Assinatura Eletrônica: como enviar solicitações e baixar os relatórios assinados?

Gestores e administradores podem solicitar que os colaboradores assinem eletronicamente seus relatórios de ponto e acompanhar o status das assinaturas.

O Oitchau permite enviar solicitações durante o fechamento da folha ou posteriormente pela tela de Assinaturas Eletrônicas.

Após as assinaturas, é possível baixar os relatórios assinados e reencaminhar ou cancelar solicitações.

1. Pré‑requisitos

   • Conclua o fechamento do período para o Grupo de Pagamento apropriado. Apenas grupos bloqueados (fechados) permitem solicitar assinaturas.

   • Acesse o Oitchau com perfil que possui acesso à aba Folha.
     
     

2. Criar solicitação no ato do fechamento

   • Em Folha > Fechamentos, selecione o Grupo de pagamento e o Período de fechamento que já tenha sido bloqueado.

   • Conclua o fechamento (caso ainda não tenha realizado); No topo direito da tela, clique na opção Pedir assinatura e e escolha as colunas a serem disponibilizadas na exportação.

   • Clique em Enviar pedido para criar a solicitação de assinatura para os colaboradores.
     
     

3. Criar solicitação pela tela de Assinaturas Eletrônicas

   • Acesse Folha > Assinatura Eletrônica.

   • Clique em + Solicitar para abrir a janela de nova solicitação.

   • Selecione o Grupo de Pagamento, defina o Período de fechamento (relatório) e escolha as colunas a serem disponibilizadas.

   • Clique em Confirmar; a solicitação será criada.
     
     

4. Acompanhar e gerenciar solicitações

   • A lista de solicitações exibe o Nome do grupo, Período, número total de assinaturas solicitadas, quantas foram concluídas e o Status (Pendente, Parcial ou Concluído).

   • Para ver detalhes, clique na solicitação. Você poderá ver a data e o status de cada colaborador.

   • Para baixar o relatório assinado de um colaborador, passe o mouse sobre o nome e clique em Baixar. O arquivo (PDF) conterá o token de verificação.
     
     
     

5. Reenviar ou cancelar individualmente

   • No detalhe da solicitação, posicione o cursor no nome do colaborador.

   • Clique no menu (…) e selecione Reenviar (apenas para status pendente) ou Cancelar.

   • Cancelar remove a assinatura daquele colaborador; será preciso reenviar nova solicitação.
     
     

6. Executar ações em massa

   • Na lista principal de assinaturas, posicione o cursor sobre o grupo.

   • Quatro opções são exibidas: Baixar (envia por e‑mail todos os relatórios assinados), Cancelar assinaturas, Reenviar e Cancelar pendentes.
     
     

Dicas ou solução de problemas

• Colunas selecionadas – escolha somente as colunas necessárias; isso facilita a conferência do colaborador.

• Reenviar apenas pendentes – só é possível reenviar solicitações com status pendente.

• Token de verificação – o PDF assinado exibe um código no rodapé que valida a assinatura.

Melhores práticas

• Feche a folha corretamente antes de solicitar assinaturas.

• Comunique os colaboradores sobre a necessidade de assinatura para agilizar o processo.

• Utilize as ações em massa para ganhar tempo quando houver muitos colaboradores.

Perguntas frequentes

1. Posso solicitar assinaturas para vários grupos?
   Sim. Crie uma solicitação para cada grupo de pagamento.

2. É possível adicionar ou remover colunas depois de criar a solicitação?
   Não. Cancele a solicitação e crie outra com as colunas corretas.

3. Como baixar todos os relatórios assinados de um grupo?
   Passe o cursor sobre o grupo na lista e clique em Baixar.

4. Qual é a diferença entre cancelar e reenviar?
   Cancelar encerra a solicitação (assinaturas não são mais válidas). Reenviar envia lembretes para colaboradores pendentes.

5. Colaboradores inativos podem assinar?
   Sim. Desde que tenham participação no período, receberão o link por e‑mail.