¿Cómo anãdir una solicitud para mi colaborador?

Cuando un colaborador no puede acceder a la aplicación o necesita ayuda para registrar una ausencia, gestores y administradores pueden crear la solicitud en su nombre.

Este recurso mantiene actualizado el control de ausencias, vacaciones y extensiones de jornada, incluso cuando el colaborador no realiza la solicitud directamente. Las categorías estándar incluyen Vacaciones, Salud y Otro, pero la empresa puede habilitar categorías adicionales.

Acciones principales o configuración

1. Abrir el módulo Solicitudes
   • Haz clic en Absence & Vacation en el menú lateral.
   • Haz clic en + Asignar ausencia en la esquina superior derecha.
   • Se abre un panel lateral con las categorías de ausencia disponibles.
      
2. Seleccionar la categoría de ausencia
   • Elige la categoría que mejor represente el motivo.
   • La categoría seleccionada define si la solicitud será abonada y qué flujo de aprobación se aplica.
      
3. Seleccionar el colaborador o colaboradores
   • Haz clic en Buscar empleados.
   • Usa Seleccionar varios empleados para buscar por nombre o matrícula.
   • Marca uno o más colaboradores.
   • Confirma la selección para volver al formulario.
      
4. Definir fechas y duración
   • Activa Día completo si la ausencia dura todo el día.
   • Déjalo desactivado para informar horarios específicos de inicio y fin.
   • Selecciona Fecha inicial y Fecha final.
   • Activa Set without end date para ausencias sin retorno definido.
   • Usa Night Shift si la ausencia se extiende al periodo nocturno.
      
5. Agregar subcategorías e información adicional
   • Selecciona la subcategoría más adecuada.
   • Agrega comentarios explicando el motivo.
   • Adjunta documentos si los anexos están habilitados.
   • Estos detalles pueden ser obligatorios según la configuración de la categoría.
      
6. Confirmar la solicitud
   • Revisa todos los campos obligatorios.
   • Haz clic en Confirmar. La solicitud se agrega a la lista.
   • Según la configuración de la categoría, el estado inicial puede ser Pendiente o Aprobado.
      
7. Crea una solicitud usando Super Punch (alternativa)
   • Acceda al Fichaje > Super Punch.
   • En Super Punch, usar la columna Ausencia y hacer clic en el icono de agregar.
   • Usar Crear nueva solicitud para abrir el mismo formulario con la fecha seleccionada.
      

Consejos o solución de problemas

• Elegir la categoría incorrecta puede afectar el cálculo de horas y la clasificación como abonado o no.
• Algunas solicitudes creadas por administradores permanecen Pendientes hasta ser aprobadas.
• Usa Set without end date para licencias médicas o ausencias con retorno incierto.
• Si un colaborador no aparece en la búsqueda, verifica si está activo y registrado correctamente.

Mejores prácticas

• Agrega comentarios y anexos para documentar la ausencia.
• Confirma los intervalos de fechas antes de enviar.
• Usa subcategorías específicas para mejorar los informes.
• Revisa regularmente la configuración de solicitudes para mantener actualizadas categorías, anexos obligatorios y flujos de aprobación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Las solicitudes creadas por administradores siempre se aprueban automáticamente?
   No siempre. El estado inicial depende del flujo de aprobación configurado para cada categoría.

2. ¿Puedo crear una solicitud para más de un colaborador a la vez?
   Sí. Usa Seleccionar múltiples colaboradores en el formulario.

3. ¿Cómo registro una ausencia sin fecha de retorno definida?
   Activa Set without end date al crear la solicitud.

4. ¿Existe otra forma de acceder al formulario de solicitud?
   Sí. En Super Punch, la columna Ausencia ofrece un acceso directo para crear una nueva solicitud.