¿Cómo importar solicitudes de ausencia de forma masiva?

¡Hola!

En este artículo verás cómo importar solicitudes de ausencia de forma masiva.

Esto facilita la actualización de información en tiempo real y ahorra tiempo al importar solicitudes de ausencia ya aprobadas, evitando un gran volumen de solicitudes por parte de los empleados.

Para ello, accede a Oitchau con un perfil de Administrador.

1. Ve a Absence & Vacation en el menú lateral. Luego haz clic en Import, en la esquina superior derecha.

2. Selecciona Import absence requests para abrir la ventana de edición, donde podrás introducir manualmente la información de las solicitudes de ausencia.
O haz clic en Sample para descargar el archivo .xlsx e ingresar los datos necesarios.

Tanto en la opción de edición como en la hoja de cálculo modelo, se solicitarán las siguientes informaciones:

• Identificador único del empleado: identificador único de cada empleado. Se utilizará como clave para asociar al empleado en el sistema. (Campo obligatorio)

• ID único del tipo de solicitud: identificador único de cada tipo de solicitud registrado en el sistema de Oitchau. (Campo obligatorio)

• Indicador de día completo: campo de selección única que indica si la ausencia cubre todo el día.
  Marcar si la solicitud es para el día completo (en la hoja, 1 = Sí o 0 = No). (Campo obligatorio)

• Fecha de inicio: fecha de inicio de la solicitud de ausencia. (Campo obligatorio)

• Hora de inicio: hora de inicio de la solicitud de ausencia (Obligatorio cuando Día completo es No)

• Hora de fin: hora de finalización de la solicitud de ausencia (Obligatorio cuando Día completo es No)

• Fecha de fin: fecha de finalización de la solicitud de ausencia (Campo obligatorio, excepto cuando es una solicitud sin fecha de fin)

• Solicitud sin fecha de fin: campo de selección única que indica que la ausencia no tiene fecha de finalización
  (en la hoja, 1 = Sí o 0 = No)

Nota: Ponte en contacto con tu CSM o con el soporte para obtener los IDs de empleados y categorías de solicitudes.

Importante: No es posible importar ausencias en las que los adjuntos sean obligatorios.

3. En la tabla de edición, se mostrarán posibles errores durante el llenado, como campos obligatorios no completados o formatos inválidos:

En el archivo modelo, será necesario ingresar la información en las filas inferiores, siguiendo el mismo orden de las columnas.

Presta atención a los formatos requeridos para cada celda. En la fila de descripción se indica cómo completar cada información.

Para importar la hoja, solo haz clic en Upload file.

Luego haz clic en Continue.

4. En esta pantalla, la primera fila se selecciona automáticamente y debes confirmar si corresponde al encabezado del archivo.
Si es correcto, haz clic en Yes.

Si es otra fila, haz clic en Select another row.
Si no hay encabezado, haz clic en No header row.

5. En la siguiente pantalla, será necesario relacionar el contenido de las columnas.
Existe la opción de cambiar el contenido, confirmar el mapeo o ignorar completamente una columna.

6. Después de confirmar el contenido de las columnas, haz clic en Review, al final de la ventana:

7. La información se mostrará para su revisión:

Y deberás decidir qué hacer con los errores después de hacer clic en Continue:

¡Listo! El archivo se importará y la información estará disponible en la plataforma en unos minutos.

Importante: Las solicitudes importadas se añadirán con el estado Aprobado.
Ten cuidado al importar información de forma masiva, ya que todas las solicitudes tendrán este estado.