Como fazer um Fechamento de Folha de Ponto?

O fechamento de Folha é um dos momentos mais importantes e que exigem maior eficiência numa empresa. A plataforma Oitchau oferece todo o suporte pra que esse trabalho seja eficiente, fácil e rápido, do jeitinho que o RH gosta!

Nosso suporte a Folha permite:

Aqui nesse artigo, vamos aprender a Fazer o Fechamento de Folha - que é a ação de bloquear o período que já foi encerrado para que não possam ser feitas alterações ou adições de registros.

🚧 Não deixe de consultar estas dicas para garantir todas as ações pré fechamento que são necessárias para que aconteça um fechamento sem erros. 

Vamos lá!

1. O primeiro passo é acessar o Painel utilizando uma conta com permissão de acesso a funções do Financeiro: https://admin.oitchau.com.br

2. Depois, você clica no menu lateral esquerdo Folha.

3. Você perceberá cinco abas neste menu:

• Grupo de Pagamento: este grupo é criado apenas uma vez, e define qual é o período vigente de folha de sua empresa (exemplo: se sua folha é do dia 01 ao dia 31, você poderá selecionar esta data e quantas vezes por mês o período é fechado). 
• Fechamento: aba onde você fará o efetivo fechamento do ponto, além de exportá-lo pelo seu Layout do sistema de folha de pagamento.
• Colaboradores desativados: consulte os fechamentos apartados de colaboradores desativados. Você deve desligar um colaborador em seu perfil em Colaboradores.
• Assinatura Eletrônica: após o fechamento, consulte o status e controle os disparos de assinaturas eletrônicas para os seus colaboradores. Eles receberão um PDF de sua folha de ponto por e-mail e aplicativo (se os mesmos tiverem acesso liberado ao app. 
• Layouts: esta parte também é configurada apenas no momento de implantar o seu Oitchau - inclua todas as informações de códigos e eventos (rúbricas) de Folha de Pagamento da sua empresa, para que possa exportar o fechamento em TXT, sem complicações, e importar em seu sistema de Folha.

Agora vamos fazer um Fechamento, você já deve ter criado o Grupo de Pagamento, incluído os colaboradores neste grupo e também configurado o seu Layout. Clique na aba Fechamento e, depois em + Criar Novo.

4. Nessa tela, você seleciona de qual Grupo de Período que vai fazer o Fechamento, confira se as datas estão corretas (conforme a configuração do grupo) e se deseja enviar as assinaturas eletrônicas no ato do fechamento.

⚠ Lembre-se que após criar o fechamento este período será fechado para ajustes de ponto e pedidos, e se houver erro no fechamento, as assinaturas eletrônicas também deverão ser canceladas. Você pode deixar a opção Solicitar assinaturas nos relatórios desmarcada e enviar as assinaturas eletrônicas posteriormente na aba Assinaturas Eletrônicas.

5. E pronto! Clique [ Criar ] para bloquear.

Assim que o Fechamento é feito, o período selecionado (exemplo: 02/Janeiro a 01/Fevereiro) ficará bloqueado - não será possível alterar, nem adicionar novos registros nessas datas.

Colaboradores não poderão pedir ajustes de ponto nessas datas, e gestores não poderão aprovar pedidos pendentes nessas datas.

Você pode desbloquear a qualquer momento se precisar, mas a intenção do Fechamento é que seja feito logo após checar tudo e garantir que está pronto para exportar para folha.

Agora você fez um Fechamento e está tudo pronto para a Exportação!