Cuando un empleado es desactivado y eliminado del Grupo de Nómina, sus periodos de cierre se administran por separado en Nómina > Empleados desactivados.
Por este motivo, el empleado no aparecerá en la misma lista utilizada para desbloquear los periodos de los empleados activos. Para corregir registros, ausencias u otra información de un empleado desactivado, es necesario acceder a la página específica y desbloquear el periodo correspondiente.
1. Accede a los empleados desactivados
Para localizar el periodo de cierre:
- En el menú lateral, accede a Nómina;
- Selecciona Empleados desactivados;
- Localiza al empleado cuya información debe corregirse;
- Identifica el mes o periodo de cierre deseado;
- Revisa el Estatus de Nómina.
Para realizar cambios, el periodo debe tener el estado Cerrado antes de poder desbloquearlo.
Importante: el empleado aparecerá en esta página cuando se haya seleccionado Eliminar del Grupo de Nómina durante su desactivación. De lo contrario, revisa el Grupo de Nómina al que estaba asignado.
2. Verifica el orden de los periodos
Los cierres respetan un orden cronológico. No es posible desbloquear un periodo antiguo mientras existan periodos posteriores cerrados para el mismo empleado.
Ejemplo:
- El empleado tiene periodos cerrados de agosto, septiembre, octubre y noviembre;
- Es necesario corregir agosto;
- Primero, desbloquea noviembre;
- Después, desbloquea octubre;
- Luego, desbloquea septiembre;
- Finalmente, desbloquea agosto.
Aunque las correcciones sean necesarias solamente en el periodo más antiguo, primero deben desbloquearse todos los periodos posteriores.
3. Desbloquea el periodo
Para desbloquearlo:
- Localiza al empleado y el periodo más reciente que debe abrirse;
- Haz clic en el menú de acciones (⋯) de la fila correspondiente;
- Selecciona Desbloquear;
- Espera a que se actualice el estado;
- Repite el proceso en los demás periodos, respetando el orden cronológico, hasta llegar al mes que debe corregirse.
Cuando el periodo esté abierto, podrás modificar la información del empleado correspondiente a ese periodo.
4. Realiza las correcciones necesarias
Después de desbloquear el periodo, revisa la información que debe modificarse, como:
- Registros de asistencia;
- Registros faltantes o incorrectos;
- Solicitudes de ausencia;
- Horas Trabajadas;
- Horas Extras;
- Banco de Horas;
- Horas Faltantes.
Accede a Súper Registro o a la pantalla correspondiente al tipo de información que necesitas corregir.
También revisa los periodos que se desbloquearon solamente para permitir la apertura de un mes anterior, asegurándote de que no se haya modificado información por error.
5. Vuelve a bloquear los periodos
Después de completar las correcciones:
- Regresa a Nómina > Empleados desactivados;
- Localiza al empleado;
- Identifica los periodos que fueron desbloqueados;
- Utiliza Cerrar para cerrar nuevamente cada periodo;
- Confirma que el Estatus de Nómina vuelva a aparecer como Cerrado.
No dejes periodos abiertos después de completar las correcciones.
6. Genera nuevamente los documentos necesarios
Si lo Reporte de Nómina ya había sido exportada antes de la corrección, genera un nuevo archivo después de volver a bloquear el periodo. Los cambios realizados después de una exportación no aparecerán en el documento anterior.
Cuando exista una solicitud de firma electrónica relacionada con el periodo, revisa el Estatus de la firma y verifica si será necesario enviar una nueva solicitud después del nuevo bloqueo.
Consejos y solución de problemas
- El empleado no aparece en el cierre común: accede a Nómina > Empleados desactivados.
- El empleado no aparece en Empleados desactivados: verifica si fue eliminado del Grupo de Nómina durante la desactivación.
- La opción Desbloquear no aparece: confirma que el periodo esté cerrado y que tu perfil tenga permisos de Nómina.
- No puedo desbloquear un mes antiguo: primero desbloquea todos los periodos posteriores, comenzando por el más reciente.
- Solo necesito corregir agosto: aunque sea así, si septiembre, octubre y noviembre están cerrados, primero deberás desbloquearlos.
- La corrección ya fue realizada: vuelve a bloquear todos los periodos que fueron abiertos.
- El reporte ya había sido exportado: genera una nueva exportación después de completar las correcciones.
- El periodo tiene una firma electrónica: revisa el estado de la solicitud después de desbloquear y volver a bloquear el periodo.
Mejores prácticas
- Antes de desactivar a un empleado, confirma si debe utilizarse Eliminar del Grupo de Nómina.
- Revisa todos los registros antes de realizar el cierre final del empleado.
- Desbloquea solamente los periodos necesarios para llegar al mes que debe corregirse.
- Realiza los ajustes inmediatamente después del desbloqueo.
- Vuelve a bloquear los periodos en cuanto finalices la revisión.
- Genera nuevamente los reportes o archivos de Nómina después de cualquier cambio.
- Revisa el estado de las firmas electrónicas antes de finalizar el proceso.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué el empleado desactivado no aparece en la lista común de cierre?
Cuando el empleado es eliminado del Grupo de Nómina durante la desactivación, sus cierres se muestran por separado en Nómina > Empleados desactivados.
- ¿Cómo desbloqueo el cierre de un empleado desactivado?
Accede a Nómina > Empleados desactivados, localiza al empleado y el periodo, abre el menú de acciones (⋯) y selecciona Desbloquear.
- ¿Puedo desbloquear directamente un periodo antiguo?
No cuando existen periodos posteriores cerrados. Primero, desbloquea los meses más recientes, en orden, hasta llegar al periodo deseado.
- ¿Por qué necesito desbloquear otros meses si la corrección se realizará solamente en un periodo?
Porque los cierres respetan una secuencia cronológica. Los periodos posteriores deben abrirse antes de poder desbloquear un periodo anterior.
- ¿Qué debo hacer después de corregir los registros?
Regresa a Empleados desactivados, vuelve a bloquear los periodos y genera una nueva exportación cuando sea necesario.
- ¿Necesito exportar nuevamente la Reporte de Nómina después de la corrección?
Sí. El archivo exportado anteriormente no incluirá los cambios realizados después del desbloqueo.
- El empleado no aparece en Empleados desactivados. ¿Qué debo verificar?
Confirma si se seleccionó Eliminar del Grupo de Nómina durante la desactivación y revisa en qué Grupo de Nómina permaneció el empleado.
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