¿Cómo configurar solicitudes de vacaciones de tus colaboradores?

La gestión de vacaciones necesita equilibrar previsibilidad para la empresa y flexibilidad para el colaborador.

Oitchau ofrece una herramienta dedicada para configurar reglas de vacaciones: periodos preaprobados, anticipación mínima y total de días disponibles para cada colaborador.

Estas definiciones orientan el comportamiento de las solicitudes de vacaciones y ayudan a evitar errores. 

Acciones principales o configuración

1. Acceder a la configuración de vacaciones
   • Inicia sesión con una cuenta de Propietario o Administrador.
   • En el menú lateral, haz clic en Ausencia y Vacaciones.
   • Haz clic en el icono de Configuración.
   • Selecciona la pestaña Vacaciones.
      
2. Configurar periodos de vacaciones predefinidos
   • En Periodos de vacaciones predefinidos, define cuántos días puede tener cada periodo.
   • Estos periodos aparecen como opciones cuando los colaboradores crean solicitudes de vacaciones.
   • Agrega todos los periodos necesarios.
      
3. Definir anticipación mínima
   • Usa Aviso de antelación mínima antes de la solicitud.
   • Ingresa cuántos días antes de la fecha de inicio debe enviarse la solicitud.
   • El sistema no bloquea solicitudes fuera de esta anticipación.
   • Muestra un aviso para que el supervisor evalúe la solicitud con cuidado.
      
4. Establecer el total de días disponibles
   • En Total de días disponibles para vacaciones, ingresa el número anual de días de vacaciones.
   • El sistema calcula automáticamente el saldo restante después de solicitudes aprobadas.
   • Activa opciones extras según la política de la empresa:
     • Reiniciar cada primer día del año.
     • Ajustar proporcionalmente a la fecha de admisión.
        
5. Guardar la configuración
   • Revisa todas las reglas.
   • Haz clic en Guardar.
   • Las nuevas configuraciones se aplican inmediatamente a futuras solicitudes de vacaciones.
      

Consejos o solución de problemas

• Combina cuidadosamente reglas de periodos y saldo total.
• Comunica a los colaboradores la anticipación mínima y los periodos disponibles.
• Actualiza el total de días y reglas extras según cambios legales o internos.

Mejores prácticas

• Define periodos de vacaciones alineados con la política de la empresa.
• Informa a los colaboradores antes de aplicar nuevas reglas.
• Revisa las reglas de saldo de vacaciones al menos una vez al año.
• Usa el ajuste proporcional para colaboradores contratados recientemente.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo definir periodos fraccionados de vacaciones?
   Sí. Agrega varios periodos, como 15 días y 10 días.

2. ¿Qué ocurre si el colaborador solicita vacaciones fuera de la anticipación mínima?
   El sistema acepta la solicitud, pero muestra un aviso al supervisor.

3. ¿Necesito actualizar manualmente el saldo de vacaciones?
   No. Después de configurar el total de días, la plataforma descuenta automáticamente los días aprobados.

4. ¿Cómo manejar colaboradores admitidos recientemente?
   Usa Ajustar proporcionalmente a la fecha de admisión para calcular el saldo según el tiempo trabajado en el año.