¿Qué son las solicitudes de ausencia?

La sección Ausencias permite a los colaboradores solicitar ausencias por vacaciones, motivos médicos, días personales u otras razones.

Cada solicitud debe estar categorizada para facilitar la aprobación y asegurar el cálculo correcto en la nómina.

Comprender cómo funciona el módulo de ausencias ayuda a los administradores a gestionar solicitudes con claridad y a garantizar que se cumplan todos los requisitos.

Conceptos clave y flujo de trabajo

1. Categorías y subcategorías

   • Las ausencias se agrupan en categorías como Vacaciones, Médica, Licencia y Otro. Cada una puede contener subcategorías detalladas, como Cita médica o Cuidado de dependiente.

   • Los administradores pueden añadir, renombrar o desactivar subcategorías en la ventana de Settings.

2. Formulario de solicitud

   • El colaborador crea una nueva solicitud con el botón Asignar ausencia en el portal o la aplicación.

   • El formulario pide fechas o horarios de inicio/fin, la categoría y la subcategoría, e incluye Adjuntos y Comentarios según las preferencias.

   • Los campos obligatorios se resaltan; el sistema muestra mensajes de validación si están vacíos.

3. Envío y estado

   • Una vez enviada, la solicitud se marca como Pendiente y aparece en la lista con filtros por empleado, fecha, categoría y estado.

   • Al completar todas las etapas de aprobación, el estado cambia a Aprobado; si se rechaza, pasa a ser Rechazado.

   • El colaborador solo puede cancelar mientras la solicitud está pendiente.

4. Flujo de aprobación

   • Cada subcategoría tiene una ruta de aprobación definida. Los aprobadores revisan los detalles, adjuntos y comentarios antes de decidir.

   • Los aprobadores pueden aprobar, rechazar o cancelar (si está permitido). Al rechazar, se debe proporcionar un motivo para orientar al empleado.

5. Visibilidad e informes

   • La lista de ausencias tiene filtros por empleado, período, categoría y estado, y se puede exportar para cálculos de nómina.

   • El colaborador acompaña el progreso de la solicitud desde la aplicación o el portal y ve si está pendiente, aprobada o rechazada.

Consejos y solución de problemas

• Si no encuentra una categoría, verifique que esté habilitada en Settings.

• Solicitudes que quedan en estado pendiente pueden indicar que faltan aprobadores; revise la cadena de aprobación.

• Siempre incluya un motivo al rechazar para que el colaborador sepa qué ajustar.

• El botón Cancelar desaparece una vez que la solicitud está aprobada o rechazada; debe crear una nueva para realizar cambios.

Buenas prácticas

• Utilice nombres descriptivos de categorías y subcategorías para mejorar los filtros e informes.

• Exija adjuntos solo cuando sea necesario (por ejemplo, en ausencias médicas) para no desmotivar a los colaboradores.

• Revise periódicamente los flujos de aprobación a medida que cambia la estructura organizativa.

• Promueva el uso de la aplicación móvil para acelerar el envío y la notificación de aprobadores.

Preguntas frecuentes

• ¿Quién puede enviar una solicitud? Cualquier colaborador con acceso a la aplicación o el portal cuyo grupo de permisos esté habilitado para esa categoría.

• ¿Puedo editar una solicitud después de enviarla? No. Debe cancelar (si está pendiente) y crear una nueva solicitud.

• ¿Qué ocurre si nadie aprueba la solicitud? Permanecerá pendiente; asegúrese de asignar a los aprobadores correctos.

• ¿Todas las ausencias son pagadas? No necesariamente; si una ausencia es remunerada o no depende de la configuración de Cálculo de horas de la categoría.

• ¿Cómo puedo exportar informes de ausencias? Utilice la opción de exportación en la vista de lista para descargar solicitudes filtradas por período y categoría.