Cómo aprobar, rechazar y cancelar solicitudes de ausencia

Administradores y gestores aprueban, rechazan o cancelan solicitudes de ausencia y vacaciones desde la ventana de detalles.

Al hacer clic en una solicitud en la lista se abre una ventana lateral con toda la información: fechas, subcategoría, comentarios, adjuntos y la ruta de aprobación.

Las decisiones se pueden registrar al instante, brindando una respuesta rápida al colaborador.

Pasos para aprobar, rechazar o cancelar

1. Abrir la lista y seleccionar una solicitud

   • En el menú lateral, seleccione Absence & Vacation.

   • Utilice los filtros por empleado, fecha, categoría o estado para encontrar la solicitud.

   • Haga clic en la fila para abrir la ventana de detalles a la derecha.

2. Revisar la información

   • Compruebe Fecha, Inicio y Fin para entender el período solicitado.

   • Lea los Comentarios y vea los Adjuntos haciendo clic en el icono de archivo.

   • Consulte el Flujo de aprobación para saber quién ya aprobó y quién está pendiente.

3. Aprobar

   • Pulse Aprobar en la parte inferior de la ventana.

   • Un mensaje verde confirma Ha aprobado esta solicitud; el estado cambia a Aprobado y se envían notificaciones.

4. Rechazar

   • Haga clic en Rechazar para abrir una ventana de confirmación.

   • Escriba el motivo explicando por qué se rechaza la solicitud.

   • Haga clic en Confirmar para registrar el rechazo; el colaborador es notificado y el estado pasa a Declinada.

5. Cancelar

   • La cancelación solo está disponible mientras la solicitud está Pendiente.

   • Pulse Cancelar solicitud (icono de papelera) y confirme para eliminar la solicitud.

   • Tras cancelar, desaparece de la lista; el colaborador debe crear otra si aún necesita la ausencia.

Consejos y problemas comunes

• Siempre proporcione un motivo al rechazar para que el colaborador entienda la decisión.

• Revise los adjuntos antes de aprobar; documentos inválidos pueden justificar un rechazo.

• Si los botones Aprobar o Rechazar no aparecen, otro aprobador puede haber actuado.

• El botón Cancelar desaparece una vez que la solicitud se aprueba o rechaza.

Buenas prácticas

• Apruebe solicitudes rápidamente para que la nómina refleje las ausencias sin retrasos.

• Al rechazar, sea claro y amable para evitar malentendidos.

• Revise la lista de Pendientes con frecuencia; no deje solicitudes sin respuesta.

• En casos de emergencia (por ejemplo, ausencias médicas), considere habilitar aprobaciones automáticas.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo revertir una aprobación o un rechazo? No. Para modificar, cancele mientras la solicitud está pendiente o cree una nueva.

• ¿Quién recibe notificaciones de la decisión? El colaborador solicitante y todos los aprobadores del flujo son notificados cuando hay una aprobación, un rechazo o una cancelación.

• ¿Por qué no veo el botón Cancelar? La solicitud ya fue aprobada o rechazada, o usted no tiene permiso para cancelarla.