Configurações iniciais e de estrutura para a Gestão de Escalas

A Gestão de Escalas do Oitchau depende de uma base sólida: a estrutura organizacional precisa refletir a realidade da empresa para que filtros, permissões e alertas funcionem corretamente.

Antes de criar escalas, configure as Filiais, Departamentos, Times, Localizações, Colaboradores, Feriados, Ausências, Intervalos e Permissões.

Essas definições garantem que cada escala seja associada ao local certo e que os colaboradores possam ser alocados de forma eficiente.

Principais ações ou configurações

1. Definir a estrutura da empresa
   • Acesse Configurar > Estrutura da empresa.
   • Use as abas Filiais, Departamentos, Centro de custo, Times e Cargos para cadastrar CNPJs, nomes de departamentos e equipes (mais detalhes neste artigo sobre Filiais e Departamentos).
   • Em Times, defina quem serão os supervisores/gestores; esses usuários receberão permissões específicas (mais detalhes neste artigo).
   • Salve cada registro para que fiquem disponíveis como filtros nas escalas.
     
     
2. Cadastrar localizações
   • Em Configurar > Localizações, clique em + Adicionar.
   • Informe Código, Nome e Endereço; ative ou não a verificação (GPS/Wi‑Fi/iBeacon/IP) conforme necessidade (mais detalhes neste artigo).
   • Salve para que a localidade fique disponível ao criar escalas.
     
     
3. Adicionar colaboradores e horas contratadas
   • Acesse Gerenciar > Colaboradores e clique em Adicionar colaborador, ou Importar para múltiplos (mais detalhes neste artigo sobre adicionar de forma individual e em massa).
   • Preencha dados pessoais e, nos Detalhes pessoais, informe as Horas semanais contratadas e salve.
   • Atribua cada colaborador aos Times e Localizações corretos.
     
     
4. Criar grupos de feriados, ausências e intervalos
   • Em Configurar > Feriados, clique em Criar novo e insira os dias festivos aplicáveis (mais detalhes neste artigo).
   • Em Pedidos, personalize as categorias de ausências conforme a política da empresa (mais detalhes neste artigo).
   • Em Configurar > Jornadas > Intervalos, clique em Novo intervalo personalizado para criar tipos de pausa, como almoço, coffee break etc. (mais detalhes neste artigo).
     
     
5. Definir permissões para escalas
   • Clique na sua foto no canto superior direito e vá em Configurações > Permissões.
   • Selecione o nível de permissão (por exemplo, Supervisor) e ative Jornadas>Escalas para conceder acesso ao módulo.
   • A segunda caixa abre outras 5 opções, que servem para definir ações específicas que aquele grupo poderá realizar nas Escalas. As opções são as seguintes:
     • Ver todas as escalas - Vê todas as escalas criadas, mas dentro delas possui a visibilidade apenas dos colaboradores liberados na seção "Pode Acessar" nas permissões em seu perfil;
     • Editar e publicar todas as escalas - Vê todas as escalas criadas, mas dentro delas só consegue editar e publicar para colaboradores liberados na seção "Pode Acessar" nas permissões em seu perfil;
     • Editar apenas as escalas às quais estou atribuído - Vê as escalas no qual está atribuído e só consegue editar para os colaboradores que tem acesso no perfil;
     • Publicar apenas as escalas às quais estou atribuído - Vê as escalas no qual está atribuído e só consegue publicar para os colaboradores que tem acesso no perfil;
     • Ver apenas as escalas às quais estou atribuído - Vê as escalas no qual está atribuído e só consegue ver outros colaboradores que tem acesso no perfil.
   • Salve as alterações.
     
     

Dicas ou solução de problemas

• Registre as horas semanais contratadas de todos os colaboradores: os alertas de horas semanais dependem desse valor.
• Ao criar localizações, ative a verificação de GPS/Wi‑Fi/iBeacon/IP apenas se realmente houver essa estrutura no local.
• Se não localizar alguma função, verifique se as permissões do seu nível incluem a ação desejada.

Melhores práticas

• Mantenha a estrutura da empresa atualizada; alterações organizacionais devem ser refletidas rapidamente na plataforma.
• Nomeie filiais, departamentos, times e escalas de forma clara para facilitar pesquisas e relatórios.
• Revise permissões periodicamente para garantir que apenas gestores autorizados editem e publiquem escalas.

Perguntas frequentes

1. Preciso configurar toda a estrutura antes de criar escalas?
   Sim. A plataforma exige filiais, departamentos, times, localizações e colaboradores cadastrados para vincular corretamente cada escala.
2. Onde informo as horas semanais contratadas?
   No perfil do colaborador, em Detalhes pessoais, insira o valor em Horas semanais contratadas e clique em Salvar.
3. Posso editar filiais, departamentos ou times depois de criar escalas?
   Sim. Basta acessar Configurar > Estrutura da empresa, editar os dados e salvar; as alterações serão refletidas nas escalas existentes.