Cómo crear Solicitudes de Día Libre con o sin descuento en el Banco de horas

Un Día Libre puede tener diferentes tratamientos según la política de la empresa. En algunos casos, el periodo no trabajado debe reducir el saldo del Banco de horas; en otros, el Día Libre debe ser Remunerado, sin generar este descuento.

Para organizar estos escenarios, una opción es crear diferentes categorías o subcategorías de Solicitud, dejando claro qué tratamiento se aplicará.

Día Libre con descuento en el Banco de horas

Cuando el objetivo del Día Libre sea utilizar horas que el empleado tiene acumuladas en el Banco de horas, configura la categoría como No remunerado.

En este escenario, el periodo del Día Libre no se considerará como horas remuneradas y podrá afectar el Banco de horas de acuerdo con las reglas configuradas para el empleado.

Algunas sugerencias de nombre para la categoría son:

• Día Libre - Banco de horas
• Día Libre con descuento del Banco
• Compensación de Banco de horas

Utiliza nombres que dejen claro para los empleados y aprobadores que la Solicitud tendrá impacto en el saldo.

Día Libre sin descuento en el Banco de horas

Cuando la empresa desea otorgar el Día Libre al empleado sin reducir su Banco de horas, crea una categoría diferente y configura el cálculo como Remunerado.

Algunas sugerencias de nombre son:

• Día Libre remunerado
• Día Libre sin descuento
• Día Libre otorgado por la empresa

De esta manera, es posible diferenciar un Día Libre utilizado para compensar el Banco de horas de un permiso que no debe generar descuento.

Cómo configurar las categorías de Día Libre

Para crear las opciones:

1. Accede a Ausencia y Vacaciones;
2. Abre Configuración de solicitudes;
3. Selecciona o crea la categoría en la que se creará el Día Libre;
4. Crea una nueva subcategoría;
5. Ingresa un nombre que identifique claramente el tipo de Día Libre;
6. Configura los roles de permiso que podrán realizar la Solicitud;
7. En REMUNERACIÓN, define:
   • No remunerado para el Día Libre que debe descontar del Banco de horas;
   • Remunerado para el Día Libre que no debe generar descuento;
8. Configura el Flujo de aprobación necesario;
9. Guarda los cambios.

Si la empresa utiliza ambos tipos de Día Libre, mantén dos subcategorías separadas para evitar que se seleccione la opción incorrecta.

Cómo registrar el Día Libre

Después de configurar la categoría:

1. Accede a Ausencia y Vacaciones;
2. Crea una nueva Solicitud;
3. Selecciona la categoría de Día Libre correspondiente;
4. Selecciona al empleado;
5. Define la fecha o el periodo;
6. Para un Día Libre durante toda la jornada, utiliza Día completo;
7. Para solo una parte del Horario, ingresa el periodo correspondiente;
8. Revisa que hayas seleccionado la categoría con el tratamiento correcto;
9. Envía la Solicitud para que siga el Flujo de aprobación configurado.

¿Qué categoría debo utilizar?

El nombre de la categoría puede ser definido por la empresa. Lo más importante es que permita diferenciar claramente ambos tratamientos.

Consejos y solución de problemas

• El Día Libre no descontó del Banco de horas: verifica si la categoría utilizada está configurada como No remunerado;
• El Día Libre generó un impacto, pero debía concederse sin descuento: revisa si se utilizó una categoría Remunerada;
• Los empleados están seleccionando la categoría incorrecta: utiliza nombres diferentes y claros, como Día Libre - Banco de horas y Día Libre remunerado;
• El resultado todavía no es el esperado: revisa también la Política de pago y la configuración del Banco de horas aplicada al empleado.

Mejores prácticas

• Mantén categorías diferentes para Días Libres remunerados y no remunerados;
• Indica en el propio nombre de la categoría si se utilizará el Banco de horas;
• Define con Recursos Humanos qué tratamiento debe utilizarse antes de poner la categoría a disposición;
• Revisa la REMUNERACIÓN y el Flujo de aprobación antes de habilitar la opción para los empleados;
• Orienta a los aprobadores sobre la diferencia entre los tipos de Día Libre;
• Después de la aprobación, revisa el resultado en Asistencia y en el Banco de horas del empleado.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo creo un Día Libre que descuente del Banco de horas?

   Crea una categoría o subcategoría de Día Libre y configura la REMUNERACIÓN como No remunerado.

2. ¿Cómo creo un Día Libre que no descuente del Banco de horas?

   Utiliza una categoría configurada como Remunerado.

3. ¿Necesito crear dos categorías diferentes?

   Es recomendable cuando la empresa utiliza ambos escenarios. Esto permite identificar claramente qué Día Libre utiliza el Banco de horas y cuál es Remunerado.

4. ¿Puedo llamar a las dos opciones simplemente “Día Libre”?

   Sí, pero utilizar nombres diferentes ayuda a evitar Solicitudes incorrectas. Por ejemplo, Día Libre - Banco de horas y Día Libre remunerado.

5. ¿Un Día Libre No remunerado siempre descontará del Banco de horas?

   El periodo no será remunerado. El impacto final en el Banco de horas también depende de las reglas configuradas para el empleado.

6. ¿Puedo registrar un Día Libre de solo algunas horas?

   Sí. Cuando la ausencia no abarque toda la jornada, ingresa únicamente el periodo durante el cual el empleado tendrá el Día Libre.

7. ¿Qué debo verificar si el Día Libre tuvo un resultado diferente del esperado?

   Revisa la categoría utilizada, si está configurada como Remunerado o No remunerado, y las reglas del Banco de horas aplicadas al empleado.