Como colaboradores desativados podem assinar eletronicamente sua Folha de Frequência?

Quando um colaborador é desligado, pode ser necessário que ele assine eletronicamente relatórios pendentes do período trabalhado.

A plataforma da Oitchau permite enviar a Folha de Frequência para colaboradores desativados e acompanhar o status dessa assinatura.

Este artigo orienta sobre como garantir que o colaborador esteja desativado corretamente, solicitar a assinatura e monitorar o status.

Ações principais ou configurações

1. Garanta que o colaborador esteja desativado
   • Ao desligar um colaborador, marque a opção Remover do grupo de pagamento para que seu fechamento ocorra de forma individual na aba Folha.
   • Essa ação cria um período de fechamento separado que pode ser enviado para assinatura. Siga o artigo de desligamento para confirmar o processo.
     
     
2. Envie a assinatura eletrônica
   • No painel lateral, acesse Folha > Colaboradores desativados.
   • Localize o colaborador desligado na tabela. A coluna Status da Folha deve indicar Bloqueado e Status da assinatura como Não solicitado.
   • Passe o cursor sobre o mês de fechamento e clique em Solicitar assinatura. A linha do fechamento ficará com status Pendente, aguardando a assinatura.
     
     
     
3. O colaborador assinará a Folha
   • O colaborador receberá a solicitação via aplicativo ou e‑mail. Ao acessar o app ou o portal web, ele verá a tela de Assinaturas Eletrônicas com os períodos de fechamento disponíveis.
   • O colaborador seleciona o relatório e realiza a assinatura eletrônica. No aplicativo, o perfil aparece como desativado, permitindo apenas a assinatura dos relatórios pendentes.
     
     
      
4. Acompanhe o status de assinatura
   • De volta à aba Colaboradores desativados, acompanhe o Status da assinatura até que esteja Assinado.
   • Após a assinatura, clique no menu de ações (⋯) para Desbloquear, Cancelar assinatura ou Baixar o relatório. É possível exportar o documento assinado para o e‑mail do solicitante.
     
     
     
5. Ajustar período de acesso (opcional)
   • Por padrão, o colaborador desligado mantém acesso por 14 dias após o desligamento. Você pode solicitar ao suporte Oitchau a extensão ou redução desse período.
      

Dicas ou Solução de problemas

• Se o status da folha estiver Desbloqueado, bloqueie o período antes de solicitar a assinatura.
• Verifique se o colaborador foi removido do grupo de pagamento; caso contrário, ele não aparecerá na aba Colaboradores desativados.
• Caso o colaborador não receba o e‑mail, confirme se o endereço cadastrado está correto e peça que verifique a caixa de spam.

Boas práticas

• Solicite a assinatura imediatamente após o desligamento para agilizar a finalização do período.
• Mantenha a comunicação clara, informando que o acesso é restrito apenas à assinatura dos relatórios.

Perguntas frequentes

1. Quanto tempo o colaborador terá para assinar sua Folha?
   O acesso padrão é de 14 dias após o desligamento, mas você pode solicitar extensão ou redução ao suporte.
2. Posso enviar várias folhas para assinatura ao mesmo tempo?
   Sim. Ao selecionar vários períodos na aba Colaboradores desativados, o botão Solicitar assinatura enviará todas de uma vez.
3. O colaborador consegue acessar outras funções da plataforma?
   Não. Quando desativado, o colaborador só pode acessar a tela de Assinaturas Eletrônicas para assinar relatórios pendentes.