Antes de crear un cierre, es importante confirmar que todos los empleados que deben participar en el periodo estén asignados al Grupo de Pago correcto.
Si el cierre ya fue creado y algunos empleados quedaron fuera, será necesario crear un segundo Grupo de Pago temporal únicamente para esas personas y realizar un cierre complementario. Después, los empleados deberán agregarse nuevamente al grupo correcto para participar normalmente en los próximos periodos.
Importante: revisa siempre la vista previa de las fechas antes de crear el cierre. Si el periodo mostrado es incorrecto, no continúes y comunícate con Soporte. Una vez creado, el cierre no podrá eliminarse.
1. Identifica a los empleados que quedaron fuera
Antes de iniciar la corrección:
- Accede al cierre que ya fue creado;
- Revisa los empleados incluidos;
- Identifica quién debería participar en el periodo, pero no aparece;
- Confirma qué periodo necesita cerrarse;
- Verifica en qué Grupo de Pago se encuentra actualmente cada empleado.
Esta revisión evita que el mismo empleado sea incluido en más de un cierre para el mismo periodo.
2. Crea un Grupo de Pago complementario
Crea un grupo separado únicamente para los empleados que no participaron en el cierre original:
- Accede a Nómina > Grupos de Pago;
- Crea un nuevo grupo;
- Ingresa un nombre que permita identificar su finalidad, como Cierre complementario — julio;
- Configura el periodo y el día de cierre necesarios;
- Revisa todas las configuraciones;
- Guarda el grupo.
Revisa el grupo antes de agregar a los empleados, ya que algunas configuraciones ya no podrán modificarse después de que el grupo esté en uso.
3. Agrega a los empleados que quedaron fuera
Después de crear el Grupo de Pago complementario:
- Abre la pestaña Empleados;
- Agrega únicamente a las personas que no participaron en el cierre original;
- Revisa la Fecha de inicio mostrada para cada empleado;
- Confirma que esta fecha permita considerar el periodo que necesita cerrarse;
- Completa la inclusión.
No continúes si la fecha es incorrecta. Si la fecha necesaria no aparece o no puede seleccionarse, comunícate con Soporte antes de crear el cierre.
4. Revisa la vista previa antes de crear el cierre
Antes de confirmar el cierre complementario:
- Accede a la página de cierres;
- Inicia la creación de un nuevo cierre;
- Selecciona el Grupo de Pago complementario;
- Revisa el intervalo de fechas mostrado;
- Confirma que la fecha de inicio y la fecha de fin correspondan al periodo que necesita cerrarse;
- Verifica que aparezcan únicamente los empleados que quedaron fuera.
Si el intervalo es incorrecto, interrumpe el proceso y comunícate con Soporte. No crees el cierre esperando corregir o eliminar esta información posteriormente.
5. Realiza el cierre complementario
Cuando el grupo, los empleados y las fechas sean correctos:
- Crea el cierre;
- Abre el periodo creado;
- Confirma que aparezcan todos los empleados esperados;
- Revisa los registros y resultados del periodo;
- Trata los registros pendientes, inválidos, faltantes o fuera de orden;
- Revisa las Horas Trabajadas, Horas Extras, el Banco de Horas, las faltas y los demás resultados;
- Bloquea el periodo después de concluir la revisión.
Este cierre debe incluir únicamente a los empleados que quedaron fuera del proceso original.
6. Agrega nuevamente a los empleados al Grupo de Pago correcto
Después de completar el cierre complementario, los empleados deben regresar al Grupo de Pago que se utilizará en los próximos periodos.
Para hacerlo:
- Identifica el Grupo de Pago correcto de cada empleado;
- Elimínalo del grupo complementario cuando sea necesario;
- Abre el grupo correcto;
- Agrega nuevamente al empleado;
- Confirma la inclusión;
- Verifica que el empleado esté asignado al grupo esperado.
La fecha indicada debe preservar el periodo que ya fue cerrado en el grupo complementario y permitir que el empleado participe normalmente en el próximo cierre.
Si la fecha correcta no está disponible o la plataforma muestra un periodo diferente del esperado, no continúes y comunícate con Soporte.
7. Revisa los grupos antes del próximo cierre
Antes de crear el próximo cierre:
- Revisa todos los empleados activos del Grupo de Pago;
- Presta especial atención a nuevas contrataciones y transferencias;
- Verifica las Fechas de inicio de las asignaciones;
- Confirma que ningún empleado haya permanecido incorrectamente en el grupo complementario;
- Revisa la vista previa del periodo antes de completar la creación.
Consejos y solución de problemas
- El empleado no aparece en el cierre: verifica si estaba asignado al Grupo de Pago cuando se creó el cierre.
- El cierre ya fue creado sin algunos empleados: crea un segundo grupo únicamente para esas personas y realiza un cierre complementario.
- La fecha mostrada es incorrecta: no crees el cierre y comunícate con Soporte.
- El grupo complementario contiene personas que ya estaban en el cierre original: revisa la lista antes de crear el nuevo cierre.
- El empleado continúa en el grupo complementario después del cierre: elimínalo y agrégalo nuevamente al grupo correcto con la fecha adecuada para los próximos periodos.
- La fecha correcta no aparece al regresar al empleado al grupo original: comunícate con Soporte antes de confirmar el cambio.
Mejores prácticas
- Revisa la lista de empleados antes de cada cierre;
- Presta especial atención a empleados recién contratados o transferidos;
- Valida el intervalo de fechas antes de crear el cierre;
- No continúes cuando la vista previa muestre un periodo incorrecto;
- Utiliza nombres claros para identificar los grupos complementarios;
- Incluye en el grupo complementario únicamente a quienes quedaron fuera;
- Después del cierre, regresa a los empleados al grupo correcto;
- Revisa nuevamente los grupos antes del próximo ciclo.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo agregar un empleado a un cierre que ya fue creado?
Cuando el empleado quedó fuera, crea un Grupo de Pago complementario únicamente para él y para las demás personas que no fueron incluidas. Después, realiza otro cierre para ese grupo.
- ¿Qué debo hacer si la vista previa muestra una fecha incorrecta?
No continúes con la creación del cierre. Comunícate con Soporte para que se revise el periodo, ya que el cierre no podrá eliminarse después de ser creado.
- ¿El nuevo grupo debe incluir a todos los empleados de la empresa?
No. Incluye únicamente a los empleados que quedaron fuera del cierre original.
- ¿El empleado debe permanecer en el grupo complementario después del cierre?
No. Después de completar el cierre complementario, agrega nuevamente al empleado al Grupo de Pago correcto para los próximos periodos.
- ¿Cómo puedo evitar que este problema vuelva a ocurrir?
Antes de crear el cierre, revisa los empleados asignados al grupo y verifica cuidadosamente la vista previa de las fechas.
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