Não consigo criar, visualizar ou aprovar um Pedido de Ausência: o que verificar?

A criação, a visualização e a aprovação de Pedidos de Ausência dependem de configurações diferentes na plataforma.

O campo Permissões, disponível nas configurações da categoria ou subcategoria do pedido, define quem pode criar aquela solicitação. Já a Trilha de aprovação determina quem poderá aprová-la ou recusá-la.

Por isso, podem ocorrer situações como:

• O colaborador ou supervisor não encontra a opção para criar um pedido pelo aplicativo ou pela plataforma web;
• O pedido foi enviado, mas o supervisor não consegue visualizá-lo;
• O pedido aparece, mas o usuário não possui as ações de aprovação;
• O colaborador aparece no Super Punch, mas sua solicitação não aparece em Pedidos.

Caso o usuário que identificou o problema seja um colaborador ou supervisor sem acesso às configurações da plataforma, ele deverá entrar em contato com a equipe de RH ou com o administrador responsável. Somente um usuário autorizado poderá revisar as permissões, os times e a Trilha de aprovação.

1. O colaborador ou supervisor não consegue criar o pedido

Quando uma categoria ou subcategoria de ausência não aparece para o colaborador ou supervisor, verifique o campo Permissões configurado para aquele tipo de solicitação.

Esse campo define quais usuários ou níveis de permissão podem criar o pedido. Caso esteja preenchido somente com permissões diferentes daquela atribuída ao colaborador, a opção não ficará disponível para ele no aplicativo ou na plataforma web.

Também pode ocorrer de a configuração do pedido estar correta, mas o colaborador estar vinculado ao nível de permissão incorreto.

Para verificar:

1. Acesse Pedidos;
2. Abra Configurações de Pedidos;
3. Selecione a categoria ou subcategoria que o colaborador deseja utilizar;
4. Localize o campo Permissões;
5. Confira quais permissões estão selecionadas;
6. Verifique qual nível de permissão está atribuído ao colaborador;
7. Inclua a permissão correta no tipo de pedido ou ajuste a permissão do colaborador, conforme o acesso que ele deve possuir;
8. Clique em Salvar.

Exemplo:

• A subcategoria Consulta médica está disponível somente para usuários com determinada permissão;
• O colaborador possui o perfil Básico, que não está contemplado na configuração;
• Por isso, ele não encontra essa opção ao tentar criar o pedido;
• Para corrigir, o responsável deve revisar o campo Permissões ou o nível atribuído ao colaborador.

Importante: se o colaborador ou supervisor não possuir acesso para alterar as configurações da plataforma, deverá entrar em contato com a equipe de RH ou com o administrador responsável. A ausência da categoria pode estar relacionada a uma restrição configurada pelo RH ou à permissão atribuída ao usuário.

2. Entenda a diferença entre Permissões e Trilha de aprovação

Não confunda o campo Permissões com a Trilha de aprovação:

• Permissões: define quem pode criar aquele tipo de pedido;
• Trilha de aprovação: define quem poderá aprovar ou recusar as solicitações.

Adicionar um perfil ou nível de permissão ao campo Permissões não transforma esses usuários em aprovadores. Da mesma forma, incluir um usuário na Trilha de aprovação não libera automaticamente a criação do pedido para ele.

Exemplo:

• O tipo de pedido Consulta médica possui o perfil Supervisor selecionado em Permissões;
• Os colaboradores contemplados por esse perfil poderão criar a solicitação;
• Para aprová-la, o responsável também deverá estar incluído na Trilha de aprovação.

3. Confirme se o pedido foi enviado

Caso o colaborador tenha conseguido criar a solicitação, mas o responsável não consiga localizá-la, acesse Pedidos e utilize os filtros disponíveis.

Confira principalmente:

• O colaborador;
• O período;
• A categoria ou o tipo de pedido;
• O status da solicitação.

Certifique-se de que o período selecionado inclui a data do pedido. Um filtro que não contempla a data correta pode impedir que a solicitação seja localizada.

Depois de enviado, o pedido permanece pendente enquanto aguarda as aprovações definidas na Trilha de aprovação.

4. Verifique o time do colaborador

O supervisor visualiza os colaboradores vinculados ao próprio time.

Caso ele não encontre o pedido de determinado colaborador, confirme:

• Em qual time o colaborador está cadastrado;
• Quem está definido como supervisor desse time;
• Se houve alguma mudança recente de time ou liderança;
• Se o supervisor que precisa aprovar é realmente responsável pelo time do colaborador.

Exemplo:

• João faz parte do time Operação;
• Maria é supervisora do time Administrativo;
• Maria não visualizará o pedido de João para aprovação como supervisora, pois ele não pertence ao time dela;
• Para corrigir, revise o time do colaborador ou o supervisor responsável.

Caso o supervisor não tenha acesso para alterar o time ou a estrutura da empresa, deverá solicitar a revisão à equipe de RH ou ao administrador responsável.

5. Confira a Trilha de aprovação do tipo de pedido

Os responsáveis por aprovar uma solicitação são definidos na seção Trilha de aprovação.

Para consultar a configuração:

1. Acesse Pedidos;
2. Abra Configurações de Pedidos;
3. Selecione a categoria e o tipo de pedido utilizado pelo colaborador;
4. Localize a seção Trilha de aprovação;
5. Confira os responsáveis configurados no primeiro e nos demais níveis;
6. Clique em Salvar após realizar alguma alteração.

Quando o primeiro nível está configurado como Todos supervisores da hierarquia, o pedido será direcionado aos supervisores relacionados ao colaborador de acordo com o time e a hierarquia cadastrados.

Se o usuário que precisa aprovar não estiver contemplado na Trilha de aprovação, ele não será incluído como responsável apenas por possuir acesso administrativo ou estar selecionado no campo Permissões.

6. Confira se o responsável está na etapa correta da aprovação

Uma Trilha de aprovação pode possuir mais de um nível.

Nesse caso, o usuário pode estar configurado como aprovador, mas ainda não ser o responsável pela etapa atual da solicitação.

Ao analisar o pedido, verifique:

• Quais níveis foram configurados;
• Qual nível está aguardando aprovação;
• Quem está definido como responsável em cada etapa;
• Se algum nível anterior ainda precisa concluir a análise.

Exemplo:

• O primeiro nível é composto pelos supervisores da hierarquia;
• O segundo nível possui outro responsável;
• Enquanto a primeira etapa não for concluída, o responsável do segundo nível pode ainda não ter acesso à ação esperada.

7. Entenda a diferença entre Super Punch e Pedidos

Visualizar um colaborador no Super Punch não significa que o usuário também poderá criar ou aprovar seus pedidos.

As telas possuem finalidades e regras de acesso diferentes:

• No Super Punch, o usuário acompanha informações relacionadas ao ponto dos colaboradores;
• Em Pedidos, a possibilidade de criação depende do campo Permissões;
• A possibilidade de aprovação depende do time do colaborador e da Trilha de aprovação.

Exemplo:

• Um administrador consegue localizar o colaborador no Super Punch;
• Ao acessar Pedidos, a solicitação não aparece ou não apresenta as ações de aprovação;
• Nesse caso, é necessário verificar os filtros, o time do colaborador e a Trilha de aprovação.

8. Verifique a opção de super aprovador para administradores

Quando um administrador precisa aprovar solicitações sem estar em uma etapa comum da Trilha de aprovação, verifique se ele possui acesso à funcionalidade de super aprovador.

O super aprovador pode ser utilizado para concluir a aprovação de uma solicitação sem depender da atuação individual de todos os níveis configurados.

Essa alternativa não substitui a correção do time, da hierarquia ou da Trilha de aprovação quando o fluxo regular precisa continuar sendo utilizado.

Caso o usuário seja um supervisor sem acesso a essa configuração, ele deverá entrar em contato com a equipe de RH ou com o administrador responsável.

9. O que corrigir quando o usuário não consegue criar ou aprovar?

Revise as configurações de acordo com o problema identificado:

• Se a categoria ou subcategoria não aparece para criação, confira o campo Permissões;
• Se o colaborador está vinculado ao nível de permissão incorreto, ajuste seu cadastro;
• Se a permissão correta não está selecionada no tipo de pedido, inclua-a e salve a configuração;
• Se o colaborador está no time errado, corrija o time;
• Se o supervisor não está relacionado ao time do colaborador, corrija o responsável;
• Se o aprovador correto não está no fluxo, altere a Trilha de aprovação;
• Se um nível de permissão foi adicionado ao campo Permissões com o objetivo de aprovar, configure o responsável na Trilha de aprovação;
• Se um administrador precisa concluir a aprovação fora do fluxo comum, verifique a opção de super aprovador.

Colaboradores e supervisores sem acesso administrativo não conseguirão realizar essas alterações. Nesse caso, deverão encaminhar a solicitação à equipe de RH ou ao responsável pela administração da plataforma.

10. Confira novamente após as correções

Depois de ajustar as permissões, o time, o supervisor ou a Trilha de aprovação:

Para testar a criação

1. Peça ao colaborador ou supervisor que acesse novamente a plataforma web ou o aplicativo;
2. Abra a área de criação de Pedidos de Ausência;
3. Confira se a categoria ou subcategoria passou a aparecer;
4. Crie um pedido somente quando a opção correta estiver disponível.

Para testar a aprovação

1. Acesse novamente Pedidos;
2. Selecione um período que inclua a solicitação;
3. Procure pelo colaborador;
4. Filtre os pedidos pendentes;
5. Confira a etapa atual da Trilha de aprovação;
6. Verifique se as ações de aprovação estão disponíveis para o responsável correto.

Dicas e solução de problemas

• A categoria de ausência não aparece no aplicativo ou na plataforma web: confira se a permissão do colaborador está incluída no campo Permissões.
• A opção aparece para alguns colaboradores, mas não para outros: compare os níveis de permissão atribuídos a cada um.
• O supervisor não consegue criar um pedido para si: verifique se a permissão dele está contemplada na categoria ou subcategoria.
• Sou supervisor, mas não tenho acesso às configurações: entre em contato com a equipe de RH ou com o administrador responsável para que as permissões, o time e a configuração do pedido sejam verificados.
• O RH desativou o acesso para determinado perfil: a opção não será exibida até que a configuração seja alterada por um usuário autorizado.
• O pedido não aparece: confira o período, o colaborador, o tipo de pedido e os filtros aplicados.
• O supervisor visualiza alguns colaboradores, mas não outros: confirme se todos pertencem ao time supervisionado por ele.
• O pedido aparece, mas não pode ser aprovado: verifique se o usuário está na etapa atual da Trilha de aprovação.
• O usuário está no campo Permissões, mas não consegue aprovar: esse campo controla quem pode solicitar, não quem pode aprovar.
• O colaborador aparece no Super Punch, mas não em Pedidos: revise os filtros, o time do colaborador e a Trilha de aprovação.
• A solicitação permanece pendente: confira se todos os níveis possuem responsáveis válidos e se alguma etapa anterior ainda precisa ser concluída.
• A opção foi restringida pelo RH: colaboradores e supervisores sem acesso administrativo não poderão reativá-la diretamente.

Boas práticas

• Revise o campo Permissões sempre que criar ou alterar uma categoria ou subcategoria;
• Confirme se colaboradores, supervisores e demais perfis que precisam solicitar estão contemplados;
• Utilize o campo Permissões somente para definir quem pode criar o pedido;
• Configure os aprovadores na seção Trilha de aprovação;
• Revise os times e supervisores sempre que houver mudanças na estrutura da empresa;
• Confirme a hierarquia antes de utilizar Todos supervisores da hierarquia;
• Evite adicionar níveis de aprovação sem responsáveis ativos;
• Teste a criação e a aprovação após alterar uma configuração;
• Oriente supervisores e colaboradores a procurar o RH quando não possuírem acesso às configurações;
• Oriente os administradores sobre a diferença entre permissão para solicitar e permissão para aprovar.

Perguntas frequentes

1. Por que não consigo criar um Pedido de Ausência pelo aplicativo ou pela plataforma web?

   A permissão atribuída ao seu cadastro pode não estar incluída no campo Permissões da categoria ou subcategoria. Entre em contato com o RH ou administrador para confirmar se você está autorizado a criar esse tipo de pedido.

2. Por que uma categoria aparece para alguns colaboradores, mas não para outros?

   Eles podem possuir níveis de permissão diferentes. A opção será exibida somente para os usuários contemplados na configuração daquele tipo de pedido.

3. O campo Permissões define quem pode aprovar os pedidos?

   Não. Ele define quem pode criar a solicitação. Os aprovadores são configurados na Trilha de aprovação.

4. Qual é a diferença entre Permissões e Trilha de aprovação?

   Permissões controla quem pode criar a solicitação. A Trilha de aprovação controla quem poderá aprová-la ou recusá-la.

5. Por que o supervisor não consegue visualizar o pedido de um colaborador?

   Confirme se o colaborador está no time correto, se o usuário é o supervisor responsável e se ele está incluído na Trilha de aprovação.

6. Por que consigo visualizar o colaborador no Super Punch, mas não encontro seu pedido?

   A visualização no Super Punch não garante acesso aos pedidos. Confira os filtros, o time do colaborador e a Trilha de aprovação.

7. Por que o pedido aparece, mas as ações de aprovação não estão disponíveis?

   O usuário pode não fazer parte da etapa atual da Trilha de aprovação ou pode estar configurado em um nível posterior que ainda não foi iniciado.

8. Como saber quem precisa aprovar um pedido?

   Consulte a Trilha de aprovação configurada para o tipo de pedido e verifique os responsáveis definidos em cada nível.

9. Um administrador pode aprovar qualquer pedido?

   O acesso administrativo, por si só, não inclui necessariamente o usuário em todas as Trilhas de aprovação. Quando aplicável, verifique a opção de super aprovador.

10. O que significa Todos supervisores da hierarquia?

    Significa que os supervisores relacionados ao colaborador por meio do time e da hierarquia serão utilizados naquele nível da Trilha de aprovação.

11. Por que um supervisor aprova pedidos de alguns colaboradores, mas não de outros?

    Os colaboradores podem pertencer a times diferentes. O supervisor visualiza os colaboradores do próprio time e precisa estar contemplado na Trilha de aprovação.

12. Alterar o campo Permissões corrige um problema de aprovação?

    Não. Para corrigir a aprovação, revise o time do colaborador, o supervisor responsável e a Trilha de aprovação. O campo Permissões deve ser alterado quando o problema estiver na criação do pedido.

13. Sou supervisor e não consigo criar ou aprovar um pedido. Posso corrigir a configuração?

    Somente se o seu perfil possuir acesso às configurações necessárias. Caso contrário, entre em contato com a equipe de RH ou com o administrador responsável para que verifiquem suas permissões, seu time e a configuração do pedido.

14. Com quem devo falar quando uma categoria de ausência não aparece para mim?

    Entre em contato com a equipe de RH ou com o responsável pela administração da plataforma na sua empresa. Essa pessoa poderá confirmar se a categoria foi restringida ou se o seu perfil está vinculado à permissão correta.