¿Cómo organizar el Horario en fechas especiales: Excepción de Horario o Solicitud de Ausencia?

Partidos de la Copa, fiestas de la empresa, capacitaciones y otros eventos pueden modificar temporalmente el horario de trabajo de los empleados.

Dependiendo de cómo se organizará la jornada laboral, la empresa puede utilizar:

• Una Excepción de Horario, para sustituir temporalmente los horarios planificados;
• Una Solicitud de Ausencia, para justificar un periodo específico en el que el empleado no trabajará.

La elección depende principalmente de cómo debe mostrarse el periodo en el Horario y en los cálculos del día.

¿Cuándo utilizar una Excepción de Horario?

La Excepción de Horario sustituye temporalmente el Horario habitual del empleado en una fecha o periodo específico sin modificar su Horario principal.

Utiliza una excepción cuando sea necesario:

• Modificar los horarios de Entrada, Descanso o Salida;
• Reducir la cantidad total de horas planificadas para el día;
• Crear un descanso en medio de la jornada;
• Definir un horario especial para varios empleados;
• Considerar la fecha como un día no planificado;
• Informar una duración diferente para un Horario Flexible.

Ejemplos:

• Durante un partido de la Copa, los empleados trabajarán de 08:00 a 12:00, harán una pausa durante el partido y regresarán de 15:00 a 17:00;
• En una fecha especial, la jornada comenzará más tarde;
• El día de la fiesta de la empresa, el Horario terminará dos horas antes;
• Durante una capacitación, los empleados seguirán horarios diferentes del Horario habitual.

La excepción sustituye el Horario original únicamente durante las fechas seleccionadas.

¿Cuándo utilizar una Solicitud de Ausencia?

La Solicitud de Ausencia es recomendable cuando el empleado dejará de trabajar durante un periodo específico del día y ese tiempo necesita justificarse de acuerdo con las reglas de la empresa.

Suele ser más adecuada cuando el periodo no trabajado ocurre:

• Al inicio de la jornada;
• Al final de la jornada;
• Durante algunas horas específicas;
• Durante todo el día.

Ejemplos:

• La empresa liberará a los empleados dos horas antes debido a un evento;
• La jornada comenzará más tarde en una fecha especial;
• Algunos empleados participarán en un evento externo al inicio del día;
• La empresa no tendrá jornada laboral durante todo el día.

Para un periodo parcial, la Fecha de inicio y la Fecha final deben ser iguales y deben informarse los horarios de inicio y término de la ausencia. Para una ausencia que abarque toda la jornada, utiliza Día completo.

¿Cómo elegir entre Excepción de Horario y Solicitud de Ausencia?

Antes de configurar la fecha especial, analiza el resultado esperado.

Utiliza una Excepción de Horario cuando:

• La planificación del día será diferente del Horario habitual;
• El empleado deberá realizar fichajes en horarios especiales;
• Habrá un descanso en medio de la jornada;
• La carga horaria planificada del día deberá reducirse;
• La empresa desea definir una nueva secuencia de Entrada, Descansos y Salida.

Utiliza una Solicitud de Ausencia cuando:

• El Horario continuará siendo el mismo, pero una parte de él no será trabajada;
• El periodo no trabajado necesita justificarse;
• La liberación ocurrirá al inicio o al final de la jornada;
• La empresa necesita aplicar una categoría, una REMUNERACIÓN o un flujo de aprobación;
• El empleado estará ausente durante todo el día.

Ejemplo: liberación para un partido de la Copa

Considera un Horario planificado de 08:00 a 17:00, con un Descanso de 12:00 a 13:00.

Escenario 1: habrá una pausa y regreso al trabajo

La empresa trabajará de 08:00 a 12:00, hará una pausa durante el partido y retomará la jornada de 15:00 a 17:00.

En este caso, utiliza una Excepción de Horario, ya que el empleado deberá seguir y registrar una organización diferente durante todo el día.

Escenario 2: los empleados serán liberados antes

La empresa trabajará normalmente hasta las 14:00 y no habrá regreso.

En este caso, puede utilizarse una Solicitud de Ausencia parcial, de 14:00 a 17:00, con la categoría y el tratamiento de horas definidos por la empresa.

Escenario 3: no habrá jornada laboral

Utiliza una Solicitud de Ausencia con Día completo o configura la excepción como un Día no planificado, según el tratamiento que la empresa desee aplicar.

¿Cómo crear una Excepción de Horario?

Es necesario tener permiso para configurar Horarios.

1. Accede a Horarios;
2. Abre la pestaña Exceptions;
3. Haz clic en Crear excepción;
4. En Nombre de la excepción, ingresa un nombre que identifique la fecha o el evento;
5. En Buscar empleados, selecciona a las personas que recibirán la excepción;
6. Informa el Día o utiliza + Añadir un periodo;
7. Selecciona el Tipo De Horario aplicable a la fecha:
   • Sin excepción: mantiene el Horario original;
   • Fijo: permite definir horarios de Entrada, Salida y Descanso;
   • Flexible: permite informar una duración y el Descanso sin horarios fijos;
   • Días no planificados: considera la fecha como un día sin Horario planificado;
8. Utiliza + Añadir descanso cuando necesites crear descansos adicionales;
9. Revisa las demás configuraciones mostradas, como Límites de horario y Gestión avanzada de descansos;
10. Haz clic en Guardar.

La excepción permanecerá activa únicamente durante el periodo definido y no modificará el Horario habitual del empleado.

¿Cómo configurar una categoría para fechas especiales?

Si la empresa desea utilizar una Solicitud de Ausencia, primero confirma si existe una categoría o Subcategoría adecuada para el evento.

Para revisar o crear la opción:

1. Accede a Absence & Vacation;
2. Abre Configuración de ausencias;
3. Selecciona una categoría existente, como Otro;
4. Utiliza Añadir categoría para crear una nueva Subcategoría, cuando sea necesario;
5. Ingresa un nombre claro, como:
   • Partido de la Copa;
   • Evento de la empresa;
   • Capacitación;
   • Liberación anticipada;
6. Define qué campos se mostrarán;
7. Configura si los Comentarios o archivos adjuntos serán obligatorios;
8. Define qué roles de permiso podrán utilizar la opción;
9. En REMUNERACIÓN, define el tratamiento aplicable:
   • Remunerado;
   • No remunerado;
   • Paid - Include in overtime calculation;
10. Configura el flujo de aprobación:

• Primer nivel;
• All supervisors in hierarchy, cuando corresponda;
• Autoaprobación, cuando corresponda;
• Segundo nivel, cuando sea necesario;

11. Haz clic en Guardar.

La categoría elegida define cómo se tratará el periodo y qué flujo de aprobación se utilizará.

Importante: confirma internamente qué tratamiento de horas debe aplicarse antes de configurar la categoría.

¿Cómo registrar la Solicitud de Ausencia para los empleados?

Los gestores y administradores pueden registrar la solicitud en nombre de uno o más empleados.

1. Accede a Absence & Vacation;
2. Crea una nueva solicitud;
3. Selecciona la categoría correspondiente al evento, como Otro;
4. En Buscar empleados, selecciona a las personas que recibirán la solicitud;
5. Para una ausencia que abarque toda la jornada, activa Día completo;
6. Para una ausencia parcial, mantén Día completo desactivado e informa:
   • Fecha de inicio;
   • Horario;
   • Fecha final;
   • Horario;
7. Selecciona la Subcategoría correspondiente;
8. Agrega Comentarios, cuando sea necesario;
9. Revisa la información;
10. Haz clic en Confirmar.

La solicitud podrá quedar Pendiente o Aprobada, según la configuración de la categoría y su flujo de aprobación.

¿Cómo puede el empleado crear su propia solicitud?

Cuando la categoría esté disponible para su rol de permiso, el empleado podrá crear la solicitud desde la plataforma web.

1. Accede a Absence & Vacation;
2. Crea una nueva solicitud;
3. Selecciona la categoría y la Subcategoría;
4. Activa Día completo o informa los horarios de la ausencia parcial;
5. Completa los Comentarios y archivos adjuntos obligatorios;
6. Haz clic en Confirmar.

Después del envío, la solicitud podrá consultarse en la lista correspondiente.

Principales problemas y cómo corregirlos

El día continúa con la carga horaria habitual

Si la cantidad de horas planificadas debería reducirse, revisa si se creó una Excepción de Horario con los horarios o la duración correctos.

Una Solicitud de Ausencia justifica un periodo, pero no sustituye el Horario planificado del día.

El empleado no encuentra la categoría del evento

Verifica:

• Si la categoría está habilitada;
• Si la Subcategoría fue creada y guardada;
• Si el rol de permiso del empleado puede utilizar la opción;
• Si se está buscando la opción correcta.

La solicitud no fue aprobada automáticamente

El resultado depende del flujo de aprobación configurado. Incluso cuando la solicitud es creada por un gestor o administrador, puede permanecer Pendiente.

El periodo de ausencia ocupó todo el día

Verifica si Día completo fue activado por error. Para liberar únicamente algunas horas, mantén esta opción desactivada e informa los horarios correctos.

La excepción fue creada, pero no se aplicó al empleado

Verifica:

• Si el empleado fue seleccionado en Buscar empleados;
• Si la fecha o el periodo son correctos;
• Si se informaron todos los horarios obligatorios;
• Si, en un Horario Flexible, se informó la duración;
• Si la Salida fue configurada después de la Entrada.

El descanso en medio de la jornada no fue representado correctamente

Para un descanso seguido de regreso al trabajo, utiliza una Excepción de Horario y configura los periodos de trabajo y los Descansos necesarios.

Consejos o solución de problemas

• La empresa reducirá la carga horaria planificada: utiliza una Excepción de Horario;
• Habrá un descanso en medio del día con regreso al trabajo: utiliza una Excepción de Horario;
• El empleado será liberado al inicio o al final de la jornada: considera una Solicitud de Ausencia parcial;
• No habrá jornada durante todo el día: utiliza una Solicitud de Ausencia con Día completo o una excepción como Día no planificado, según el tratamiento deseado;
• La categoría todavía no existe: crea una Subcategoría en Configuración de ausencias;
• Varios empleados tendrán la misma ausencia: selecciónalos al crear la solicitud;
• La solicitud está Pendiente: revisa el flujo de aprobación;
• El Horario Flexible no permite guardar la excepción: confirma que se haya informado la duración;
• La excepción muestra horarios incorrectos: revisa el orden entre Entrada, Descansos y Salida;
• La fecha especial tendrá reglas diferentes para grupos distintos: crea configuraciones separadas para cada grupo.

Mejores prácticas

• Define previamente cómo deberán tratarse las horas de la fecha especial;
• Utiliza nombres claros para excepciones y Subcategorías;
• Configura la fecha con anticipación;
• Confirma qué empleados serán afectados;
• Utiliza Excepciones de Horario para cambios en la planificación del día;
• Utiliza Solicitudes de Ausencia para justificar periodos no trabajados;
• Evita aplicar una excepción y una solicitud sobre el mismo periodo sin revisar el resultado esperado;
• Revisa la categoría, la REMUNERACIÓN y el flujo de aprobación;
• Comunica a los empleados qué horarios deberán registrar;
• Después de la fecha, revisa los resultados en Súper Registro.

Preguntas frecuentes

1. Para un partido de la Copa, por ejemplo, ¿debo crear una Excepción de Horario o una Solicitud de Ausencia?

   Depende de la organización del día. Utiliza una Excepción de Horario cuando los horarios planificados cambien o cuando exista un descanso con regreso al trabajo. Utiliza una Solicitud de Ausencia cuando únicamente un periodo específico no sea trabajado.

2. ¿Qué opción debo utilizar para liberar a los empleados antes?

   Una Solicitud de Ausencia parcial puede utilizarse para justificar el periodo entre la liberación y el final del Horario. Si la empresa desea reducir la propia planificación del día, utiliza una Excepción de Horario.

3. ¿Cómo configuro un descanso durante un evento y el regreso al trabajo?

   Crea una Excepción de Horario e informa los horarios de trabajo y los Descansos aplicables a la fecha.

4. ¿Puedo crear una categoría llamada Partido de la Copa o Evento de la empresa?

   Sí. En Configuración de ausencias, crea una Subcategoría con un nombre que represente claramente el evento.

5. ¿Puedo registrar la misma Solicitud de Ausencia para varios empleados?

   Sí. Selecciona a los empleados necesarios al crear la solicitud.

6. ¿El empleado puede crear su propia solicitud?

   Sí, siempre que su rol de permiso esté incluido en la configuración de la categoría.

7. ¿La solicitud creada por un administrador se aprobará automáticamente?

   No necesariamente. El estatus depende del flujo de aprobación configurado para la categoría.

8. ¿Una Excepción de Horario modifica permanentemente el Horario del empleado?

   No. Sustituye el Horario únicamente durante el día o periodo seleccionado.

9. ¿Cuándo debo utilizar Día completo?

   Utilízalo cuando el empleado no trabaje durante toda la jornada. Para ausencias de algunas horas, informa el inicio y término del periodo.

10. ¿Puedo utilizar una Excepción de Horario para disminuir las horas planificadas?

Sí. La excepción puede sustituir temporalmente la planificación del día por una carga horaria menor.

11. ¿Puedo utilizar una Solicitud de Ausencia para un descanso en medio de la jornada?

Es posible informar un periodo parcial, pero cuando exista una nueva organización del Horario con fichajes antes y después del descanso, la Excepción de Horario normalmente representa mejor la planificación del día.

12. ¿Cómo tratar una fecha en la que no habrá jornada laboral?

Utiliza una Solicitud de Ausencia con Día completo o configura la excepción como Días no planificados, según el tratamiento de horas definido por la empresa.