En algunas situaciones, un empleado puede necesitar trabajar y registrar su asistencia en un día fuera del horario planificado, como un sábado, domingo, día festivo o día libre programado.
Cuando un día no tiene horas de trabajo planificadas, los registros realizados no se muestran en Súper Registro y, como consecuencia, no se incluyen en los cálculos.
Existen dos formas de permitir estos registros:
- Utilizar Habilitar día directamente en Súper Registro para un empleado y una fecha específicos;
- Activar Permitir registros en días fuera del horario planificado en el Horario.
La mejor opción depende de la frecuencia con la que los empleados trabajan en días no planificados y de cuántos empleados deben verse afectados.
1. Entiende qué sucede en un día fuera del horario planificado
Cuando un empleado realiza registros en un día fuera del horario planificado y no se ha configurado ninguna autorización:
- Los registros no se muestran en Súper Registro;
- Las horas registradas no se calculan;
- Los valores de Horas Trabajadas, Horas Extras y Banco de Horas no se calculan para esos registros.
Para liberar los registros, utiliza Habilitar día directamente en Súper Registro o activa la opción correspondiente en el Horario.
2. ¿Cuándo debo utilizar Habilitar día en Súper Registro?
La acción Habilitar día se recomienda para situaciones aisladas u ocasionales en las que un empleado trabajó en una fecha específica fuera del horario planificado.
Esta opción puede utilizarse, por ejemplo, cuando:
- Un empleado trabajó excepcionalmente en un día libre programado;
- El trabajo ocurrió únicamente en una fecha;
- Solo algunos empleados trabajaron ese día;
- No es necesario permitir automáticamente todos los días fuera del horario planificado;
- La empresa no desea aplicar la configuración a todos los empleados asignados al Horario.
La excepción se aplica individualmente al empleado y a la fecha seleccionados.
3. Cómo utilizar Habilitar día en Súper Registro
Para liberar registros realizados en un día fuera del horario planificado:
- En la barra lateral, accede a Asistencia;
- Permanece en la pestaña Súper Registro;
- Selecciona al empleado;
- Selecciona un periodo que incluya la fecha en la que se realizaron los registros;
- Localiza el día fuera del horario planificado;
- Coloca el cursor sobre la fila de la fecha hasta que aparezca Habilitar día;
- Haz clic en Habilitar día;
- Espera a que los datos se actualicen;
- Confirma que ahora aparezca Excepción en la columna Horario;
- Revisa los registros y los cálculos mostrados para el día.
Después de que los datos se actualicen, los registros que antes estaban ocultos se muestran y se incluyen en los cálculos de Súper Registro.
Ejemplo:
- El empleado registró una Entrada a las 10:00 y una Salida a las 22:00 en un día fuera del horario planificado;
- Antes de habilitar el día, los registros no se muestran y las horas no se calculan;
- Después de hacer clic en Habilitar día, los registros se vuelven visibles;
- Las Horas Trabajadas y los resultados correspondientes de Horas Extras o Banco de Horas se recalculan de acuerdo con las reglas aplicadas al empleado.
Importante: revisa los valores después de habilitar el día. Como la fecha originalmente no tenía horas de trabajo planificadas, la clasificación de las horas depende de la configuración de la Política de pago del empleado.
4. Cómo eliminar una Excepción agregada en Súper Registro
Cuando la fecha ya no deba estar habilitada:
- Localiza el día en Súper Registro;
- En la columna Horario, localiza Excepción;
- Haz clic en la X junto a Excepción;
- Espera a que la pantalla se actualice;
- Revisa nuevamente los datos del día.
Después de eliminar la Excepción, los registros realizados ese día fuera del horario planificado dejan de mostrarse y de incluirse en los cálculos de Súper Registro.
Importante: elimina la Excepción únicamente cuando los registros de ese día no deban considerarse.
5. ¿Cuándo debo activar la opción en el Horario?
La opción Permitir registros en días fuera del horario planificado se recomienda cuando los empleados trabajan con frecuencia en días no planificados.
Cuando está activada:
- Se permiten los registros realizados en días fuera del horario planificado;
- Los registros se muestran y se incluyen en los cálculos;
- No es necesario utilizar Habilitar día manualmente para cada fecha;
- La configuración se aplica a todos los empleados asignados a ese Horario.
Esta opción puede utilizarse para empleados que trabajan con frecuencia en guardias, cubren a otros empleados o realizan trabajo adicional en días sin horas planificadas.
Importante: esta configuración se aplica por Horario. No afecta únicamente a un empleado o a una fecha específica.
6. Cómo activar la opción en el Horario
Para permitir registros frecuentes en días fuera del horario planificado:
- En la barra lateral, accede a Horarios;
- Abre el Horario deseado;
- Permanece en la pestaña Detalles;
- Localiza Permitir registros en días fuera del horario planificado;
- Marca la casilla;
- Guarda los cambios;
- Al editar un Horario existente, confirma la fecha a partir de la cual debe aplicarse el cambio.
Después de activar la opción, los registros realizados en días fuera del horario planificado estarán permitidos para todos los empleados asignados a ese Horario.
7. ¿Qué opción debo utilizar?
Utiliza Habilitar día directamente en Súper Registro cuando:
- La situación ocurre una sola vez o con poca frecuencia;
- Se necesita autorización para una fecha específica;
- Solo uno o algunos empleados necesitan que se liberen sus registros;
- La empresa desea revisar cada caso antes de permitirlo.
Activa Permitir registros en días fuera del horario planificado cuando:
- Los empleados trabajan con frecuencia en días adicionales;
- La empresa no desea habilitar cada fecha manualmente;
- La autorización puede aplicarse a todos los empleados asignados al Horario;
- Trabajar en días fuera del horario planificado forma parte de la rutina de los empleados.
Ejemplo:
- Un empleado trabajó excepcionalmente un solo sábado: utiliza Habilitar día en Súper Registro;
- Todos los empleados asignados a un Horario trabajan con frecuencia en días no planificados: considera activar Permitir registros en días fuera del horario planificado.
Otras observaciones
- Una Excepción agregada en Súper Registro se aplica únicamente al empleado y a la fecha seleccionados.
- La configuración activada en el Horario afecta a todos los empleados asignados a él.
- El día puede habilitarse después de que los registros ya hayan sido realizados.
- Cuando el día se habilita, la plataforma actualiza los registros y los cálculos.
- La distribución de las horas entre Horas Extras y Banco de Horas depende de la Política de pago del empleado.
- La Excepción puede eliminarse utilizando la X que aparece junto a Excepción.
- Al eliminar la Excepción, los registros del día fuera del horario planificado dejan de mostrarse y calcularse.
- Habilitar un día no planificado no sustituye la necesidad de revisar los registros antes de cerrar el periodo.
Consejos y solución de problemas
- Los registros no aparecen en Súper Registro: coloca el cursor sobre la fila de la fecha y haz clic en Habilitar día.
- Habilitar día no aparece: confirma que la fecha esté fuera del horario planificado.
- La situación ocurrió una sola vez: habilita el día directamente en Súper Registro.
- Estas situaciones ocurren con frecuencia: considera activar Permitir registros en días fuera del horario planificado.
- No quiero liberar registros para todos los empleados asignados al Horario: utiliza Habilitar día para el empleado y la fecha específicos.
- El día fue habilitado, pero los resultados parecen incorrectos: revisa la Política de pago del empleado y cómo se tratan las horas de días no planificados.
- Habilité el día por error: haz clic en la X junto a Excepción.
- Los registros desaparecieron después de eliminar la Excepción: este es el comportamiento esperado para registros de un día fuera del horario planificado sin autorización.
- La opción fue activada en el Horario incorrecto: confirma qué Horario estaba asignado al empleado en la fecha analizada.
Mejores prácticas
- Utiliza Habilitar día en Súper Registro para situaciones ocasionales.
- Antes de activar la configuración general del Horario, confirma que deba aplicarse a todos los empleados asignados.
- Revisa los cálculos inmediatamente después de habilitar un día.
- Verifica cómo la Política de pago trata las horas trabajadas en días fuera del horario planificado.
- Evita activar la configuración del Horario cuando solo algunos empleados trabajan en días adicionales.
- Elimina una Excepción únicamente después de confirmar que los registros no deben considerarse.
- Revisa regularmente los registros de días no planificados antes de cerrar el periodo.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué los registros de un día fuera del horario planificado no aparecen en Súper Registro?
Porque el día no tiene un Horario planificado ni una autorización para considerar los registros. Utiliza Habilitar día en Súper Registro o activa Permitir registros en días fuera del horario planificado.
- ¿Cómo libero los registros de un solo empleado y una sola fecha?
Accede a Súper Registro, localiza la fecha y haz clic en Habilitar día.
- ¿Qué sucede después de habilitar el día?
Excepción aparece en la columna Horario, los registros se vuelven visibles y los cálculos del día se actualizan.
- ¿Puedo habilitar un día después de que los registros ya hayan sido realizados?
Sí. Puedes utilizar Habilitar día directamente en la fecha para liberar registros que ya fueron realizados.
- ¿Cuál es la diferencia entre habilitar un día y permitir registros en el Horario?
Habilitar día se aplica manualmente a un empleado y una fecha específicos. La configuración del Horario se aplica a todos los empleados asignados a él en días fuera del horario planificado.
- ¿Cuándo debo utilizar Habilitar día?
Utilízalo cuando el trabajo en un día no planificado sea ocasional o cuando solo algunos empleados necesiten que se liberen sus registros.
- ¿Cuándo debo activar Permitir registros en días fuera del horario planificado?
Actívalo cuando los empleados trabajen con frecuencia en días no planificados y la configuración pueda aplicarse a todos los empleados asignados al Horario.
- ¿Activar la opción del Horario se aplica únicamente a un empleado?
No. La configuración se aplica a todos los empleados asignados al Horario.
- ¿Cómo elimino una Excepción?
En la columna Horario, haz clic en la X junto a Excepción y espera a que la pantalla se actualice.
- ¿Qué sucede con los registros después de eliminar la Excepción?
Como la fecha continúa fuera del horario planificado, los registros dejan de mostrarse y de incluirse en los cálculos de Súper Registro.
- ¿Cómo se calculan las horas después de habilitar el día?
Los registros se procesan de acuerdo con las reglas aplicadas al empleado. La distribución entre Horas Extras y Banco de Horas depende de la Política de pago del empleado.
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