Assinatura Eletrônica: como enviar solicitações e baixar os relatórios assinados? – Oitchau

Oi!

Você sabia que no Oitchau os seus colaboradores podem assinar eletronicamente a folha de ponto do mês?

Com a aprovação da Medida Provisória 938/2020, que criou dois novos tipos de assinatura eletrônica, agora é permitido que empresas utilizem desse meio para coletar assinaturas dos funcionários em documentos internos com diversos níveis de segurança.

Vamos aprender aqui nesse artigo:

Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?

Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?
Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura (assinadas) individualmente?
Como reenviar ou cancelar assinaturas assinadas do fechamento (assinadas) coletivamente?
Como cancelar as assinaturas pendentes?

Para saber como o colaborador pode assinar eletronicamente o relatório, por favor, leia esse artigo: Assinatura Eletrônica: como assinar a folha de ponto?

Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?

Pré-requisitos desta etapa:

1. Faça o Fechamento da sua equipe - 📚 Como fazer um fechamento de Folha de Ponto?

2. Certifique-se que o Grupo de Pagamento correto foi fechado. A solicitação de Assinatura Eletrônica nos relatórios de ponto só pode ser criada para Grupos de Pagamento que já tiveram o seu Fechamento de período realizado.

3. Acesse o seu Oitchau utilizando uma conta com acesso a aba Folha.

Após fazer o Fechamento para um Grupo de pagamento, existem 2 maneiras de criar uma solicitação de assinatura:

1. No ato do Fechamento

Quando você está criando um novo Fechamento (no menu Folha > Fechamentos> +Criar Novo), o pop-up tem uma caixa "Solicitar assinaturas nos relatórios". Você poderá escolher quais colunas deseja que o colaborador acesse no ato de assinar sua Folha.

Ao marcar essa caixa, automaticamente é criada a solicitação para assinaturas no menu "Assinaturas":

2. Pelo menu Assinatura Eletrônica

Acesse no menu Folha > Assinaturas Eletrônicas

Nessa página, clique no botão "+ Solicitar" para criar uma nova solicitação para um grupo de pagamento.

Abrirá um pop-up onde você deve selecionar o Grupo de Pagamento, o Período de fechamento (e relatório) para o qual deseja solicitar as assinaturas, além de escolher quais as colunas que deseja que conste na assinatura eletrônica.

Clique em "Confirmar" para concluir a ação!

Será criada a solicitação de Assinaturas Eletrônicas para o grupo escolhido.

Na lista, você pode conferir o Nome do grupo, Período, o total de assinaturas solicitadas e quantas já foram concluídas, e também o Status da solicitação.

Pendente - Ainda restam assinaturas pendentes
Concluído - Todos os colaboradores já assinaram

Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?

Considerando que a solicitação de assinatura eletrônica foi enviada, ao clicar em uma solicitação para abrir seus detalhes, é possível verificar o Status e Data da assinatura de cada colaborador.

Para baixar o relatório que já foi assinado, basta passar o mouse em cima do nome do colaborador e o botão "Baixar" aparecerá.

Clique para baixar o relatório no formato PDF! O nome do arquivo será o nome do colaborador + período de assinatura:

Importante!: Note que no rodapé do relatório assinado, é possível visualizar o token de verificação da assinatura eletrônica, que garante a confirmação e validade legal da assinatura.

Exemplo:

Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura (assinadas e pendentes) individualmente?

Caso você precise Reenviar a solicitação (para lembrar o colaborador) ou Cancelar por qualquer motivo, é muito simples! Você apenas pode reenviar assinaturas com status pendente.

✅ Com status assinado

Basta acessar o grupo desejado e passar o mouse em cima do nome do colaborador. Depois, clique no menu "..." e "Cancelar" aparecerá se for uma assinatura assinada. Esta ação cancelará a assinatura específica do colaborador. Você também pode baixar o PDF da assinatura nesta condição.

🟡 Com status pendente

Basta acessar o grupo desejado e passar o mouse em cima do nome do colaborador. Depois, clique no menu "..." e os botões "Cancelar" e "Reenviar" aparecerão.

Como reenviar ou cancelar assinaturas assinadas do fechamento (assinadas) coletivamente?

Você pode fazer isso diretamente do grupo principal de assinaturas. Posicione o mouse sobre o fechamento realizado e verá quatro opções

Baixar: faça o envio para o seu e-mail de cadastro de todas as assinaturas que já foram validadas pelo colaborador;
Cancelar assinaturas: cancele em massa as assinaturas que estão neste grupo de fechamento;
Reenviar: reenvie em massa a solicitação de assinaturas deste grupo;
Cancelar pendentes: cancele todas as assinaturas eletrônicas em status pendentes (ainda não assinadas).

Se tiver alguma dúvida, lembre-se que você pode sempre chamar o nosso time de Sucesso no CHAT!