¿Cómo configurar y utilizar descansos automáticos?

Los descansos automáticos (también conocidos como comida preasignada o pausa preasignada) permiten que los horarios de inicio y fin de una pausa se incluyan automáticamente en el Horario del empleado.

Con esta configuración, el empleado solo necesita registrar la Entrada y la Salida del día. Los registros del descanso se generan de acuerdo con los horarios o la duración configurados en el Horario.

1. Accede al Horario

Para configurar un descanso automático:

1. En la barra lateral, en la sección Configurar, accede a Horarios;
2. Abre un Horario existente o haz clic en Agregar para crear uno nuevo;
3. En la pestaña Detalles, localiza la tabla con los días y horarios de trabajo;
4. Encuentra el o los días en los que deseas configurar la pausa.

Antes de agregar el descanso, verifica que los horarios de Entrada y Salida del día sean correctos.

2. Agrega el descanso

En la fila correspondiente al día:

1. Haz clic en + Agregar descanso;
2. En la ventana Agregar descanso, selecciona el Tipo;
3. En Elegir Rango/Duración, selecciona Rango o Duración;
4. Activa Configurar como Automático;
5. Haz clic en Nuevo descanso.

La opción Configurar como Automático no está disponible para descansos Flexibles. Como estos descansos no forman parte obligatoriamente del Horario, sus registros deben realizarse de acuerdo con las necesidades del empleado.

Después de agregar la configuración, el descanso aparecerá en la columna correspondiente del Horario.

Repite el proceso en los demás días en los que deba aplicarse la misma pausa. Cuando esté disponible, utiliza el ícono de copia del Horario para replicar las configuraciones entre los días.

2.1. Configura un descanso automático con Rango

Selecciona Rango cuando el descanso deba ocurrir siempre en los horarios definidos.

Completa:

• Desde: horario de inicio del descanso;
• A: horario de finalización;
• Duración: calculada de acuerdo con los horarios informados.

Después, activa Configurar como Automático.

Ejemplo:

• Entrada planeada: 09:00;
• Descanso automático: 12:00 a 13:00;
• Salida planeada: 18:00.

En este escenario, el descanso se incluirá automáticamente de las 12:00 a las 13:00.

La opción Rango es recomendable cuando la pausa debe realizarse siempre a la misma hora, independientemente del horario en el que el empleado registró la Entrada.

2.2. Configura un descanso automático por Duración

Selecciona Duración cuando el inicio del descanso deba calcularse a partir de la Entrada del empleado.

Completa:

• Duración: cantidad de tiempo que tendrá el descanso;
• Iniciar después de: cantidad de horas que deben transcurrir desde el último registro de Entrada.

Después, activa Configurar como Automático.

Ejemplo:

• Duración del descanso: 60 minutos;
• Iniciar después de: 04:00;
• Entrada registrada: 09:00.

En este escenario, el descanso comenzará después de cuatro horas, a las 13:00, y tendrá una duración de 60 minutos.

Si la Entrada se registra a otra hora, el inicio del descanso se calculará con base en ese registro.

3. Guarda el Horario y define la fecha de aplicación

Después de configurar los descansos necesarios:

1. Revisa los horarios de todos los días;
2. Verifica que Configurar como Automático esté activado en los descansos deseados;
3. Guarda el Horario;
4. En la ventana Cambiar Horario, informa la fecha a partir de la cual deben aplicarse los cambios;
5. Haz clic en Confirmar.

Importante: al editar un Horario, seleccionar una fecha retroactiva no crea automáticamente los registros de descanso en los días que ya pasaron. Los descansos automáticos solo se generarán a partir de la fecha actual o de una fecha futura en la que la nueva configuración esté vigente.

Ejemplo:

• El Horario se editó el 14/07 para incluir un descanso automático;
• En la ventana Cambiar Horario, se seleccionó la fecha 01/07;
• Los descansos automáticos no se crearán en los registros entre el 01/07 y el 13/07;
• La configuración se aplicará a los días actuales y futuros.

Si es necesario corregir los descansos de días anteriores, estos registros deberán analizarse y ajustarse por separado.

4. ¿Cómo registra el empleado con un descanso automático?

Cuando el descanso automático está configurado, el empleado necesita registrar:

1. La Entrada, al inicio del trabajo;
2. La Salida, al final del trabajo;
3. Los descansos Flexibles, cuando ocurran.

El inicio y el fin del descanso se incluirán automáticamente de acuerdo con la configuración del Horario.

Ejemplo con Rango:

• 09:00 — Entrada registrada por el empleado;
• 12:00 — Inicio del descanso automático;
• 13:00 — Fin del descanso automático;
• 18:00 — Salida registrada por el empleado.

Ejemplo con Duración:

• 08:30 — Entrada registrada por el empleado;
• 12:30 — Inicio automático después de cuatro horas;
• 13:30 — Fin automático después de 60 minutos;
• 17:30 — Salida registrada por el empleado.

5. ¿Qué sucede cuando el empleado no registra la Entrada?

Sin un registro de Entrada, el sistema no tiene el parámetro necesario para crear el descanso automático.

En este caso, será necesario ajustar:

• La Entrada;
• El inicio del descanso;
• El regreso del descanso.

Los registros deberán agregarse o corregirse mediante los medios de ajuste disponibles para la empresa.

Importante: agregar únicamente la Entrada después de que el periodo ya pasó no crea retroactivamente los registros del descanso automático. También es necesario ajustar el inicio y el regreso del descanso.

6. ¿Por qué el descanso automático aparece como Pendiente?

Cuando existe una Entrada, pero la Salida todavía no fue registrada o aprobada, el periodo del descanso automático permanece con el estatus Pendiente.

Para corregirlo:

1. Registra la Salida del empleado;
2. Si el registro original no existe, agrega la Salida mediante un empleado con permiso para ajustar registros o envía una Solicitud de ajuste;
3. Espera la aprobación de la Salida, cuando corresponda;
4. Consulta nuevamente los registros del día.

En cuanto exista una Salida aprobada, el periodo del descanso automático será aprobado poco después. No es necesario aprobar manualmente los registros automáticos del descanso.

Ejemplo:

• El empleado registró la Entrada a las 09:00;
• El descanso automático está configurado de 12:00 a 13:00;
• La Salida no fue registrada;
• El periodo del descanso permanece Pendiente;
• Después de agregar y aprobar la Salida, el descanso automático también se aprueba.

Importante: el estatus Pendiente mientras el Horario todavía está abierto no significa necesariamente que exista un error en la configuración.

7. ¿Qué sucede si el empleado registra el descanso manualmente?

Si el empleado registra manualmente el inicio del descanso, este registro sustituirá el inicio que se habría creado automáticamente.

A partir de ese momento, el empleado también deberá registrar manualmente el regreso del descanso.

Ejemplo:

• El Horario tiene un descanso automático de 12:00 a 13:00;
• El empleado registra manualmente el inicio del descanso a las 12:10;
• El registro manual de las 12:10 sustituye el inicio automático;
• El empleado deberá registrar manualmente el regreso del descanso.

El sistema no finalizará automáticamente la pausa después de que el empleado inicie el descanso manualmente.

Importante: cuando el Horario utiliza un descanso automático, orienta a los empleados para que no registren manualmente el inicio de la pausa, excepto cuando necesiten sustituir el horario automático.

8. ¿Qué verificar cuando el descanso automático no aparece?

Verifica:

1. Si el empleado está asignado al Horario correcto;
2. Si el Horario está aplicado en la fecha analizada;
3. Si el descanso fue agregado al día correcto en el Horario;
4. Si Configurar como Automático está activado;
5. Si el descanso fue configurado como Rango o Duración, ya que la opción automática no está disponible para descansos Flexibles;
6. Si el empleado registró la Entrada;
7. Si la Salida fue registrada y aprobada;
8. Si hubo un registro manual de inicio de descanso;
9. Si la configuración fue guardada;
10. Si la fecha analizada es anterior a la edición del Horario.

Si no existe un registro de Entrada, será necesario ajustar la Entrada, el inicio del descanso y el regreso del descanso.

Si falta la Salida o está pendiente de aprobación, el periodo del descanso automático permanecerá Pendiente hasta que exista una Salida aprobada.

Si el empleado registró manualmente el inicio de la pausa, verifica si también realizó el registro manual de regreso.

Si el Horario fue modificado con una fecha retroactiva, los registros del descanso automático no se crearán en los días que ya pasaron.

Consejos o solución de problemas

• La opción Configurar como Automático no aparece: verifica si el descanso fue definido como Flexible. Los descansos flexibles no pueden configurarse como automáticos.
• El empleado no registró la Entrada: ajusta la Entrada, el inicio del descanso y el regreso del descanso, ya que no existe un parámetro para generar la pausa automáticamente.
• El descanso está Pendiente: verifica si existe una Salida registrada y aprobada.
• La Salida fue agregada mediante un ajuste: después de la aprobación de la Salida, el descanso automático será aprobado poco después, sin necesidad de aprobación manual.
• Solo apareció el inicio del descanso: confirma si el empleado inició la pausa manualmente. En ese caso, también necesita registrar el regreso.
• El descanso se creó en un horario diferente al esperado: verifica si fue configurado como Rango o Duración.
• El descanso por Duración cambió de horario: esta opción calcula el inicio con base en el último registro de Entrada.
• El descanso no aparece en un día específico: verifica si fue agregado específicamente a la fila de ese día en el Horario.
• El descanso no apareció en días anteriores al cambio: los descansos automáticos no se crean retroactivamente.
• Seleccioné una fecha retroactiva al guardar: esta opción no genera automáticamente los registros de descanso en los días que ya finalizaron.
• Necesito corregir descansos de días anteriores: analiza los registros de esos días y realiza los ajustes necesarios por separado.
• El empleado sigue viendo opciones de descanso en la aplicación: indícale que registre únicamente Entrada y Salida cuando deba utilizarse el descanso automático.
• La configuración fue modificada, pero no aparece en la fecha actual o futura: verifica la fecha seleccionada en la ventana Cambiar Horario y confirma que el cambio se haya guardado.

Mejores prácticas

• Utiliza Rango cuando todos deban realizar la pausa siempre a la misma hora.
• Utiliza Duración cuando la pausa deba comenzar después de un periodo determinado contado desde la Entrada.
• No utilices Flexible cuando el descanso deba formar parte obligatoriamente del Horario y generarse automáticamente.
• Orienta a los empleados sobre la diferencia entre registros automáticos y manuales.
• Revisa todos los días del Horario para confirmar que el descanso se haya agregado correctamente.
• Al editar un Horario, define cuidadosamente la fecha de aplicación de los cambios.
• Utiliza la fecha actual o una fecha futura cuando necesites que los descansos automáticos comiencen a generarse a partir del cambio.
• No utilices una fecha retroactiva esperando que el sistema cree registros automáticos en los días que ya pasaron.
• Antes de corregir un descanso Pendiente, verifica si existe una Salida aprobada.
• Evita crear ajustes manuales antes de confirmar si todavía falta la Salida.
• Cuando sea necesario corregir periodos anteriores, analiza los registros y realiza los ajustes por separado.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es un descanso automático?

Es una pausa cuyos horarios de inicio y fin se incluyen automáticamente de acuerdo con la configuración del Horario. El empleado solo necesita registrar la Entrada y la Salida.

2. ¿Descanso automático, descanso fijo y comida preasignada son lo mismo?

Estos términos pueden utilizarse para referirse a una pausa que se incluye automáticamente. En el Horario, la opción debe activarse en Configurar como Automático.

3. ¿Cuál es la diferencia entre Rango y Duración?

En Rango, el descanso ocurre en los horarios definidos en los campos Desde y A. En Duración, el descanso comienza después de la cantidad de horas configurada, considerando el último registro de Entrada.

4. ¿El horario del descanso por Duración cambia cuando el empleado entra tarde?

Sí. El inicio se calcula a partir del último registro de Entrada. Por ejemplo, si está configurado para comenzar después de cuatro horas, una Entrada a las 09:30 hará que el descanso comience a las 13:30.

5. ¿Puedo configurar un descanso Flexible como automático?

No. La opción Configurar como Automático no está disponible para descansos Flexibles, ya que no forman parte obligatoriamente del Horario.

6. ¿Qué sucede si el empleado no registra la Entrada?

El descanso automático no se creará porque no existe un registro de Entrada como parámetro. Será necesario ajustar la Entrada, el inicio del descanso y el regreso del descanso.

7. ¿Qué sucede si el empleado no registra la Salida?

El periodo del descanso automático permanecerá Pendiente hasta que se registre y apruebe una Salida.

8. Después de aprobar la Salida, ¿necesito aprobar manualmente el descanso automático?

No. Después de aprobar la Salida, el periodo del descanso automático será aprobado poco después, sin necesidad de una aprobación manual adicional.

9. ¿La Salida puede ser agregada por un administrador o mediante una Solicitud de ajuste?

La Salida puede ser agregada por un empleado con permiso para realizar ajustes o aprobada mediante una Solicitud de ajuste. Después de que sea aprobada, el descanso automático también será aprobado.

10. ¿El empleado necesita registrar el descanso?

No, cuando el descanso automático se utiliza de acuerdo con el Horario. El empleado solo necesita registrar la Entrada y la Salida.

11. ¿Qué sucede si el empleado registra el inicio del descanso?

El registro manual sustituye el inicio automático. En este caso, el empleado también debe registrar manualmente el regreso del descanso.

12. ¿El sistema crea automáticamente el regreso cuando el inicio fue manual?

No. Después de iniciar el descanso manualmente, el empleado también debe registrar el regreso.

13. ¿Puedo configurar horarios de descanso diferentes para cada día?

La configuración se realiza individualmente en las filas del Horario. De esta manera, cada día puede tener el descanso correspondiente a su programación.

14. ¿Puedo aplicar el descanso automático retroactivamente?

No para generar registros en días que ya pasaron. Aunque se seleccione una fecha retroactiva al guardar el Horario, los registros de descanso automático no se crearán automáticamente en esos días.

15. ¿Qué fecha debo seleccionar al editar un Horario con descanso automático?

Selecciona la fecha actual o una fecha futura a partir de la cual la nueva configuración deberá comenzar a generar los descansos automáticos.

16. Seleccioné una fecha anterior, pero los descansos no fueron creados. ¿Es un error?

No. Los registros automáticos no se generan retroactivamente para días que ya pasaron.

17. ¿Cómo corrijo los descansos de días anteriores al cambio?

Esos días deben analizarse y ajustarse por separado, ya que la edición del Horario no crea automáticamente registros retroactivos.

18. ¿Qué debo verificar cuando no se creó el descanso automático?

Verifica el Horario aplicado, la fecha de configuración, el día programado, el tipo de descanso, la activación de Configurar como Automático, los registros de Entrada y Salida y la existencia de registros manuales.