Cómo crear una Solicitud de Ausencia o Vacaciones desde la aplicación

Desde la aplicación de Oitchau, puedes crear Solicitudes de Ausencia o Vacaciones indicando el periodo, seleccionando la categoría correspondiente y, cuando sea necesario, agregando comentarios y documentos de respaldo.

Las opciones disponibles dependen de los tipos de Solicitud y categorías configurados por tu empresa. Después de enviarla, la Solicitud seguirá el proceso de aprobación configurado y podrá consultarse desde Solicitudes.

Principales acciones o configuraciones

1. Accede a Solicitudes y crea una nueva Solicitud

En la aplicación:

1. Toca Solicitudes en el menú inferior;
2. Toca el botón +;
3. Selecciona el tipo de Solicitud.

Según la configuración de tu empresa, pueden aparecer opciones como:

• Otro;
• Horas extras;
• Médico.

La pantalla de creación se abrirá según el tipo de Solicitud seleccionado.

Importante: los tipos de Solicitud y las categorías mostradas dependen de la configuración de tu empresa.

2. Verifica para quién se creará la Solicitud

En la parte superior de la pantalla, verifica el nombre del empleado.

Si tu perfil permite crear Solicitudes para otra persona, toca CAMBIAR y selecciona al empleado correcto antes de continuar.

3. Define si la Solicitud corresponde a un día completo o a horas específicas

Habilita Día completo cuando la Solicitud abarque uno o más días completos.

Cuando Día completo está habilitado, completa:

• Día de inicio;
• Día de fin.

Para una ausencia de solo algunas horas, deja Día completo desmarcado y completa:

• Día de inicio;
• Hora de inicio;
• Día de fin;
• Hora de finalización.

Por ejemplo, para una Cita médica de 14:00 a 16:00 el mismo día, informa las horas correspondientes sin habilitar Día completo.

4. Para Horarios nocturnos, revisa “Aplicar al horario de ayer”

Cuando la ausencia ocurre después de la medianoche, pero corresponde a un Horario que comenzó el día anterior, habilita Aplicar al horario de ayer (fecha).

Por ejemplo:

• El Horario comienza a las 22:00 del día 20;
• La ausencia ocurre entre las 00:30 y las 05:00 del día 21;
• Utiliza Aplicar al horario de ayer para asociar la ausencia con el Horario que comenzó el día 20.

5. Selecciona la Categoría

Toca Categoría y selecciona la opción que corresponde al motivo de la Solicitud.

En el video, las opciones disponibles para Médico incluyen:

• Ausencia por enfermedad;
• Cita médica;
• Cuidado de persona dependiente;
• Emergencia;
• Others;
• Permiso de maternidad;
• Permiso de paternidad.

Nota: Others aparece en inglés en la interfaz mostrada en el video.

Las opciones disponibles pueden variar según la configuración de tu empresa.

6. Agrega comentarios

Utiliza Agregar comentarios para incluir información adicional que pueda ayudar a explicar la Solicitud.

7. Agrega un archivo adjunto

Si necesitas incluir un certificado médico, comprobante u otro archivo, toca AÑADIR ADJUNTO.

La aplicación muestra las siguientes opciones:

• Take Photo;
• Choose from Gallery;
• Agregar PDF.

Nota: las opciones Take Photo y Choose from Gallery aparecen en inglés en la interfaz mostrada.

8. Revisa y envía la Solicitud

Antes de enviarla, revisa:

• Empleado;
• Día completo;
• Día de inicio y Día de fin;
• Hora de inicio y Hora de finalización, cuando corresponda;
• Aplicar al horario de ayer, cuando corresponda;
• Categoría;
• Agregar comentarios;
• Archivos adjuntos.

Después, toca Crear.

Importante: la pantalla muestra el mensaje Después de enviar la solicitud, no podrá editarla. Revisa toda la información antes de tocar Crear.

Después del envío, la Solicitud aparecerá en Solicitudes con su estado actual, como PENDIENTE, mientras sigue el proceso de aprobación configurado.

Consejos y solución de problemas

• No encuentro el tipo de Solicitud que necesito: las opciones disponibles dependen de la configuración de tu empresa.
• No encuentro la Categoría que necesito: las categorías también son definidas por tu empresa. Confirma con Recursos Humanos cuál debes utilizar.
• Necesito solicitar solo algunas horas: deja Día completo desmarcado y completa Hora de inicio y Hora de finalización.
• La Solicitud abarca varios días completos: habilita Día completo y completa Día de inicio y Día de fin.
• La ausencia ocurrió después de la medianoche: revisa si debes habilitar Aplicar al horario de ayer para asociarla con el Horario correcto.
• Necesito adjuntar un documento: toca AÑADIR ADJUNTO y selecciona Take Photo, Choose from Gallery o Agregar PDF.
• Envié información incorrecta: la aplicación informa que después de enviar la Solicitud no será posible editarla. Revisa los datos antes de crearla.
• No puedo utilizar CAMBIAR para seleccionar otro empleado: la posibilidad de crear Solicitudes para otra persona depende de los permisos de tu perfil.

Mejores prácticas

• Revisa el empleado, las fechas, los horarios y la Categoría antes de tocar Crear;
• Utiliza Día completo únicamente cuando la Solicitud abarque toda la jornada;
• Para ausencias parciales, informa exactamente la Hora de inicio y la Hora de finalización;
• Para Horarios nocturnos, confirma a qué día de trabajo corresponde la ausencia antes de utilizar Aplicar al horario de ayer;
• Selecciona la Categoría que mejor represente el motivo de la Solicitud;
• Utiliza Agregar comentarios cuando el contexto adicional pueda ayudar al aprobador;
• Adjunta todos los documentos necesarios antes de enviar la Solicitud;
• Consulta el estado en Solicitudes después del envío.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo editar una Solicitud después de enviarla?
   No. La pantalla de creación informa: Después de enviar la solicitud, no podrá editarla.
2. ¿Cómo creo una Solicitud de solo algunas horas?
   Deja Día completo desmarcado y completa Día de inicio, Hora de inicio, Día de fin y Hora de finalización.
3. ¿Cómo creo una Solicitud para varios días completos?
   Habilita Día completo y completa Día de inicio y Día de fin.
4. ¿Cuándo debo utilizar “Aplicar al horario de ayer”?
   Utilízalo cuando la ausencia ocurra después de la medianoche, pero corresponda a un Horario que comenzó el día anterior.
5. ¿Por qué mis Categorías son diferentes de las que aparecen en este artículo?
   Las Categorías disponibles dependen de la configuración de tu empresa.
6. ¿Puedo adjuntar un certificado médico u otro documento?
   Sí. Toca AÑADIR ADJUNTO y selecciona Take Photo, Choose from Gallery o Agregar PDF.
7. ¿Dónde puedo consultar la Solicitud después de enviarla?
   Accede a Solicitudes. La Solicitud aparecerá con su estado actual, como PENDIENTE.
8. ¿Puedo crear una Solicitud para otro empleado?
   Si tus permisos lo permiten, toca CAMBIAR en la pantalla de creación y selecciona al empleado correspondiente.