¿Cómo funcionan los Horarios Automáticos?

Un Horario Automático, crea automáticamente los fichajes planificados del empleado de acuerdo con los horarios configurados en el Horario.

La generación de fichajes automáticos está determinada por el Horario, y no por una configuración individual del empleado. Por eso:

• Si el empleado está asignado a un Horario Automático, los fichajes planificados se crearán automáticamente;
• Si se transfiere a otro Horario Automático, los fichajes del nuevo Horario comenzarán a crearse a partir del día siguiente;
• Si se transfiere a un Horario que no sea automático, no se crearán nuevos fichajes automáticos;
• Para crear un nuevo Horario Automático, es necesario comunicarse con Soporte mediante el correo suporte@oitchau.com.br.

En este modelo, el empleado o responsable solo necesita realizar ajustes cuando exista alguna diferencia entre los horarios planificados y lo que realmente ocurrió.

1. ¿Para qué sirve un Horario Automático?

El Horario Automático puede ser utilizado por empresas que desean completar automáticamente los fichajes planificados de los empleados.

En lugar de registrar manualmente cada Entrada, descanso y Salida, la plataforma crea los fichajes según los horarios configurados en el Horario. Cuando el empleado trabaja de forma diferente a lo planificado, solo es necesario corregir esa excepción.

Ejemplo:

• El Horario establece una Entrada a las 08:00;
• Descanso de 12:00 a 13:00;
• Salida a las 17:00;
• Los cuatro fichajes se crean automáticamente;
• Si el empleado realmente salió a las 16:00, será necesario corregir el fichaje de Salida para representar el horario realizado.

2. ¿Qué determina si los fichajes se crearán automáticamente?

La configuración pertenece al Horario.

Esto significa que no basta con que el empleado haya utilizado anteriormente el Horario Automático. La generación continuará únicamente mientras permanezca asignado a un Horario configurado como automático.

Los principales escenarios son:

• Permanece en el mismo Horario Automático: los fichajes continúan creándose normalmente;
• Fue transferido a otro Horario Automático: los fichajes del nuevo Horario comienzan a crearse al día siguiente;
• Fue transferido a un Horario no automático: la creación de fichajes automáticos se interrumpe;
• Necesita un nuevo Horario Automático: la empresa debe solicitar su creación a Soporte.

Importante: modificar únicamente los horarios o transferir al empleado a un Horario regular no convierte ese Horario en automático.

3. ¿Cómo solicitar la creación de un Horario Automático?

Un nuevo Horario Automático debe solicitarse al equipo de Soporte.

Para hacerlo:

1. Envía un correo a suporte@oitchau.com.br;
2. Informa qué empresa utilizará la configuración;
3. Explica qué horarios deberán formar parte del Horario;
4. Informa qué empleados o grupos utilizarán el Horario Automático;
5. Espera el análisis y las instrucciones para la configuración.

Antes de solicitarlo, revisa cuidadosamente los horarios planificados, ya que se utilizarán para crear los fichajes automáticos.

4. ¿Cuándo se crean los fichajes automáticos?

Los fichajes se generan en momentos específicos del día.

Cuando se ejecuta el proceso, todos los fichajes previstos para esa fecha se crean al mismo tiempo. Por eso, los registros de Entrada, descansos y Salida pueden aparecer antes de que cada horario planificado ocurra.

Ejemplo:

• El Horario tiene una Entrada a las 08:00 y una Salida a las 17:00;
• La generación automática se ejecuta durante el día;
• Ambos horarios pueden aparecer juntos, aunque todavía no sean las 17:00.

La presencia del fichaje de Salida no significa necesariamente que el empleado ya haya terminado su jornada laboral. Representa el horario planificado por el Horario Automático.

5. ¿Cómo identificar un fichaje creado automáticamente?

Al analizar la fecha del empleado, verifica si los horarios corresponden exactamente con la planificación del Horario.

Los fichajes automáticos normalmente presentan estas características:

• Corresponden a los horarios planificados;
• Se crean en conjunto para todo el día;
• No dependen de un fichaje realizado por el empleado;
• Pueden identificarse en los detalles o en el historial del registro como fichajes generados automáticamente.

Si los horarios son diferentes de lo esperado, primero verifica qué Horario estaba aplicado al empleado en esa fecha.

6. ¿Qué sucede cuando existe una ausencia de día completo?

Cuando se aplica una Solicitud de Ausencia de día completo, se eliminan los fichajes automáticos de esa fecha.

Esto evita que el mismo día presente simultáneamente:

• Una ausencia válida para el día completo;
• Fichajes automáticos de Entrada, descansos y Salida.

Después de aplicar la ausencia, revisa el día en Súper Registro para confirmar que los fichajes fueron eliminados y que se muestre la incidencia correcta.

La eliminación descrita en este artículo se aplica a las ausencias que abarcan el día completo.

7. ¿Es posible crear fichajes automáticos retroactivamente?

No. El Horario Automático no crea fichajes para fechas anteriores.

Si un Horario Automático comienza a utilizarse hoy, no completará automáticamente los días que ya pasaron. Los registros anteriores que deban agregarse o corregirse tendrán que tratarse mediante ajustes de fichaje.

Ejemplo: si el Horario Automático comienza a aplicarse el día 15, los fichajes de los días 1 al 14 no se generarán automáticamente.

8. ¿Qué sucede al transferir al empleado a otro Horario Automático?

Cuando el empleado es transferido a otro Horario Automático, los fichajes de la nueva configuración comienzan a crearse a partir del día siguiente.

Ejemplo:

• El empleado está asignado al Horario Automático A;
• Los fichajes del día actual ya fueron creados según ese Horario;
• Durante el día, se transfiere al empleado al Horario Automático B;
• Los fichajes ya creados permanecen según el Horario A;
• Al día siguiente, los fichajes comienzan a generarse según los horarios del Horario B.

El cambio no sustituye automáticamente los fichajes que ya fueron creados para la fecha actual. Si esos registros son incorrectos, será necesario revisarlos y ajustarlos.

9. ¿Qué sucede al transferir al empleado a un Horario no automático?

Cuando el empleado es transferido a un Horario que no utiliza Horario Automático, no se crearán nuevos fichajes automáticos.

A partir del día siguiente, el empleado deberá realizar sus fichajes mediante los métodos permitidos por la empresa, como la app, Quiosco o reloj de fichaje (REP).

Ejemplo:

• El empleado estaba asignado a un Horario Automático;
• Fue transferido a un Horario Semanal regular;
• Los fichajes automáticos ya creados para el día actual permanecen;
• A partir del día siguiente, la plataforma deja de generar automáticamente la Entrada, los descansos y la Salida.

Si la empresa esperaba que el nuevo Horario también fuera automático, deberá solicitar su creación a Soporte.

10. ¿Qué revisar antes de cambiar el Horario del empleado?

Antes de realizar el cambio:

1. Verifica si el Horario de destino es automático o regular;
2. Confirma la fecha en la que debe comenzar el nuevo Horario;
3. Verifica si los fichajes automáticos del día actual ya fueron creados;
4. Revisa los horarios del Horario de destino;
5. Considera que la nueva configuración comenzará a generar fichajes al día siguiente;
6. Revisa manualmente el día del cambio cuando sea necesario.

Esta revisión evita que la empresa espere fichajes automáticos de un Horario que no tiene esta configuración.

11. ¿Qué hacer cuando el horario realizado fue diferente del fichaje automático?

El fichaje automático representa la planificación del Horario. Si el empleado trabajó en un horario diferente, los registros deben corregirse para representar lo que realmente ocurrió.

Antes de realizar el ajuste:

1. Verifica los horarios planificados;
2. Revisa los fichajes automáticos creados;
3. Confirma con el empleado los horarios realmente trabajados;
4. Corrige los registros necesarios;
5. Revisa nuevamente las Horas Trabajadas y los demás resultados del día.

No mantengas un fichaje automático únicamente porque fue creado por la plataforma cuando el horario no corresponde con el trabajo realizado.

Consejos o solución de problemas

• Los fichajes aparecen antes de que ocurran los horarios: todos los registros planificados pueden crearse juntos para todo el día;
• La configuración fue activada, pero los días anteriores continúan vacíos: la generación no ocurre retroactivamente;
• El empleado cambió a otro Horario Automático: los nuevos horarios comenzarán a generarse al día siguiente;
• El empleado cambió a un Horario regular: no se crearán nuevos fichajes automáticos;
• La empresa necesita otro Horario Automático: solicita su creación mediante el correo suporte@oitchau.com.br;
• Los fichajes del día actual continúan con los horarios anteriores: los registros ya creados no se sustituyen automáticamente después del cambio de Horario;
• Se aplicó una ausencia de día completo: verifica si se eliminaron los fichajes automáticos de esa fecha;
• El horario automático es diferente de lo esperado: revisa el Horario asignado al empleado y sus horarios;
• No sé si el Horario es automático: confirma con el responsable de la configuración o con Soporte;
• El empleado trabajó en un horario diferente: ajusta los registros para representar los horarios realmente trabajados.

Mejores prácticas

• Revisa los horarios antes de solicitar un Horario Automático;
• Identifica claramente qué Horarios utilizan Horario Automático;
• Confirma que el Horario de destino sea automático antes de transferir empleados;
• Informa correctamente la Fecha de inicio de la asignación;
• Evita modificar el Horario durante el día sin revisar los fichajes que ya fueron creados;
• Revisa Súper Registro después de cambios de Horario;
• Utiliza Solicitudes de Ausencia de día completo cuando el empleado no vaya a trabajar en esa fecha;
• Corrige rápidamente los días en los que el trabajo realizado fue diferente de lo planificado;
• No esperes que un Horario regular genere fichajes automáticos;
• No esperes que la activación o modificación corrija fechas anteriores;
• Solicita a Soporte la creación de nuevos Horarios Automáticos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué determina si el empleado recibirá fichajes automáticos?

   El Horario al que está asignado. Los fichajes se generan únicamente cuando ese Horario está configurado como automático.

2. ¿Cómo crear un nuevo Horario Automático?

   Envía una solicitud a suporte@oitchau.com.br, informando los horarios y el escenario en el que se utilizará.

3. ¿Puedo convertir un Horario regular en automático directamente desde la plataforma?

   No. La creación de un nuevo Horario Automático debe solicitarse a Soporte.

4. ¿Qué sucede si el empleado cambia a otro Horario Automático?

   Los fichajes del nuevo Horario comienzan a crearse a partir del día siguiente.

5. ¿Qué sucede si el empleado cambia a un Horario no automático?

   La plataforma dejará de crear nuevos fichajes automáticos. El empleado deberá registrar sus horarios mediante los métodos permitidos por la empresa.

6. ¿El cambio de Horario corrige los fichajes ya creados en el día actual?

   No. Los registros ya generados permanecen y deben revisarse o ajustarse cuando sea necesario.

7. ¿Por qué la Salida aparece antes del final de la jornada laboral?

   Porque todos los fichajes automáticos del día pueden crearse juntos, incluidos horarios que todavía no han ocurrido.

8. ¿El Horario Automático crea fichajes para fechas anteriores?

   No. Los fichajes automáticos no se generan retroactivamente.

9. ¿Qué sucede cuando existe una ausencia de día completo?
   Los fichajes automáticos de esa fecha se eliminan para que el día se trate de acuerdo con la ausencia aplicada.
10. ¿El empleado necesita realizar todos los fichajes manualmente?
    No mientras esté asignado a un Horario Automático. Deberá realizar ajustes cuando los horarios trabajados sean diferentes de lo planificado.
11. ¿Cómo saber si un fichaje fue creado automáticamente?
    Verifica si corresponde con el horario planificado y consulta los detalles o el historial del registro.
12. El empleado fue transferido y los fichajes automáticos dejaron de aparecer. ¿Qué debo verificar?
    Confirma si el nuevo Horario es automático. Si es un Horario regular, la ausencia de fichajes automáticos es el comportamiento esperado.
13. Los fichajes automáticos tienen horarios incorrectos. ¿Qué debo revisar?
    Revisa el Horario asignado al empleado, sus horarios, su Fecha de inicio y posibles cambios realizados el mismo día.