¿Cómo interpretar las columnas de los reportes Resumen y Reporte de nómina?

Los reportes de Resumen y Reporte de nómina presentan información relacionada con la asistencia, pero tienen finalidades diferentes:

• El Resumen consolida los resultados del periodo en una línea por empleado;
• El Reporte de nómina muestra la información diaria de un solo empleado, con una línea para cada fecha;
• Algunas columnas pueden variar según las configuraciones de la Política de pago y las opciones seleccionadas durante la generación del reporte.

El Resumen facilita la identificación de empleados con ausencias, entradas tardías, Horas Extras, Banco de Horas u otros resultados que necesitan atención. El Reporte de nómina permite investigar en qué días se generaron estos valores.

1. ¿Cuál es la diferencia entre el Resumen y el Reporte de nómina?

El reporte de Resumen está indicado para un análisis general de varios empleados. Cada línea representa a una persona y reúne los totales del periodo seleccionado.

Permite identificar rápidamente:

• Cuántos días trabajó el empleado;
• Cuántos días de ausencia tiene;
• Cuántas horas estaban planificadas;
• Cuántas horas fueron trabajadas;
• El total de entradas tardías y salidas tempranas;
• Las Horas Extras;
• El Banco de Horas acumulado;
• Las Horas Perdidas.

El Reporte de nómina está indicado para un análisis detallado. Presenta una línea por cada día del periodo, mostrando:

• El Horario aplicado;
• La Política de pago;
• Los registros de Entrada, descansos y Salida;
• Las Horas Planeadas y Trabajadas;
• Los resultados diarios de Horas Extras y Banco de Horas;
• Ausencias, días festivos y ajustes.

Al final del Reporte de nómina se muestran los totales del periodo.

2. DÍAS DE AUSENCIA en el Resumen representa días de ausencia

En el reporte de Resumen, el indicador aparece como DÍAS DE AUSENCIA. Representa la cantidad de días clasificados como ausencia durante el periodo.

Esta columna no representa la suma de todas las solicitudes de Ausencia y Vacaciones, como incapacidades, vacaciones u otras justificaciones.

Por ejemplo, si el Resumen muestra el valor 4 en DÍAS DE AUSENCIA, significa que el empleado tiene cuatro días identificados como ausencia en el Reporte de nómina.

Importante: una ausencia aprobada puede justificar el día y no contabilizarse de la misma manera en este indicador. Por eso, no utilices DÍAS DE AUSENCIA para contar todas las solicitudes del empleado.

3. Columnas de identificación y asistencia del Resumen

• NOMBRE: identifica al empleado;
• Nombre del Horario: muestra el Horario asignado al empleado durante el periodo, cuando se incluye en el reporte;
• DÍAS TRABAJADOS: cantidad de días en los que se contabilizó trabajo;
• DÍAS DE AUSENCIA: cantidad de días clasificados como ausencia.

Las columnas DÍAS TRABAJADOS y DÍAS DE AUSENCIA muestran cantidades de días, no duraciones en horas.

4. Columnas de Turno nocturno y rangos de cálculo del Resumen

El reporte puede mostrar columnas como:

• TURNO NOCTURNO 20%: total de horas clasificadas en el rango nocturno del 20%;
• 50% L-S;
• 100% D, FEST;
• 50% TODOS LOS DÍAS;
• OT1;
• OT2;
• 50% L-V;
• 100% D, S, FEST.

Las combinaciones de porcentajes y días pueden variar entre empresas. El reporte también puede mostrar más de una columna con porcentajes similares cuando existen diferentes categorías o fases configuradas.

5. Columnas de Horas Planeadas y Trabajadas del Resumen

• HORAS PLANEADAS: suma de las horas previstas por los Horarios durante el periodo;
• HORAS TRABAJADAS: suma de las horas efectivamente trabajadas, calculadas a partir de los registros válidos y clasificados.

No confundas:

• DÍAS TRABAJADOS representa una cantidad de días;
• HORAS TRABAJADAS representa una duración.

6. Columnas de entradas tardías del Resumen

En el PDF en español, algunas nomenclaturas permanecen en inglés. Para mantener exactamente los nombres mostrados en el reporte:

• TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS: duración acumulada de las entradas tardías durante el periodo;
• TOTAL LATE ARRIVALS: cantidad de ocurrencias de entrada tardía;
• LATE ARRIVALS WITHOUT BREAKS: resultado de entradas tardías sin considerar eventos relacionados con los descansos.

Ejemplo: el empleado puede tener 02:00 en TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS y 3 en TOTAL LATE ARRIVALS. Esto significa que hubo tres ocurrencias que, sumadas, dieron como resultado dos horas.

7. Columnas de Turnos cruzados y salidas tempranas del Resumen

Manteniendo las nomenclaturas que aparecen en el PDF:

• TOTAL CROSS SHIFTS INTERVAL DIFF HOURS: total relacionado con el descanso insuficiente entre el final de un Horario y el inicio del siguiente;
• TOTAL DE SALIDAS TEMPRANAS: duración acumulada de las salidas tempranas;
• TOTAL EARLY LEAVES: cantidad de ocurrencias;
• EARLY LEAVES WITHOUT BREAKS: resultado de salidas tempranas sin considerar eventos relacionados con los descansos.

8. Columnas de Horas Extras y Banco de Horas del Resumen

• TOTAL DE HORAS EXTRAS: total clasificado como Horas Extras durante el periodo;
• BANCO DE HORAS ACUMULADO: saldo acumulado dentro del periodo de Banco de Horas configurado en la Política de pago;
• TOTAL DE MINUTOS VENCIDOS PROYECTADOS: cantidad de minutos con vencimiento proyectado;
• TOTAL DE HORAS PERDIDAS: total de horas no cumplidas con relación al Horario, después de aplicar las reglas.

El BANCO DE HORAS ACUMULADO no considera únicamente las fechas elegidas al generar el reporte. Muestra el saldo dentro del periodo de Banco de Horas configurado para el empleado.

9. Columnas de descanso y Guardia del Resumen

El PDF utiliza las siguientes nomenclaturas:

• TOTAL DE HORAS DE DESCANSO: total de horas de descanso contabilizadas;
• TOTAL DE HORAS DE GUARDIA: total de horas clasificadas como Guardia;
• TOTAL DE HORAS DE GUARDIA ACTIVADAS: tiempo trabajado durante una activación de Guardia;
• TOTAL ON CALL REDUCING ACTIVATED HOURS: periodo de Guardia sin las horas activadas, según la configuración aplicada;
• DÉBITO TOTAL: total de horas clasificadas como débito;
• TOTAL UNUSED BREAK HOURS: horas relacionadas con descansos no utilizados.

10. Información de identificación del Reporte de nómina

Al inicio del Reporte de nómina pueden mostrarse datos como:

• Nombre del empleado;
• Matrícula;
• Puesto;
• Departamento;
• Supervisor;
• Fecha de contratación;
• Horario;
• Periodo del reporte.

Estas informaciones ayudan a confirmar que el reporte se haya generado para el empleado, Horario y periodo correctos.

11. Columnas de registros y planificación del Reporte de nómina

El PDF utiliza las siguientes nomenclaturas:

• FECHA: día de la semana y fecha analizada;
• Horario: Horario aplicado en la fecha, cuando se muestra;
• Política de pago: Política de pago utilizada en los cálculos, cuando se muestra;
• ENTRADA 1: primer registro clasificado como Entrada;
• INICIO DESCANSO 1: inicio del descanso;
• FIN DESCANSO 1: fin del descanso;
• Flexible 1: registros relacionados con un descanso flexible, cuando esta posición existe;
• SALIDA 1: registro clasificado como Salida;
• HORAS PLANEADAS: cantidad de horas planificadas para el día;
• HORAS TRABAJADAS: cantidad de horas trabajadas y válidas durante el día.

Cuando haya más posiciones configuradas, pueden mostrarse otras columnas numeradas.

Los campos de registros pueden mostrar:

• Un solo horario, como una Entrada o Salida;
• Horarios separados de inicio y fin de descanso;
• Un guion cuando no existe un registro válido y clasificado en esa posición.

12. Columnas de descanso, Turno nocturno e irregularidades

• HORAS DE DESCANSO: duración total de los descansos del día;
• Flexible: duración total de los descansos flexibles, cuando corresponda;
• TURNO NOCTURNO 20%: horas clasificadas en el rango nocturno;
• TOTAL DE HORAS DE ENTRADA TARDE: tiempo de entrada tardía calculado para la fecha;
• TOTAL DE HORAS DE SALIDA TEMPRANA: tiempo entre la Salida realizada y la Salida planificada.

Una fecha puede tener Horas Trabajadas y, al mismo tiempo, presentar entrada tardía o salida temprana. Los resultados se calculan por separado con base en los horarios planificados y registrados.

13. Columnas de Horas Extras, Banco de Horas y descanso no utilizado

Las columnas pueden variar según los rangos configurados en la Política de pago.

El PDF utiliza las siguientes nomenclaturas:

• EH 50% L-S: Horas Extras clasificadas en el rango de 50%;
• EH 100% D, FEST: Horas Extras clasificadas en el rango de 100%;
• EH 50% L-V;
• EH 100% D, S, FEST;
• HORAS EXTRAS: total o categoría general de Horas Extras del día;
• HB 50% L-S: horas destinadas al Banco de Horas en el rango de 50%;
• HB 100% D, FEST: horas destinadas al Banco de Horas en el rango de 100%;
• HB 50% L-V;
• HB 100% D, S, FEST;
• UB 50% L-S: horas de descanso no utilizado clasificadas en el rango de 50%;
• UB 100% D, FEST: horas de descanso no utilizado clasificadas en el rango de 100%;
• UB 50% L-V;
• UB 100% D, S, FEST;
• BANCO DE HORAS: resultado del Banco de Horas generado en esa fecha;
• HORAS PERDUDAS: horas no cumplidas con relación a lo planificado;
• HORAS ACUMULADAS EN EL BANCO DE HORAS: saldo del Banco de Horas después del resultado de esa fecha.

Aunque el reporte utiliza la sigla UB, este bloque corresponde al periodo de descanso previsto que no fue utilizado por el empleado y recibió el tratamiento configurado en la Política de pago.

Ejemplo: si el empleado debía realizar una hora de descanso, pero utilizó solamente 30 minutos, el periodo restante puede aparecer en las columnas UB de acuerdo con las reglas y rangos configurados.

14. Columnas de vencimiento, Turnos cruzados y ocurrencias

Manteniendo exactamente las nomenclaturas del PDF en español:

• MINUTOS VENCIDOS PROYECTADOS: minutos del Banco de Horas con vencimiento futuro proyectado;
• FECHA DE VENCIMIENTO PROYECTADA: fecha prevista para ese vencimiento;
• HORAS DE DIFERENÇA DE INTERVALO DE TURNOS CRUZADOS: resultado relacionado con el descanso entre Horarios;
• VACACIONES: identifica la ocurrencia mostrada en esta columna del reporte;
• OBSERVACIÓN: observaciones relacionadas con el día.

Nota: el PDF en español muestra literalmente DIFERENÇA en esta columna. La nomenclatura se mantiene aquí tal como aparece en el reporte.

También pueden mostrarse ocurrencias como:

• Día perdido;
• Incapacidad;
• Otros tipos de ausencia o justificaciones aplicados a la fecha.

Analiza estas informaciones junto con el Horario, las Horas Planeadas y los registros del día.

15. Columnas de Guardia, débito y ajustes

El PDF en español muestra:

• HORAS DE GUARDIA: horas en las que el empleado permaneció de Guardia;
• HORAS DE GUARDIA ACTIVADAS: horas trabajadas durante una activación;
• ON CALL REDUCING ACTIVATED HOURS: horas de Guardia sin actividad, según la regla aplicada;
• DÉBITO: total de horas clasificadas como débito;
• UNUSED BREAK HOURS: tiempo de descanso no utilizado;
• AJUSTES: valor de los ajustes aplicados en la fecha;
• RAZÓN: justificación informada para el ajuste.

Nota: algunas columnas del PDF en español permanecen en inglés. Los nombres anteriores se mantienen exactamente como aparecen en el reporte.

16. ¿Por qué los valores pueden parecer diferentes entre los reportes?

Los resultados pueden parecer diferentes porque los reportes muestran unidades y niveles de detalle distintos.

Por ejemplo:

• DÍAS TRABAJADOS, en el Resumen, representa una cantidad de días;
• HORAS TRABAJADAS, en el Resumen y el Reporte de nómina, representa una duración;
• DÍAS DE AUSENCIA, en el Resumen, representa la cantidad de días de ausencia;
• En el Reporte de nómina, cada ausencia aparece en la fecha correspondiente;
• TOTAL LATE ARRIVALS representa una cantidad de ocurrencias;
• TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS representa la duración acumulada;
• BANCO DE HORAS muestra el resultado diario;
• HORAS ACUMULADAS EN EL BANCO DE HORAS muestra el saldo acumulado del periodo configurado;
• UB muestra horas de descanso no utilizado clasificadas según las reglas de la empresa.

Para investigar un total del Resumen, consulta el Reporte de nómina del mismo empleado y periodo para identificar en qué fechas se generó el resultado.

Consejos y solución de problemas

• El Resumen muestra DÍAS DE AUSENCIA, pero no encuentro una columna equivalente en la plataforma: revisa los resultados de ausencias o días perdidos. Esta columna representa una cantidad de días y no todas las solicitudes.
• El empleado tiene solicitudes de ausencia, pero DÍAS DE AUSENCIA está en cero: esta columna no contabiliza necesariamente todas las solicitudes aprobadas.
• DÍAS TRABAJADOS es diferente de HORAS TRABAJADAS: un campo cuenta días y el otro muestra una duración.
• El total de entradas tardías parece diferente de la cantidad: revisa por separado TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS y TOTAL LATE ARRIVALS.
• Necesito saber en qué días se generó un total: consulta el Reporte de nómina del mismo periodo.
• Los rangos de 50% o 100% no son iguales para todos: dependen de la Política de pago aplicada.
• Existen valores en las columnas UB: revisa cuánto tiempo de descanso estaba planificado y cuánto fue utilizado realmente.
• UB aparece en rangos diferentes: el periodo de descanso no utilizado se distribuyó según las reglas configuradas en la Política de pago.
• BANCO DE HORAS ACUMULADO no coincide con la suma del periodo filtrado: considera el periodo de Banco de Horas configurado para el empleado.
• Una columna no aparece: revisa las opciones seleccionadas durante la generación y las configuraciones utilizadas por la empresa.
• El Reporte de nómina muestra un guion en lugar de un horario: no existe un registro válido y clasificado en esa posición.
• El reporte muestra Día perdido aunque no haya registros: verifica si existía un Horario y Horas Planeadas para la fecha.

Mejores prácticas

• Utiliza el Resumen para localizar empleados con resultados que necesitan atención;
• Utiliza el Reporte de nómina para investigar las fechas que generaron cada total;
• Compara siempre la cantidad de ocurrencias con su duración;
• Confirma el Horario y la Política de pago antes de analizar los cálculos;
• No interpretes DÍAS DE AUSENCIA como la suma de todas las solicitudes de ausencia;
• Revisa los registros válidos y clasificados cuando las Horas Trabajadas sean diferentes de lo esperado;
• Compara el descanso planificado con el realizado al analizar valores de UB;
• Revisa los rangos de Horas Extras, Banco de Horas y descanso no utilizado configurados para el empleado;
• Genera ambos reportes para el mismo periodo cuando necesites comparar resultados;
• Utiliza la fila de totales del Reporte de nómina para compararla con el Resumen.

Preguntas frecuentes

1. ¿DÍAS DE AUSENCIA cuenta todas las solicitudes de ausencia?

No. Representa la cantidad de días considerados como ausencia en el Resumen. Las solicitudes aprobadas o las ausencias justificadas pueden recibir otro tratamiento.

2. ¿Cuál es la diferencia entre DÍAS TRABAJADOS y HORAS TRABAJADAS?

DÍAS TRABAJADOS representa la cantidad de días trabajados. HORAS TRABAJADAS representa la duración total.

3. ¿Cuál es la diferencia entre TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS y TOTAL LATE ARRIVALS?

TOTAL DE ENTRADAS TARDÍAS muestra la duración acumulada. TOTAL LATE ARRIVALS muestra la cantidad de ocurrencias.

4. ¿Cómo puedo saber qué fechas generaron una información del Resumen?

Consulta el Reporte de nómina del mismo empleado y periodo. Este muestra los resultados separados por día.

5. ¿Por qué algunas columnas de 50% y 100% aparecen más de una vez?

Las columnas se generan según los rangos y categorías configurados en la Política de pago, como Horas Extras, Banco de Horas y descanso no utilizado.

6. ¿Qué significa UB?

En estos reportes, UB corresponde al tiempo de descanso previsto que no fue utilizado por el empleado y recibió el tratamiento configurado en la Política de pago.

7. ¿Por qué existen columnas UB con porcentajes diferentes?

Porque las horas de descanso no utilizado pueden distribuirse en diferentes rangos, como 50% o 100%, según los días y las reglas configuradas por la empresa.

8. ¿BANCO DE HORAS y HORAS ACUMULADAS EN EL BANCO DE HORAS son la misma información?

No. BANCO DE HORAS es el resultado generado en la fecha. HORAS ACUMULADAS EN EL BANCO DE HORAS es el saldo dentro del periodo configurado.

9. ¿Por qué BANCO DE HORAS ACUMULADO no corresponde únicamente a las fechas del reporte?

Porque considera el periodo de Banco de Horas configurado en la Política de pago del empleado, que puede ser diferente del intervalo seleccionado.

10. ¿Por qué el Reporte de nómina muestra un guion en lugar de un horario?

Porque no existe un registro válido y clasificado en esa posición.

11. ¿Todas las empresas tienen exactamente las mismas columnas?

No. Algunas columnas dependen de las opciones seleccionadas al generar el reporte y de las reglas configuradas para la empresa.