Antes de criar um fechamento, é importante confirmar se todos os colaboradores que devem participar do período estão vinculados ao Grupo de Pagamento correto.
Se o fechamento já tiver sido criado e alguns colaboradores tiverem ficado de fora, será necessário criar um segundo Grupo de Pagamento temporário somente para essas pessoas e realizar um fechamento complementar. Depois, os colaboradores deverão ser adicionados novamente ao grupo correto para participarem normalmente dos próximos períodos.
Importante: sempre confira a prévia das datas antes de criar o fechamento. Caso o período apresentado esteja incorreto, não prossiga e entre em contato com o Suporte. Depois de criado, o fechamento não poderá ser excluído.
1. Identifique os colaboradores que ficaram de fora
Antes de iniciar a correção:
- Acesse o fechamento já criado;
- Confira os colaboradores incluídos;
- Identifique quem deveria participar do período, mas não aparece;
- Confirme qual período precisa ser fechado;
- Verifique em qual Grupo de Pagamento cada colaborador está atualmente.
Essa conferência evita que o mesmo colaborador seja incluído em mais de um fechamento para o mesmo período.
2. Crie um Grupo de Pagamento complementar
Crie um grupo separado somente para os colaboradores que não participaram do fechamento original:
- Acesse Folha > Grupos de Pagamento;
- Crie um novo grupo;
- Informe um nome que permita identificar sua finalidade, como Fechamento complementar — julho;
- Configure o período e o dia de fechamento necessários;
- Revise todas as configurações;
- Salve o grupo.
Revise o grupo antes de adicionar os colaboradores, pois algumas configurações não poderão mais ser alteradas depois que o grupo estiver em uso.
3. Adicione os colaboradores que ficaram de fora
Depois de criar o Grupo de Pagamento complementar:
- Abra a aba Colaboradores;
- Adicione somente as pessoas que não participaram do fechamento original;
- Confira a data de início apresentada para cada colaborador;
- Confirme se essa data permite considerar o período que precisa ser fechado;
- Conclua a inclusão.
Não prossiga se a data estiver incorreta. Caso a data necessária não seja apresentada ou não possa ser selecionada, entre em contato com o Suporte antes de criar o fechamento.
4. Confira a prévia antes de criar o fechamento
Antes de confirmar o fechamento complementar:
- Acesse a página de fechamentos;
- Inicie a criação de um novo fechamento;
- Selecione o Grupo de Pagamento complementar;
- Confira o intervalo de datas apresentado;
- Confirme se o início e o fim correspondem ao período que precisa ser fechado;
- Verifique se aparecem somente os colaboradores que ficaram de fora.
Se o intervalo estiver incorreto, interrompa o processo e entre em contato com o Suporte. Não crie o fechamento esperando corrigir ou excluir essa informação posteriormente.
5. Realize o fechamento complementar
Quando o grupo, os colaboradores e as datas estiverem corretos:
- Crie o fechamento;
- Abra o período criado;
- Confirme se todos os colaboradores esperados aparecem;
- Revise os registros e resultados do período;
- Trate pontos pendentes, inválidos, faltantes ou fora de ordem;
- Confira as Horas Trabalhadas, Horas Extras, Banco de Horas, faltas e demais resultados;
- Bloqueie o período depois de concluir a revisão.
Esse fechamento deve conter apenas os colaboradores que ficaram de fora do processo original.
6. Adicione novamente os colaboradores ao Grupo de Pagamento correto
Depois de concluir o fechamento complementar, os colaboradores devem voltar ao Grupo de Pagamento que será utilizado nos próximos períodos.
Para fazer isso:
- Identifique o Grupo de Pagamento correto de cada colaborador;
- Remova-o do grupo complementar, quando necessário;
- Abra o grupo correto;
- Adicione novamente o colaborador;
- Confirme a inclusão;
- Revise se o colaborador está vinculado ao grupo esperado.
A data informada deve preservar o período que já foi fechado no grupo complementar e permitir que o colaborador participe normalmente do próximo fechamento.
Caso a data correta não esteja disponível ou a plataforma apresente um período diferente do esperado, não prossiga e entre em contato com o Suporte.
7. Revise os grupos antes do próximo fechamento
Antes de criar o próximo fechamento:
- Confira todos os colaboradores ativos do Grupo de Pagamento;
- Revise especialmente novas admissões e transferências;
- Verifique as datas de início das atribuições;
- Confirme que nenhum colaborador permaneceu indevidamente no grupo complementar;
- Confira a prévia do período antes de concluir a criação.
Dicas e solução de problemas
- O colaborador não aparece no fechamento: verifique se ele estava vinculado ao Grupo de Pagamento quando o fechamento foi criado.
- O fechamento já foi criado sem alguns colaboradores: crie um segundo grupo somente para essas pessoas e realize um fechamento complementar.
- A data apresentada está incorreta: não crie o fechamento e entre em contato com o Suporte.
- O grupo complementar contém pessoas que já estavam no fechamento original: revise a lista antes de criar o novo fechamento.
- O colaborador continua no grupo complementar depois do fechamento: remova-o e adicione-o novamente ao grupo correto com a data adequada para os próximos períodos.
- A data correta não aparece ao retornar o colaborador ao grupo original: entre em contato com o Suporte antes de confirmar a alteração.
Melhores práticas
- Revise a lista de colaboradores antes de cada fechamento;
- Confira especialmente colaboradores recém-admitidos ou transferidos;
- Valide o intervalo de datas antes de criar o fechamento;
- Não prossiga quando a prévia apresentar um período incorreto;
- Utilize nomes claros para identificar grupos complementares;
- Inclua no grupo complementar somente quem ficou de fora;
- Depois do fechamento, retorne os colaboradores ao grupo correto;
- Confira novamente os grupos antes do próximo ciclo.
Perguntas frequentes
- Posso adicionar um colaborador a um fechamento que já foi criado?
Quando o colaborador ficou de fora, crie um Grupo de Pagamento complementar somente para ele e para as demais pessoas ausentes. Depois, realize outro fechamento para esse grupo.
- O que devo fazer se a prévia apresentar uma data incorreta?
Não prossiga com a criação do fechamento. Entre em contato com o Suporte para que o período seja analisado, pois o fechamento não poderá ser excluído depois de criado.
- O novo grupo deve conter todos os colaboradores da empresa?
Não. Inclua somente os colaboradores que ficaram de fora do fechamento original.
- O colaborador deve permanecer no grupo complementar depois do fechamento?
Não. Depois de concluir o fechamento complementar, adicione novamente o colaborador ao Grupo de Pagamento correto para os próximos períodos.
- Como evitar que esse problema aconteça novamente?
Antes de criar o fechamento, revise os colaboradores vinculados ao grupo e confira atentamente a prévia das datas.
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