pendente: abra a solicitação existente e reenvie somente para quem ainda não assinou.

• Não encontro o período: confira o Grupo de Pagamento e as datas exatas informadas no erro.

• O erro continua aparecendo em Fechamentos: não tente criar outra solicitação; faça o gerenciamento pela aba Assinatura eletrônica.

Melhores práticas

• Feche a folha corretamente antes de solicitar assinaturas.

• Comunique os colaboradores sobre a necessidade de assinatura para agilizar o processo.

• Utilize as ações em massa para ganhar tempo quando houver muitos colaboradores.

• Antes de criar uma solicitação, confira se o período já aparece em Assinatura eletrônica.

• Acompanhe o status e a quantidade de assinaturas diretamente nessa tela.

• Utilize o reenvio da solicitação existente para evitar pedidos duplicados.

Perguntas frequentes

1. Posso solicitar assinaturas para vários grupos?
   Sim. Crie uma solicitação para cada grupo de pagamento.

2. É possível adicionar ou remover colunas depois de criar a solicitação?
   Não. Cancele a solicitação e crie outra com as colunas corretas.

3. Como baixar todos os relatórios assinados de um grupo?
   Passe o cursor sobre o grupo na lista e clique em Baixar.

4. Qual é a diferença entre cancelar e reenviar?
   Cancelar encerra a solicitação (assinaturas não são mais válidas). Reenviar envia lembretes para colaboradores pendentes.

5. Colaboradores inativos podem assinar?
   Sim. Desde que tenham participação no período, receberão o link por e‑mail.

6. Por que não consigo solicitar a assinatura pela tela de Fechamentos?
   Porque o período já possui uma solicitação de Assinatura Eletrônica.

7. Onde encontro a solicitação que já foi criada?
   Acesse Folha > Assinatura eletrônica e procure pelo Grupo de Pagamento e pelo período de fechamento.

8. Posso criar duas solicitações para o mesmo período?
   Não. Quando já existe uma solicitação, utilize a tela de Assinatura Eletrônica para acompanhá-la e reenviá-la.