Qual relatório ou ferramenta usar para cada tipo de análise de ponto?

O Oitchau possui diferentes relatórios e ferramentas para consultar, validar e corrigir informações de ponto. A melhor opção depende principalmente do objetivo da análise: investigar um colaborador, conferir vários colaboradores ao mesmo tempo, corrigir registros ou acompanhar indicadores ao longo do tempo.

Por exemplo, o Resumo ajuda a localizar rapidamente colaboradores com Horas Extras, Banco de Horas, Horas Faltantes ou faltas, enquanto a Folha de Frequência permite investigar em quais dias esses resultados foram gerados. Já o Super Punch é mais indicado quando, além de identificar o problema, é necessário corrigir ou organizar os registros.

Qual ferramenta utilizar em cada situação?

Quando utilizar a Folha de Frequência?

Utilize a Folha de Frequência quando precisar entender detalhadamente como o resultado de um colaborador foi formado.

Ela apresenta uma linha para cada dia e permite analisar informações como:

• Pontos de Entrada, intervalos e Saída;
• Jornada e Grupo de Regras aplicados;
• Horas Planejadas e Trabalhadas;
• Horas Extras;
• Banco Dia e Banco Acumulado;
• Horas Faltantes;
• Adicional Noturno;
• Atrasos e Saídas antecipadas;
• Faltas, ausências, feriados e ajustes.

Por isso, ela é especialmente útil quando um total chamou atenção em outro relatório e você precisa descobrir em quais dias aquele valor foi gerado.

Exemplo: o Resumo mostra que João possui 08:00 de Horas Extras. Para descobrir quais dias geraram essas horas, abra a Folha de Frequência de João no mesmo período.

A Folha também é indicada quando você precisa gerar o documento final para colaboradores ou reunir vários relatórios para conferência. Pela opção Baixar relatório de todos, é possível gerar as folhas de toda a empresa ou limitar o download por time, departamento, filial ou centro de custo.

Veja também: Folha de frequência. Que relatório é esse?
Veja também: Como interpretar as colunas dos relatórios de Resumo e Folha de Frequência?

Quando utilizar o Resumo?

Utilize o Resumo quando precisar de uma análise consolidada de vários colaboradores.

Enquanto a Folha de Frequência detalha cada dia, o Resumo reúne os totais do período em uma linha por colaborador. Isso facilita identificar rapidamente pessoas ou grupos com resultados que precisam de atenção, como:

• Horas Trabalhadas;
• Horas Planejadas;
• Horas Extras;
• Banco de Horas;
• Horas Faltantes;
• Faltas;
• Atrasos;
• Saídas antecipadas;
• Adicional Noturno.

O Resumo é, portanto, uma boa primeira etapa para análises em lote. Depois de identificar um resultado fora do esperado, utilize a Folha de Frequência para investigar os dias responsáveis pelo valor.

Exemplo: você precisa conferir 80 colaboradores antes do fechamento. No Resumo, identifique quais possuem Banco de Horas negativo, Horas Faltantes ou Horas Extras acima do esperado. Depois, abra somente a Folha de Frequência daqueles que precisam de uma análise detalhada.

Também é possível utilizar Baixar período personalizado quando a análise não deve ficar limitada ao período de fechamento.

Se sua empresa não possui acesso ao Analytics, o Resumo com período personalizado é uma alternativa para extrair e trabalhar dados consolidados de diferentes períodos, embora não ofereça as mesmas visualizações e recursos analíticos dos dashboards.

Veja também: Resumo: que relatório é esse?

Quando utilizar o Espelho de Ponto?

Utilize o Espelho de Ponto quando a necessidade for consultar o histórico das marcações realizadas, inclusive registros que posteriormente foram corrigidos ou substituídos.

Diferente da Folha de Frequência, o Espelho não representa necessariamente a apuração final da Jornada: ele lista as batidas registradas, sem organizá-las como Entrada, Saída ou Intervalo e sem aplicar as regras utilizadas no cálculo.

Por isso:

• Para conferir o que foi efetivamente considerado no cálculo, utilize a Folha de Frequência;
• Para investigar o histórico das marcações realizadas, utilize o Espelho de Ponto.

Essa diferença é especialmente importante em auditorias. Se a necessidade for apresentar a folha final apurada, utilize a Folha de Frequência. Se for necessário investigar o histórico completo das batidas e correções, consulte também o Espelho de Ponto.

Veja também: Espelho de ponto. Que relatório é esse?

Quando utilizar o Super Punch?

O Super Punch deve ser utilizado quando a necessidade não é apenas consultar um resultado, mas agir sobre o ponto.

Ele centraliza a análise diária do colaborador e permite identificar e tratar situações como:

• Pontos Pendentes;
• Pontos Inválidos;
• Marcações faltantes;
• Pontos fora de ordem;
• Pedidos de ausência;
• Registros que precisam de aprovação ou correção.

Também permite ações como aprovar, validar, limpar e organizar pontos, inclusive em massa, conforme as permissões do usuário.

Exemplo: se a Folha de Frequência apresenta um dia com resultado incorreto porque existe um registro pendente ou fora de ordem, utilize o Super Punch para corrigir a situação e depois gere novamente o relatório.

Importante: Relatórios são indicados para consulta e validação. Quando a necessidade for corrigir ou organizar o ponto, utilize o Super Punch.

Veja também: Super Punch - Gestão e fechamento de ponto em uma tela: o que é e como usar?

Quando utilizar o Super Punch para analisar Grupos?

Antes de abrir colaborador por colaborador, utilize a visão de Grupos do Super Punch para identificar onde estão concentradas as principais pendências.

Essa visão consolida indicadores como:

• Pontos Pendentes;
• Pontos Inválidos;
• Progresso das horas trabalhadas em relação às planejadas;
• Faltas;
• Horas Extras;
• Banco de Horas.

Assim, você pode localizar primeiro os times ou grupos que precisam de atenção e somente depois abrir os colaboradores que necessitam de correção.

Exemplo: antes do fechamento, um gestor possui 200 colaboradores. Em vez de abrir cada pessoa, ele pode utilizar a visão de Grupos para identificar quais times possuem mais Pontos Pendentes ou Inválidos e priorizar essas equipes.

Uma rotina eficiente é:

1. Abrir a visão de Grupos;
2. Identificar equipes com mais irregularidades;
3. Entrar nos colaboradores que precisam de atenção;
4. Corrigir os registros no Super Punch;
5. Validar os resultados novamente nos relatórios.

Veja também: Super Punch - Como analisar Grupos?

Quando utilizar o Analytics?

Utilize o Analytics quando a necessidade for realizar uma análise mais ampla, comparar informações ou transformar os dados de ponto em indicadores gerenciais.

Os dashboards permitem analisar temas como absenteísmo, Horas Extras, Banco de Horas, faltas e irregularidades, utilizando filtros por período, Time, Departamento, Centro de custo e outras informações. Também oferecem cards, gráficos e tabelas que facilitam comparações e identificação de tendências.

O Analytics é especialmente indicado para situações como:

• Consultar o Banco de Horas de diversos colaboradores ao longo de vários dias;
• Analisar Horas Extras por dia, período, time ou departamento;
• Identificar dias ou grupos com maior volume de faltas;
• Acompanhar absenteísmo;
• Comparar áreas da empresa;
• Identificar tendências ao longo dos meses;
• Criar análises gerenciais mais robustas.

Exemplo: se você precisa saber apenas o total de Horas Extras de cada colaborador no mês, o Resumo pode ser suficiente. Se precisa comparar a evolução das Horas Extras por dia, time ou período e transformar essa informação em uma análise gerencial, utilize o Analytics.

Importante: o Analytics é um recurso adicional. Caso sua empresa não possua acesso, utilize o Resumo e, quando necessário, Baixar período personalizado para obter os dados consolidados disponíveis nos Relatórios.

Os dashboards do Analytics são atualizados a cada 3 horas. Portanto, uma alteração realizada recentemente no ponto pode aparecer primeiro nos Relatórios e somente depois no Analytics.

Veja também: Como funcionam os Dashboards do Analytics?

Quando utilizar o relatório de Banco de Horas?

Utilize Banco de Horas quando o objetivo for analisar especificamente o saldo de banco dos colaboradores.

Esse relatório permite consultar o saldo acumulado, as fases utilizadas e outras informações relacionadas ao Banco de Horas, além de disponibilizar a opção de realizar ajustes de crédito ou débito.

Ele é indicado quando a pergunta principal é, por exemplo:

• Qual é o saldo atual de cada colaborador?
• Quem possui saldo positivo ou negativo?
• Como as horas estão distribuídas entre as fases?
• É necessário realizar um ajuste no Banco?

Se precisar entender em quais dias determinado saldo foi formado, complemente a análise com a Folha de Frequência.

Veja também: Banco de Horas: ajustes e relatórios

Quando utilizar o relatório de Horas Extras?

Utilize Horas Extras quando precisar analisar especificamente as horas trabalhadas além da Jornada e como elas foram distribuídas conforme as regras configuradas.

O relatório apresenta informações como saldos, fases de cálculo e descontos, permitindo analisar um colaborador ou grupos de colaboradores.

Ele é uma boa opção quando a análise está focada exclusivamente em Horas Extras. Se também precisar comparar Horas Extras com Banco de Horas, Horas Faltantes, Horas Trabalhadas e outros resultados no mesmo arquivo, o Resumo pode ser mais adequado.

Veja também: Horas extras: que relatório é esse?

Quando utilizar o Centro de Downloads?

O Centro de downloads possui relatórios voltados principalmente para validações em massa antes do fechamento ou envio para a folha.

O Relatório de Inconsistências é indicado quando você precisa identificar automaticamente situações que merecem revisão, como:

• Horas trabalhadas acima do limite;
• Horas Extras acima do limite;
• Pontos Pendentes;
• Pontos Inválidos;
• Pontos ímpares;
• Horas Faltantes;
• Faltas;
• Jornadas planejadas sem registros;
• Irregularidades de intervalo e Interjornada.

O arquivo apresenta os eventos por colaborador e por dia, facilitando uma revisão em grande escala.

Já o Relatório de Validação é indicado para conferir os eventos consolidados que serão utilizados no processo de folha de pagamento, seguindo o layout configurado pela empresa.

Veja também: Como utilizar o novo Centro de Downloads: Relatórios de Irregularidades e Validação

Quando utilizar Atrasos e Assinaturas Eletrônicas?

O relatório de Atrasos é indicado quando o objetivo da consulta é especificamente localizar atrasos de Entrada ou de retorno do intervalo. Já Assinaturas Eletrônicas deve ser utilizado para acompanhar as solicitações de assinatura dos documentos de ponto e seus respectivos status.

Para análises mais amplas, nas quais o atraso é apenas um dos indicadores avaliados, utilize o Resumo, a Folha de Frequência ou o Analytics, conforme o nível de detalhamento necessário.

Um fluxo recomendado para o fechamento do ponto

As ferramentas podem ser utilizadas em conjunto. Para uma operação com muitos colaboradores, um fluxo possível é:

1. Comece pela visão de Grupos do Super Punch para identificar onde estão as maiores pendências;
2. Utilize o Super Punch individual para corrigir, aprovar e organizar os registros;
3. Gere o Resumo para conferir os totais de todos os colaboradores;
4. Quando um resultado precisar de investigação, abra a Folha de Frequência do colaborador;
5. Utilize Banco de Horas ou Horas Extras quando precisar aprofundar especificamente esses cálculos;
6. Utilize o Centro de Downloads para localizar irregularidades em massa ou validar os eventos de folha;
7. Gere a Folha de Frequência de todos quando precisar dos documentos finais dos colaboradores;
8. Utilize o Analytics, quando disponível, para acompanhar indicadores, comparações e tendências ao longo do tempo.

Dessa forma, o objetivo não é escolher um único relatório para todo o processo, mas utilizar cada ferramenta na etapa em que ela oferece a visão mais adequada.

Dicas ou solução de problemas

• Tenho um valor incorreto e não sei de qual dia ele veio: localize o total no Resumo e abra a Folha de Frequência do mesmo colaborador e período;
• Preciso corrigir um ponto: utilize o Super Punch, e não o relatório;
• Tenho muitos colaboradores e não sei por onde começar: utilize a visão de Grupos do Super Punch para priorizar as equipes com mais pendências;
• Preciso conferir o histórico de uma marcação que foi corrigida: consulte o Espelho de Ponto;
• Preciso apenas do saldo do Banco de Horas: utilize o relatório de Banco de Horas;
• Preciso analisar tendências ou comparar períodos: utilize o Analytics;
• Não possuo Analytics: utilize o Resumo e a opção de período personalizado para extrair os dados disponíveis;
• Preciso localizar irregularidades em toda a empresa: utilize o Relatório de Inconsistências no Centro de Downloads;
• Os dados do Analytics ainda não refletem uma correção recente: aguarde a próxima atualização, realizada a cada 3 horas.

Melhores práticas

• Utilize o Resumo como ponto de partida para análises em lote e a Folha de Frequência para investigar detalhes;
• Corrija registros no Super Punch antes de considerar os resultados finais;
• Utilize a visão de Grupos para priorizar as pendências antes do fechamento;
• Gere Folha de Frequência, Resumo e demais relatórios utilizando o mesmo período quando precisar comparar valores;
• Utilize relatórios específicos de Banco de Horas ou Horas Extras quando a análise estiver concentrada nesses resultados;
• Utilize o Analytics para acompanhamento contínuo de indicadores e tendências, e não apenas para investigar uma ocorrência isolada;
• Antes do fechamento, utilize as ferramentas de inconsistências para reduzir pendências e retrabalho.

Perguntas frequentes

1. Qual relatório devo usar para analisar um colaborador detalhadamente?
   Utilize a Folha de Frequência. Ela apresenta as informações separadas por dia e ajuda a identificar como Horas Trabalhadas, Horas Extras, Banco de Horas, Horas Faltantes e outros resultados foram formados.
2. Qual relatório é melhor para analisar muitos colaboradores?
   Utilize o Resumo para uma visão consolidada. Depois, abra a Folha de Frequência somente dos colaboradores que precisam de investigação.
3. Qual ferramenta devo utilizar para corrigir pontos?
   Utilize o Super Punch. Os relatórios são destinados principalmente à consulta e validação dos resultados.
4. Como encontro rapidamente colaboradores com Pontos Pendentes ou Inválidos?
   Utilize a visão de Grupos do Super Punch. Ela permite comparar grupos e priorizar aqueles com maior volume de pendências.
5. Qual relatório devo enviar aos colaboradores ou utilizar como documento final do período?
   Utilize a Folha de Frequência. Para vários colaboradores, utilize Baixar relatório de todos.
6. Quando devo utilizar o Analytics em vez do Resumo?
   Utilize o Resumo quando precisar dos totais consolidados de um período. Utilize o Analytics quando precisar comparar períodos, grupos, tendências ou trabalhar com indicadores e visualizações mais amplas.
7. O que posso utilizar se minha empresa não possui Analytics?
   Utilize o Resumo e, quando precisar de um intervalo diferente do fechamento, a opção Baixar período personalizado.
8. Qual ferramenta ajuda a identificar irregularidades antes do fechamento?
   Para uma triagem visual, utilize a visão de Grupos do Super Punch. Para uma análise em massa baseada em métricas de inconsistência, utilize o Relatório de Inconsistências do Centro de Downloads.
9. Resumo e Folha de Frequência mostram a mesma informação?
   Eles utilizam informações relacionadas ao ponto, mas em níveis diferentes. O Resumo consolida os totais por colaborador; a Folha de Frequência detalha cada dia e permite investigar a origem desses totais.