Grupo de Regras: Como criar e gerenciar colaboradores para configurar Horas Extras e Banco de Horas?

Após configurar as regras de horas extras e banco de horas, você deve vincular os colaboradores para que essas regras sejam aplicadas.

A aba Colaboradores em Grupos de Regras permite adicionar funcionários individualmente ou em massa, definir data de início e, se necessário, transferir o saldo do banco de horas.

Importante: ao alterar a data de início do Grupo de Regras para colaboradores, ela pode ser alterada retroativamente somente até 1 ano antes da data atual, pela web ou pela API. Como essa alteração pode impactar o Banco de Horas, regularize períodos anteriores por meio de ajustes de saldo e aplique a configuração correta ao último ano. Em caso de dúvidas sobre os impactos ou os ajustes necessários, entre em contato com o suporte.

É fundamental adicionar os colaboradores somente depois de concluir todas as configurações do grupo, pois após a inclusão não é possível editar as regras.

Também é possível definir um grupo como padrão, desativar um grupo ou transferir colaboradores entre grupos.

1. Criar um grupo de regras (se necessário)

   • Clique em Grupos de Regras no menu e escolha + Criar Novo.

   • Informe um título para o grupo e clique em Criar.

   • Configure todas as regras (Horas Extras, Banco de Horas, Adicional Noturno, Tolerância, Sobreaviso).
     
     

2. Acessar a aba Colaboradores

   • No grupo criado, selecione a aba Colaboradores.

   • Certifique-se de que todas as configurações foram salvas; caso contrário, finalize antes de continuar.
     
     

3. Adicionar um colaborador

   • Clique em Adicionar (ou Adicionar colaboradores).

   • Digite o nome ou matrícula no campo de pesquisa e selecione o colaborador.

   • Informe a Data de início: a partir de quando as regras serão aplicadas ao colaborador.

   • Se houver banco de horas e você deseja manter o saldo do colaborador, marque Transferir saldo restante do banco (esta opção só estará disponível se as regras entre os grupos forem idênticas).

   • Clique em Adicionar para confirmar.
     
     

4. Adicionar múltiplos colaboradores

   • No campo de pesquisa, selecione Selecionar múltiplos colaboradores.

   • Será exibida uma lista de colaboradores; clique em todos os que deseja adicionar.

   • Clique em Mover para selecioná-los e em Selecionar todos para confirmar.

   • Defina a data de início e clique em Confirmar.
     
     

5. Definir grupo padrão

   • Na lista de grupos, passe o mouse sobre o grupo desejado.

   • Clique nos três pontos (reticências) e selecione Tornar padrão.

   • Novos colaboradores adicionados à empresa serão automaticamente associados a este grupo.
     
     

6. Transferir colaboradores entre grupos

   • Adicione o(s) colaborador(es) ao novo grupo, selecionando a data de início.

   • Se quiser transferir o saldo de banco, certifique-se de que as configurações dos grupos (ativação de banco, ciclicidade, fases, percentuais, limites) sejam idênticas.

   • Caso contrário, o saldo será zerado ao realizar a transferência.
     
     

7. Desativar e editar grupo

   • Na lista de grupos, passe o mouse sobre o grupo e clique nas reticências.

   • Selecione Desativar para inativar o grupo.

   • Para editar um grupo, basta clicar sobre o nome dele na lista.

   • Lembre-se: algumas edições não são permitidas após adicionar colaboradores.
     
     

Erro “Falha na validação” ao adicionar colaboradores ao Grupo de Regras

A mensagem Falha na validação pode aparecer quando um ou mais colaboradores possuem o período da Folha de Pagamento bloqueado na data de início escolhida para a vinculação ao Grupo de Regras.

Para corrigir:

1. Confira a data de início informada ao adicionar os colaboradores ao Grupo de Regras;
2. Acesse Folha;
3. Localize o período de fechamento que inclui essa data;
4. Identifique o colaborador com o período bloqueado;
5. Realize o desbloqueio do período na Folha;
6. Retorne ao Grupo de Regras;
7. Tente adicionar novamente o colaborador com a data de início desejada.

Importante: ao adicionar vários colaboradores de uma vez, basta um deles possuir a Folha bloqueada na data selecionada para que toda a operação apresente Falha na validação. Por exemplo, em uma inclusão de 500 colaboradores, um único período bloqueado pode impedir a conclusão da ação para todos.

Dicas ou solução de problemas

• Adicione colaboradores apenas após finalizar todas as configurações; as alterações não serão mais possíveis.

• Ao transferir saldo, confirme que as configurações de banco (ativação, ciclicidade, fases e limites) são idênticas; caso contrário, o saldo será zerado.

• A falha acontece ao utilizar uma data retroativa: confira se a Folha de Pagamento daquele período já está bloqueada para algum dos colaboradores selecionados.

• Estou adicionando muitos colaboradores de uma vez: se a operação falhar, revise os fechamentos na Folha, pois apenas um colaborador com período bloqueado já pode impedir toda a inclusão.

Melhores práticas

• Defina um grupo padrão para evitar que colaboradores fiquem sem regras.

• Revise periodicamente a lista de colaboradores para garantir que estejam no grupo correto.

• Registre as datas de início e transferências para facilitar auditorias.

• Antes de realizar uma vinculação retroativa ao Grupo de Regras, confira se o período correspondente está desbloqueado na Folha.

• Ao realizar inclusões em massa, valide os períodos dos colaboradores antes de iniciar a alteração.

Perguntas frequentes

1. Posso adicionar colaboradores antes de concluir todas as configurações?
   Não. Adicione apenas após finalizar as regras; alterações posteriores não serão permitidas.

2. É possível transferir o saldo de banco ao mudar de grupo?
   Sim, desde que as configurações dos grupos sejam idênticas (banco ativado, não cíclico, mesmas fases e limites).

3. Posso editar um grupo após adicionar colaboradores?
   Apenas algumas configurações menores; as regras principais (fases, percentuais, banco) ficam bloqueadas.

4. Há limite de colaboradores por grupo?
   Não. Você pode adicionar quantas pessoas forem necessárias.

5. O que acontece se remover um colaborador do grupo?
   Ele deixa de seguir as regras do grupo imediatamente e precisará ser adicionado a outro grupo ativo.

6. Por que aparece “Falha na validação” ao adicionar colaboradores ao Grupo de Regras?
   Um ou mais colaboradores podem possuir o período da Folha de Pagamento bloqueado na data de início selecionada.

7. Um único colaborador com a Folha bloqueada pode impedir a inclusão de todos?
   Sim. Mesmo em uma inclusão com muitos colaboradores, apenas um período bloqueado pode fazer com que toda a operação apresente Falha na validação.

8. Onde devo desbloquear o período?
   O desbloqueio deve ser realizado em Folha, no fechamento correspondente à data de início que será utilizada no Grupo de Regras.