Como organizar a jornada em datas especiais: Exceção de Jornada ou Pedido de Ausência?

Jogos da Copa, Carnaval, festas da empresa, treinamentos e outros eventos podem alterar temporariamente o horário de trabalho dos colaboradores.

Dependendo de como o expediente será organizado, a empresa pode utilizar:

• Uma Exceção de Jornada, para substituir temporariamente os horários planejados;
• Um Pedido de Ausência, para justificar um período específico em que o colaborador não trabalhará.

A escolha depende principalmente de como o período deve aparecer na jornada e nos cálculos do dia.

Quando utilizar uma Exceção de Jornada?

A Exceção de Jornada substitui temporariamente a Jornada habitual do colaborador em uma data ou período específico, sem alterar sua Jornada principal.

Utilize uma exceção quando for necessário:

• Alterar os horários de Entrada, intervalos ou Saída;
• Reduzir a quantidade total de horas planejadas para o dia;
• Criar uma pausa no meio do expediente;
• Definir um horário especial para vários colaboradores;
• Considerar a data como um dia não planejado;
• Informar uma duração diferente para uma Jornada Flexível.

Exemplos:

• Em um jogo da Copa, os colaboradores trabalharão das 08:00 às 12:00, farão uma pausa durante o jogo e retornarão das 15:00 às 17:00;
• Na quarta-feira de Carnaval, o expediente começará às 12:00;
• No dia da festa da empresa, a Jornada terminará duas horas mais cedo;
• Durante um treinamento, os colaboradores seguirão horários diferentes da Jornada habitual.

A exceção substitui a Jornada original somente nas datas selecionadas. 

Quando utilizar um Pedido de Ausência?

O Pedido de Ausência é indicado quando o colaborador deixará de trabalhar durante um período específico do dia e esse tempo precisa ser justificado de acordo com as regras da empresa.

Ele costuma ser mais adequado quando o período não trabalhado acontece:

• No início do expediente;
• No final do expediente;
• Durante algumas horas específicas;
• Durante o dia inteiro.

Exemplos:

• A empresa liberará os colaboradores duas horas antes por causa de um jogo;
• O expediente começará mais tarde na quarta-feira de Carnaval;
• Alguns colaboradores participarão de um evento externo no início do dia;
• A empresa não terá expediente durante todo o dia.

Para um período parcial, a data inicial e a data final devem ser iguais, e os horários de início e término da ausência devem ser informados. Para uma ausência que abrange todo o expediente, utilize a opção Dia inteiro.

Como escolher entre Exceção de Jornada e Pedido de Ausência?

Antes de configurar a data especial, avalie o resultado esperado.

Utilize uma Exceção de Jornada quando:

• O planejamento do dia será diferente da Jornada habitual;
• O colaborador deverá registrar pontos em horários especiais;
• Haverá uma pausa no meio do expediente;
• A carga horária planejada do dia deverá ser reduzida;
• A empresa deseja definir uma nova sequência de Entrada, intervalos e Saída.

Utilize um Pedido de Ausência quando:

• A Jornada continuará a mesma, mas uma parte dela não será trabalhada;
• O período não trabalhado precisa ser justificado;
• A liberação acontecerá no início ou no final do expediente;
• A empresa precisa aplicar uma categoria, um cálculo de horas ou uma trilha de aprovação;
• O colaborador ficará ausente durante todo o dia.

Exemplo: liberação para um jogo da Copa

Considere uma Jornada planejada das 08:00 às 17:00, com intervalo das 12:00 às 13:00.

Cenário 1: haverá uma pausa e retorno ao trabalho

A empresa trabalhará das 08:00 às 12:00, fará uma pausa durante o jogo e retomará o expediente das 15:00 às 17:00.

Nesse caso, utilize uma Exceção de Jornada, pois o colaborador precisará seguir e registrar uma organização diferente durante todo o dia.

Cenário 2: os colaboradores serão liberados mais cedo

A empresa trabalhará normalmente até as 14:00 e não haverá retorno.

Nesse caso, pode ser utilizado um Pedido de Ausência parcial, das 14:00 às 17:00, com a categoria e o tratamento de horas definidos pela empresa.

Cenário 3: não haverá expediente

Utilize um Pedido de Ausência de dia inteiro ou configure a data na exceção como Dia não planejado, de acordo com o tratamento que a empresa deseja aplicar.

Como criar uma Exceção de Jornada?

É necessário possuir permissão para configurar Jornadas.

1. Acesse Jornadas;
2. Abra a aba Exceções;
3. Clique em Criar exceção;
4. Informe um nome que identifique a data ou o evento;
5. No campo Colaboradores, selecione as pessoas que receberão a exceção;
6. Informe o dia ou utilize + Adicionar um período;
7. Escolha o tipo de Jornada aplicável à data:
   • Sem exceção: mantém a Jornada original;
   • Comum: permite definir horários de Entrada, Saída e Descanso;
   • Flexível: permite informar a duração e o Descanso sem horários fixos;
   • Dias não planejados: considera a data como um dia sem Jornada planejada;
8. Utilize + Adicionar intervalo quando precisar criar pausas adicionais;
9. Revise as demais configurações apresentadas;
10. Clique em Salvar.

A exceção ficará ativa somente no período definido e não alterará a Jornada habitual do colaborador.

Como configurar uma categoria para datas especiais?

Caso a empresa queira utilizar um Pedido de Ausência, primeiro confirme se existe uma categoria ou subcategoria adequada para o evento.

Para revisar ou criar a opção:

1. Acesse Pedidos;
2. Clique em Configurações;
3. Selecione uma categoria existente;
4. Clique em Adicionar subcategoria para criar uma nova opção, quando necessário;
5. Informe um nome claro, como:
   • Jogo da Copa;
   • Carnaval;
   • Evento da empresa;
   • Liberação antecipada;
6. Defina quais campos serão apresentados;
7. Configure se comentários ou anexos serão obrigatórios;
8. Em Permissões, selecione quais níveis de permissão poderão utilizar a opção;
9. Em Cálculo de horas, defina o tratamento aplicável:
   • Abonado;
   • Não Abonado;
   • Pago - Incluir no cálculo de horas adicionais;
10. Configure a Trilha de aprovação;
11. Salve as alterações.

A categoria escolhida define como o período será tratado e qual fluxo de aprovação será utilizado.

Importante: confirme internamente qual tratamento de horas deve ser aplicado antes de configurar a categoria.

Como lançar o Pedido de Ausência para os colaboradores?

Gestores e administradores podem registrar o pedido em nome de um ou mais colaboradores.

1. Acesse Pedidos;
2. Clique em + Novo pedido;
3. Selecione a categoria correspondente ao evento;
4. Clique em Selecionar colaborador(es);
5. Se necessário, utilize Selecionar múltiplos colaboradores;
6. Marque as pessoas que receberão o pedido;
7. Para uma ausência que ocupa todo o expediente, ative Dia inteiro;
8. Para uma ausência parcial, mantenha Dia inteiro desativado e informe:
   • A data;
   • O horário inicial;
   • O horário final;
9. Selecione a subcategoria correspondente;
10. Adicione comentários ou anexos, quando necessário;
11. Revise as informações;
12. Clique em Confirmar.

O pedido poderá ficar Pendente ou Aprovado, conforme a configuração da categoria e sua Trilha de aprovação.

Como o colaborador pode solicitar o próprio pedido?

Quando a categoria estiver disponível para seu nível de permissão, o colaborador poderá criar a solicitação pelo computador.

1. Acesse Pedidos;
2. Clique em + Novo pedido;
3. Selecione a categoria e a subcategoria;
4. Ative Dia inteiro ou informe os horários da ausência parcial;
5. Preencha comentários e anexos obrigatórios;
6. Clique em Confirmar.

Depois do envio, o pedido poderá ser acompanhado pela lista de Pedidos.

Principais problemas e como corrigir

A Jornada do dia continua com a carga horária habitual

Se a quantidade de horas planejadas deveria ser reduzida, revise se foi criada uma Exceção de Jornada com os horários ou a duração corretos.

Um Pedido de Ausência justifica um período, mas não substitui a Jornada planejada do dia.

O colaborador não encontra a categoria do evento

Confira:

• Se a categoria está habilitada;
• Se a subcategoria foi criada e salva;
• Se o nível de permissão do colaborador está incluído em Permissões;
• Se a opção correta está sendo procurada.

O pedido não foi aprovado automaticamente

O resultado depende da Trilha de aprovação configurada. Mesmo quando o pedido é criado por um gestor ou administrador, ele pode permanecer pendente.

O período de ausência ocupou o dia inteiro

Confira se a opção Dia inteiro foi ativada por engano. Para liberar somente algumas horas, mantenha essa opção desativada e informe os horários corretos.

A exceção foi criada, mas não foi aplicada ao colaborador

Confira:

• Se o colaborador foi selecionado no campo correto;
• Se a data ou o período está correto;
• Se todos os horários obrigatórios foram informados;
• Se, em uma Jornada Flexível, a duração foi preenchida;
• Se a Saída foi informada depois da Entrada.

A pausa no meio do expediente não foi representada corretamente

Para uma pausa seguida de retorno ao trabalho, utilize uma Exceção de Jornada e configure os períodos de trabalho e os intervalos necessários.

Dicas ou solução de problemas

• A empresa reduzirá a carga horária planejada: utilize uma Exceção de Jornada;
• Haverá uma pausa no meio do dia com retorno ao trabalho: utilize uma Exceção de Jornada;
• O colaborador será liberado no início ou no final do expediente: considere um Pedido de Ausência parcial;
• Não haverá expediente durante todo o dia: utilize um Pedido de Ausência de dia inteiro ou uma exceção como dia não planejado, conforme o tratamento desejado;
• A categoria ainda não existe: crie uma subcategoria em Pedidos > Configurações;
• Vários colaboradores terão a mesma ausência: utilize Selecionar múltiplos colaboradores;
• O pedido está pendente: confira a Trilha de aprovação;
• A Jornada Flexível não permite salvar a exceção: confirme se a duração foi informada;
• A exceção apresenta horários incorretos: revise a ordem entre Entrada, intervalos e Saída;
• A data especial terá regras diferentes para grupos distintos: crie configurações separadas para cada grupo.

Melhores práticas

• Defina previamente como as horas da data especial deverão ser tratadas;
• Utilize nomes claros para exceções e subcategorias;
• Configure a data com antecedência;
• Confirme quais colaboradores serão afetados;
• Utilize Exceções de Jornada para mudanças no planejamento do dia;
• Utilize Pedidos de Ausência para justificar períodos não trabalhados;
• Evite aplicar uma exceção e um pedido sobre o mesmo período sem revisar o resultado esperado;
• Revise a categoria, o cálculo de horas e a Trilha de aprovação;
• Comunique aos colaboradores quais horários deverão ser registrados;
• Depois da data, confira os resultados no Super Punch.

Perguntas frequentes

1. Para um jogo da Copa, por exemplo, devo criar uma Exceção de Jornada ou um Pedido de Ausência?

   Depende da organização do dia. Utilize uma Exceção de Jornada quando os horários planejados forem alterados ou houver uma pausa com retorno ao trabalho. Utilize um Pedido de Ausência quando apenas um período específico não for trabalhado.

2. Qual opção devo utilizar para liberar os colaboradores mais cedo?

   Um Pedido de Ausência parcial pode ser utilizado para justificar o período entre a liberação e o fim da Jornada. Caso a empresa queira reduzir o próprio planejamento do dia, utilize uma Exceção de Jornada.

3. Como configurar uma pausa durante um evento e o retorno ao trabalho?

   Crie uma Exceção de Jornada e informe os horários de trabalho e os intervalos aplicáveis à data.

4. Posso criar uma categoria chamada Jogo da Copa ou Evento da empresa?

   Sim. Em Pedidos > Configurações, crie uma subcategoria com um nome que represente claramente o evento.

5. Posso lançar o mesmo Pedido de Ausência para vários colaboradores?

   Sim. Ao criar o pedido, utilize Selecionar múltiplos colaboradores.

6. O colaborador pode criar o próprio pedido?

   Sim, desde que seu nível de permissão esteja incluído na configuração da categoria.

7. O pedido criado por um administrador será aprovado automaticamente?

   Não necessariamente. O status depende da Trilha de aprovação configurada para a categoria.

8. Uma Exceção de Jornada altera permanentemente a Jornada do colaborador?

   Não. Ela substitui a Jornada somente no dia ou período selecionado.

9. Quando devo utilizar Dia inteiro?

   Utilize quando o colaborador não trabalhará durante todo o expediente. Para ausências de algumas horas, informe o início e o término do período.

10. Posso utilizar uma Exceção de Jornada para diminuir as horas planejadas?

    Sim. A exceção pode substituir temporariamente o planejamento do dia por uma carga horária menor.

11. Posso utilizar um Pedido de Ausência para uma pausa no meio do expediente?

    É possível informar um período parcial, mas, quando houver uma nova organização da Jornada com registros antes e depois da pausa, a Exceção de Jornada costuma representar melhor o planejamento do dia.

12. Como tratar uma data em que não haverá expediente?

    Utilize um Pedido de Ausência de dia inteiro ou configure a exceção como Dia não planejado, conforme o tratamento de horas definido pela empresa.