Como configurar e utilizar Motivos de Horas Extras nos Pedidos de Extensão de Jornada?

O recurso de Motivo de horas extras permite que a empresa categorize por que uma Extensão de Jornada está sendo solicitada, facilitando a análise, aprovação e auditoria das Horas Extras realizadas.

A configuração é feita em Pedidos > Configurações, dentro da categoria Extensão de Jornada, e pode ser definida separadamente para as subcategorias Dia planejado, Dia não planejado e Motivo da hora extra.

A empresa pode manter uma lista própria de motivos de acordo com sua operação, permitindo diferenciar diferentes necessidades que levaram à realização de Horas Extras.

Principais ações ou configurações

1. Acesse a configuração de Extensão de Jornada

Para habilitar os motivos:

1. Acesse Pedidos;
2. Clique em Configurações, no canto superior direito;
3. Em Configurações de Pedidos, selecione Extensão de Jornada;
4. Escolha a subcategoria que deseja configurar:
   • Dia planejado: utilizado quando é necessário solicitar uma extensão para um dia que já possui Jornada planejada;
   • Dia não planejado: utilizado quando a extensão será realizada em um dia sem Jornada planejada;
   • Motivo da hora extra: utilizado quando a empresa precisa apenas registrar a justificativa das Horas Extras realizadas, sem alterar o cálculo do dia.

Nos Pedidos de Dia planejado e Dia não planejado, é necessário informar a quantidade de horas da extensão. Essa informação interfere no tratamento do ponto, pois a extensão passa a fazer parte da análise daquele dia. Dessa forma, registros que estavam Inválidos por estarem fora do período previsto podem passar a ser considerados Aprovados após a aprovação do Pedido, conforme a extensão informada.

Já a subcategoria Motivo da hora extra tem finalidade exclusivamente informativa. Ela permite associar um motivo às Horas Extras já realizadas para fins de acompanhamento, controle e auditoria, sem modificar a Jornada, os registros de ponto ou o cálculo das horas.

Os motivos informados por essa opção também ficam disponíveis no relatório Relatórios > Motivos de horas extras, permitindo que a empresa acompanhe as justificativas utilizadas ao longo do período.

Importante: se a necessidade for autorizar ou regularizar uma extensão que deve impactar o cálculo do dia, utilize Dia planejado ou Dia não planejado. Utilize Motivo da hora extra quando o objetivo for somente registrar a justificativa das Horas Extras, sem alterar o cálculo.

2. Habilite o Motivo da hora extra

Dentro da subcategoria selecionada:

1. Localize Motivo da hora extra;
2. Ative a opção;
3. Defina se o preenchimento será Obrigatório;
4. Salve as alterações.

Quando Motivo da hora extra está desabilitado, o campo não é apresentado na criação do Pedido.

Quando habilitado, os motivos configurados ficam disponíveis para seleção durante a criação do Pedido.

Importante: se Obrigatório estiver marcado, não será possível concluir um novo Pedido de Extensão de Jornada sem selecionar um motivo.

A configuração passa a valer imediatamente para novos Pedidos. Formulários que já estavam abertos antes da alteração podem não receber a nova configuração.

3. Configure quais motivos estarão disponíveis

Com Motivo da hora extra habilitado, utilize a lista de motivos para organizar as opções que poderão ser selecionadas nos Pedidos daquela subcategoria.

Os motivos podem representar, por exemplo:

• Necessidades operacionais;
• Demandas excepcionais;
• Atividades adicionais;
• Necessidades específicas de uma área ou projeto;
• Outras classificações utilizadas internamente pela empresa.

O ideal é que as opções representem situações reais da operação e sejam facilmente compreendidas por quem cria e aprova os Pedidos.

4. Adicione, edite ou desative motivos

Para incluir uma nova opção, clique em + Adicionar e informe o nome do motivo.

Os motivos cadastrados também podem ser editados quando a empresa precisar ajustar sua nomenclatura.

Quando um motivo não deve mais ser utilizado:

1. Localize-o na lista;
2. Passe o cursor sobre a opção;
3. Clique no ícone de lixeira;
4. Confirme a alteração.

O motivo será desativado e deixará de estar disponível para novas solicitações.

Evite criar motivos duplicados ou com significados muito semelhantes. Uma lista objetiva facilita tanto o preenchimento do Pedido quanto a análise posterior dos dados.

5. Configure Dia planejado e Dia não planejado

Revise as duas subcategorias de Extensão de Jornada separadamente.

Por exemplo, a empresa pode tornar Motivo da hora extra obrigatório para Dia planejado, mas utilizar uma configuração diferente para Dia não planejado.

Isso permite adaptar o preenchimento ao processo utilizado em cada tipo de Extensão de Jornada.

Como o Motivo de horas extras aparece no Pedido?

Depois da configuração, o campo será apresentado durante a criação de novos Pedidos de Extensão de Jornada.

Para criar um Pedido pelo computador:

1. Acesse Pedidos;
2. Clique em + Novo pedido;
3. Selecione Extensão de Jornada;
4. Informe o colaborador;
5. Selecione a Data;
6. Preencha os dados da extensão.

Em um Dia planejado, informe também:

• Se deseja Entrar mais cedo ou Sair mais tarde;
• Estender em quantas horas?;
• O Motivo de horas extras, quando habilitado.

Selecione o motivo que melhor representa a necessidade da extensão e clique em Confirmar.

Se o campo estiver configurado como Obrigatório, o Pedido não poderá ser enviado sem essa informação.

Importante: o Motivo de horas extras serve para classificar a justificativa da extensão. Ele não substitui o preenchimento das horas ou horários necessários para o Pedido.

Como criar o Pedido pelo Super Punch?

Além da tela de Pedidos, também é possível iniciar um novo Pedido diretamente pelo Super Punch. Essa opção é útil quando você já está analisando o ponto do colaborador e identifica a necessidade de criar uma Extensão de Jornada para uma data específica.

Para criar:

1. Acesse Ponto > Super Punch;
2. Localize o colaborador e a data desejada;
3. Na linha correspondente ao dia, clique no ícone de + (Criar novo pedido);
4. Selecione Extensão de Jornada;
5. Preencha as informações da extensão;
6. Se Motivo da hora extra estiver habilitado para aquela subcategoria, selecione o motivo correspondente;
7. Confira os dados e confirme o Pedido.

Se Motivo da hora extra estiver configurado como Obrigatório, também será necessário preenchê-lo ao criar o Pedido pelo Super Punch.

Dessa forma, o Pedido pode ser criado durante a própria análise do ponto, sem a necessidade de retornar à tela principal de Pedidos.

Como funciona a aprovação?

Depois de criado, o Pedido aparece em Pedidos com o respectivo Status, como PENDENTE, e segue a Trilha de aprovação configurada.

Ao abrir a solicitação, o aprovador pode consultar informações como:

• Data;
• Tipo de extensão;
• Quantidade de horas;
• Sub-categoria;
• Motivo de horas extras;
• Trilha de aprovação.

Depois da análise, o responsável poderá Aprovar ou Recusar a solicitação conforme as permissões e a Trilha configurada.

Dessa forma, o motivo fica disponível durante a análise e ajuda o aprovador a compreender por que aquela extensão foi solicitada.

Qual é o impacto do motivo no cálculo das Horas Extras?

O Motivo de horas extras é uma informação de classificação e gestão.

Ele não define, sozinho:

• Quantas Horas Extras serão calculadas;
• A fase ou percentual das Horas Extras;
• Se as horas serão direcionadas para Banco de Horas;
• As regras de cálculo do Grupo de Regras.

Esses resultados continuam dependendo da Jornada, dos registros realizados e das regras aplicadas ao colaborador.

Ou seja, selecionar um determinado motivo permite identificar por que a Extensão de Jornada ocorreu, mas não altera a regra utilizada para calcular as horas.

Como analisar os Motivos de Horas Extras em relatórios?

Existe um relatório específico para analisar as Horas Extras e os motivos associados aos Pedidos de Extensão de Jornada.

Para acessá-lo:

1. Acesse Relatórios;
2. No menu de relatórios, selecione Motivos de horas extras;
3. Aplique os filtros necessários;
4. Consulte os registros apresentados.

Importante: o acesso ao relatório de Motivos de horas extras depende das permissões habilitadas para o perfil do usuário.

O relatório apresenta somente dias em que existem registros de Horas Extras. Valores classificados apenas como Banco de Horas não são incluídos nessa análise.

Quando uma Hora Extra não possui motivo associado, o registro é apresentado como Sem motivo.

O relatório também permite filtrar as informações por:

• Período;
• Todos os motivos ou um motivo específico.

Assim, a empresa pode utilizar o relatório para identificar, por exemplo:

• Quais tipos de necessidade estão gerando mais Horas Extras;
• Quantas Horas Extras estão associadas a cada motivo;
• Quais registros ainda não possuem motivo;
• Como determinados motivos se distribuem ao longo de um período.

Exemplo prático

Imagine que um colaborador precise permanecer 2 horas além da Jornada planejada devido a uma necessidade operacional.

Ao criar o Pedido:

• Categoria: Extensão de Jornada;
• Sub-categoria: Dia planejado;
• Opção: Sair mais tarde;
• Extensão: 02:00;
• Motivo de horas extras: selecione a opção correspondente à necessidade.

O aprovador poderá consultar esse motivo ao analisar a solicitação.

Posteriormente, a empresa poderá acessar Relatórios > Motivos de horas extras para analisar as Horas Extras associadas às diferentes classificações utilizadas pela operação.

Dicas ou solução de problemas

• O campo Motivo de horas extras não aparece no Pedido: acesse Pedidos > Configurações > Extensão de Jornada e confirme se Motivo da hora extra está habilitado para a subcategoria utilizada.
• O campo aparece, mas consigo enviar sem selecionar um motivo: verifique se Obrigatório está marcado.
• A configuração funciona para Dia planejado, mas não para Dia não planejado: as subcategorias possuem configurações próprias. Revise as duas.
• Não encontro o motivo necessário: confirme se ele está disponível na lista configurada para aquela subcategoria. Se necessário, utilize + Adicionar para criar um novo motivo.
• Um motivo não deve mais ser utilizado: utilize o ícone de lixeira para desativá-lo.
• O Pedido já estava aberto quando alterei a configuração: feche o formulário e crie um novo Pedido para utilizar a configuração atualizada.
• O motivo foi selecionado, mas o cálculo das Horas Extras está diferente do esperado: o motivo não controla o cálculo. Confira a Jornada, os registros e o Grupo de Regras aplicado ao colaborador.
• Não encontro o relatório de motivos: acesse Relatórios e selecione Motivos de horas extras. Caso a opção não esteja disponível, revise as permissões do usuário.
• Quero analisar somente Horas Extras de um motivo específico: utilize o filtro de motivo no relatório Motivos de horas extras.
• Preciso apenas registrar por que a Hora Extra foi realizada, sem alterar o ponto: utilize a subcategoria Motivo da hora extra. Ela registra a justificativa para acompanhamento e relatório, mas não altera o cálculo do dia.
• Tenho pontos Inválidos porque o colaborador trabalhou além do previsto: nesse caso, utilize Dia planejado ou Dia não planejado, conforme a data, pois essas opções permitem informar a extensão que será considerada no tratamento dos registros.

Melhores práticas

• Crie motivos que representem situações operacionais reais e recorrentes;
• Utilize nomes objetivos e facilmente compreendidos por quem cria e aprova os Pedidos;
• Evite motivos genéricos quando uma classificação mais específica for útil para análise;
• Evite manter motivos duplicados ou com significados muito semelhantes;
• Defina o campo como Obrigatório quando a empresa precisar garantir que todas as Extensões de Jornada sejam classificadas;
• Revise separadamente as configurações de Dia planejado e Dia não planejado;
• Oriente os responsáveis pela criação dos Pedidos sobre qual motivo utilizar em cada cenário;
• Utilize Relatórios > Motivos de horas extras para acompanhar as principais causas de Horas Extras e identificar padrões;
• Antes de desativar um motivo, confirme se ele realmente não deve mais ser utilizado em novas solicitações.

Perguntas frequentes

1. O que é o Motivo de horas extras?
   É uma classificação adicionada ao Pedido de Extensão de Jornada para indicar por que a Hora Extra está sendo solicitada.
2. O Motivo de horas extras pode ser obrigatório?
   Sim. Em Configurações de Pedidos, habilite Motivo da hora extra e marque Obrigatório na subcategoria correspondente.
3. Posso configurar o motivo de forma diferente para Dia planejado e Dia não planejado?
   Sim. As duas subcategorias podem ser configuradas separadamente.
4. Posso criar meus próprios motivos?
   Sim. Com a funcionalidade habilitada, utilize + Adicionar para cadastrar motivos de acordo com a operação da empresa.
5. É possível alterar um motivo já cadastrado?
   Sim. Os motivos podem ser editados para ajustar sua nomenclatura.
6. Como removo um motivo que não deve mais ser utilizado?
   Utilize o ícone de lixeira na lista. O motivo será desativado e deixará de estar disponível para novas solicitações.
7. O motivo altera o cálculo das Horas Extras?
   Não. O motivo serve para classificação e análise. O cálculo continua dependendo da Jornada, dos registros e das regras aplicadas ao colaborador.
8. Se o motivo estiver como Obrigatório, consigo enviar o Pedido sem preenchê-lo?
   Não. Novos Pedidos daquela subcategoria só poderão ser enviados após a seleção de um motivo.
9. Alterei a configuração enquanto um Pedido estava sendo preenchido. O formulário será atualizado automaticamente?
   Não necessariamente. As novas configurações passam a valer para novos Pedidos; formulários que já estavam abertos podem não ser afetados.
10. Onde encontro o relatório de Motivos de Horas Extras?
    Acesse Relatórios > Motivos de horas extras.
11. Quais informações aparecem no relatório?
    O relatório apresenta informações do colaborador, identificação, supervisor, data, categoria, sub-categoria, data da solicitação, quantidade de Horas Extras e o motivo associado.
12. O que aparece quando uma Hora Extra não possui motivo?
    O registro é apresentado como Não atribuído.
13. Posso filtrar o relatório por motivo?
    Sim. É possível consultar todos os motivos ou selecionar um motivo específico, além de definir o período da análise.
14. O relatório de motivos também inclui Banco de Horas?
    Não. O relatório considera registros de Horas Extras. Valores classificados somente como Banco de Horas ficam fora dessa análise.
15. Qual a diferença entre selecionar “Motivo da hora extra” e criar uma Extensão de Jornada para Dia planejado ou Dia não planejado?
    Dia planejado e Dia não planejado são utilizados quando a extensão precisa fazer parte do cálculo do dia e podem alterar o tratamento dos registros de ponto. Motivo da hora extra serve somente para registrar a justificativa das Horas Extras realizadas e alimentar o relatório correspondente, sem modificar o cálculo ou os pontos.