¿Qué reporte o herramienta utilizar para cada tipo de análisis de Asistencia?

Oitchau cuenta con diferentes reportes y herramientas para consultar, validar y corregir información de Asistencia. La mejor opción depende principalmente del objetivo del análisis: investigar a un empleado, revisar a varios empleados al mismo tiempo, corregir fichajes o dar seguimiento a indicadores a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, Resumen ayuda a identificar rápidamente empleados con Horas Extras, Banco de Horas, horas faltantes o ausencias, mientras que el Informe de nómina permite investigar los días específicos en los que se generaron esos resultados. Super Punch es más adecuado cuando, además de identificar el problema, necesitas corregir u organizar los fichajes.

¿Qué herramienta utilizar en cada situación?

El módulo Informes incluye opciones como Informe de fichajes, Informe de nómina, Resumen, Horas Extras, Banco de Horas, Firma digital, Llegada con retraso y Downloads center, cada una destinada a un tipo diferente de análisis. 

¿Cuándo utilizar el Informe de nómina?

Utiliza el Informe de nómina cuando necesites comprender detalladamente cómo se generó el resultado de un empleado.

El informe presenta una vista diaria que permite analizar información como:

• Fichajes de Entrada, descanso y Salida;
• Horario y Política de pago aplicados;
• Horas planificadas y trabajadas;
• Horas Extras;
• Resultados diarios y acumulados del Banco de Horas;
• Horas faltantes;
• Turno nocturno;
• Retrasos y Salidas anticipadas;
• Ausencias, días festivos y ajustes.

Por eso, es especialmente útil cuando un total llama tu atención en otro reporte y necesitas identificar en qué días se generó ese valor. El Resumen consolida los resultados por empleado, mientras que el Informe de nómina permite revisar el detalle diario.

Ejemplo: el Resumen muestra que Juan tiene 08:00 de Horas Extras. Para identificar qué días generaron esas horas, abre el Informe de nómina de Juan para el mismo periodo.

El Informe de nómina también es recomendable cuando necesitas generar el documento final para los empleados o descargar reportes de varias personas.

Consulta también: Informe de nómina. ¿Qué reporte es este?
Consulta también: ¿Cómo interpretar las columnas de los reportes Resumen y Reporte de nómina?

¿Cuándo utilizar Resumen?

Utiliza Resumen cuando necesites realizar un análisis consolidado de varios empleados.

Mientras que el Informe de nómina muestra los detalles de cada día, Resumen consolida los totales del periodo por empleado. Esto facilita identificar rápidamente personas o grupos con resultados que requieren atención, como:

• Horas trabajadas;
• Horas planificadas;
• Horas Extras;
• Banco de Horas;
• Horas faltantes;
• Ausencias;
• Retrasos;
• Salidas anticipadas;
• Turno nocturno.

Por lo tanto, Resumen es un buen punto de partida para análisis en lote. Después de identificar un resultado fuera de lo esperado, utiliza el Informe de nómina para investigar los días que generaron ese valor.

Ejemplo: necesitas revisar a 80 empleados antes del cierre. En Resumen, identifica quién tiene Banco de Horas negativo, horas faltantes u Horas Extras por encima de lo esperado. Después, abre únicamente el Informe de nómina de las personas que requieren un análisis detallado.

También puedes utilizar Descargar período personalizado cuando el análisis no deba limitarse al periodo de cierre.

Si tu empresa no tiene acceso a Analytics, Resumen con un periodo personalizado es una alternativa para extraer y trabajar con datos consolidados de los Informes, aunque no ofrece las mismas visualizaciones y herramientas analíticas de los dashboards.

Consulta también: Resumen: ¿qué informe es este?

¿Cuándo utilizar el Informe de fichajes?

Utiliza el Informe de fichajes cuando necesites consultar el historial de los registros realizados, incluidos los fichajes que posteriormente fueron ajustados.

A diferencia del Informe de nómina, su principal objetivo es mostrar los registros de Asistencia realizados y no representar el resultado final calculado de cada día.

Por eso:

• Para consultar qué se consideró finalmente en el cálculo, utiliza el Informe de nómina;
• Para investigar el historial de fichajes realizados, utiliza el Informe de fichajes.

Esta diferencia es especialmente importante en auditorías. Si necesitas presentar el resultado final calculado del periodo, utiliza el Informe de nómina. Si necesitas investigar el historial de registros y ajustes, consulta también el Informe de fichajes.

¿Cuándo utilizar Super Punch?

Utiliza Super Punch cuando no necesites únicamente consultar un resultado, sino también actuar sobre los fichajes.

Super Punch centraliza la gestión de registros y permite identificar y tratar situaciones como:

• Fichajes Pendientes;
• Fichajes Inválidos;
• Fichajes faltantes;
• Registros que requieren revisión;
• Solicitudes de ausencia;
• Registros que necesitan aprobación o corrección.

Según los permisos del usuario, también permite realizar acciones de gestión sobre los fichajes antes del cierre.

Ejemplo: si el Informe de nómina muestra un resultado incorrecto porque existe un fichaje Pendiente o Inválido, utiliza Super Punch para corregir la situación y después genera nuevamente el informe.

Importante: los Informes son recomendados para consulta y validación. Cuando necesites corregir u organizar fichajes, utiliza Super Punch.

Consulta también: Super Punch: gestión y cierre de fichajes en una sola pantalla — qué es y cómo usarlo

¿Cuándo utilizar Super Punch para analizar Grupos?

Antes de abrir empleado por empleado, utiliza la vista de Grupos de Super Punch para identificar dónde se concentran las principales irregularidades.

Esta vista consolida indicadores como:

• Fichajes Pendientes;
• Fichajes Inválidos;
• Progreso de las horas trabajadas en comparación con las planificadas;
• Días faltantes;
• Horas Extras;
• Banco de Horas.

De esta manera, puedes identificar primero los Equipos o grupos que necesitan atención y después abrir únicamente a los empleados que requieren correcciones.

Ejemplo: antes del cierre, un gestor tiene 200 empleados. En lugar de abrir a cada persona, puede utilizar la vista de Grupos para identificar qué Equipos tienen más fichajes Pendientes o Inválidos y priorizar esos grupos.

Una rutina eficiente es:

1. Abrir la vista de Grupos;
2. Identificar los Equipos con más irregularidades;
3. Abrir a los empleados que requieren atención;
4. Corregir los registros en Super Punch;
5. Validar nuevamente los resultados en Informes.

Consulta también: Super Punch: cómo analizar Grupos

¿Cuándo utilizar Analytics?

Utiliza Analytics cuando necesites realizar un análisis más amplio, comparar información o transformar los datos de Asistencia en indicadores gerenciales.

Los dashboards permiten trabajar con temas como absentismo, Horas Extras, Banco de Horas, días faltantes, irregularidades y otros indicadores, además de aplicar filtros y utilizar tarjetas, gráficos y tablas para realizar comparaciones y detectar tendencias.

Analytics es especialmente recomendable para situaciones como:

• Consultar el Banco de Horas de varios empleados a lo largo de varios días;
• Analizar Horas Extras por día, periodo, Equipo o Departamento;
• Identificar días o grupos con mayor cantidad de ausencias;
• Dar seguimiento al absentismo;
• Comparar áreas de la empresa;
• Identificar tendencias a lo largo del tiempo;
• Crear análisis gerenciales más robustos.

Ejemplo: si únicamente necesitas conocer el total de Horas Extras de cada empleado durante el mes, Resumen puede ser suficiente. Si necesitas comparar la evolución de las Horas Extras por día, Equipo o periodo y transformar esa información en un análisis gerencial, utiliza Analytics.

Importante: Analytics puede estar disponible como una funcionalidad adicional según el plan contratado por la empresa. Si no tienes acceso, utiliza Resumen y, cuando sea necesario, Descargar período personalizado para obtener los datos consolidados disponibles en Informes.

Consulta también: Paneles de Analytics: cómo funcionan

¿Cuándo utilizar el informe de Banco de Horas?

Utiliza Banco de Horas cuando el objetivo principal sea analizar específicamente el saldo del banco de los empleados.

El informe muestra el saldo acumulado de horas positivas o negativas y sus fases y permite a los usuarios autorizados realizar ajustes de crédito o débito mediante Ajustar Banco.

Es recomendable cuando la pregunta principal sea, por ejemplo:

• ¿Cuál es el saldo actual de cada empleado?
• ¿Quién tiene saldo positivo o negativo?
• ¿Cómo están distribuidas las horas entre las fases?
• ¿Es necesario realizar un ajuste en el Banco de Horas?

Si necesitas entender en qué días se generó un determinado saldo, complementa el análisis con el Informe de nómina.

Consulta también: Banco de Horas: configuraciones y informes

¿Cuándo utilizar el informe de Horas Extras?

Utiliza Horas Extras cuando necesites analizar específicamente las horas trabajadas por encima del Horario y cómo se distribuyeron de acuerdo con las reglas configuradas.

El informe muestra saldos de Horas Extras, fases de cálculo, descuentos y Horas Extras fijas.

Es una buena opción cuando el análisis está enfocado exclusivamente en Horas Extras. Si también necesitas comparar Horas Extras con Banco de Horas, horas faltantes, horas trabajadas y otros resultados en una misma vista, Resumen puede ser más adecuado.

Consulta también: Horas extras: ¿qué informe es?

¿Cuándo utilizar el Downloads center?

El Downloads center incluye reportes orientados principalmente a validaciones en lote antes del cierre o del envío de información a Nómina.

El Reporte de inconsistencias es recomendable cuando necesitas identificar automáticamente situaciones que requieren revisión, como:

• Horas trabajadas por encima del límite;
• Horas Extras por encima del límite;
• Fichajes Pendientes;
• Fichajes Inválidos;
• Fichajes impares;
• Horas faltantes;
• Ausencias;
• Horarios planificados sin fichajes;
• Irregularidades de descansos e interjornada.

El archivo organiza los eventos por empleado y por día, facilitando una revisión a gran escala. El Reporte de validación, por su parte, permite revisar los eventos consolidados que se utilizarán en Nómina según el formato configurado.

Consulta también: Cómo utilizar el nuevo Downloads center: Reportes de Irregularidades y Validación

Flujo recomendado para el cierre de Asistencia

Las herramientas pueden utilizarse en conjunto. Para una operación con muchos empleados, un posible flujo es:

1. Comienza por la vista de Grupos de Super Punch para identificar dónde se encuentran las principales irregularidades;
2. Utiliza Super Punch individual para corregir, aprobar y organizar los fichajes;
3. Genera Resumen para revisar los totales de varios empleados;
4. Cuando un resultado requiera investigación, abre el Informe de nómina del empleado;
5. Utiliza Banco de Horas o Horas Extras cuando necesites profundizar específicamente en esos cálculos;
6. Utiliza el Downloads center para identificar inconsistencias en lote o validar los eventos de Nómina;
7. Descarga los Informes de nómina de los empleados cuando necesites los documentos finales;
8. Utiliza Analytics, cuando esté disponible, para dar seguimiento a indicadores, comparaciones y tendencias a lo largo del tiempo.

De esta manera, el objetivo no es elegir un único reporte para todo el proceso, sino utilizar cada herramienta en la etapa en la que ofrece la vista más adecuada.

Consejos y solución de problemas

• Tengo un valor incorrecto y no sé de qué día proviene: localiza el total en Resumen y abre el Informe de nómina del mismo empleado y periodo;
• Necesito corregir un fichaje: utiliza Super Punch y no un Informe;
• Tengo muchos empleados y no sé por dónde comenzar: utiliza la vista de Grupos de Super Punch para priorizar los Equipos con más irregularidades;
• Necesito revisar el historial de un fichaje que fue corregido: consulta el Informe de fichajes;
• Solo necesito el saldo del Banco de Horas: utiliza el informe de Banco de Horas;
• Necesito analizar tendencias o comparar periodos: utiliza Analytics;
• No tengo Analytics: utiliza Resumen y Descargar período personalizado para extraer los datos consolidados disponibles;
• Necesito identificar inconsistencias en toda la empresa: utiliza el Reporte de inconsistencias del Downloads center.

Mejores prácticas

• Utiliza Resumen como punto de partida para análisis en lote y el Informe de nómina para investigar detalles;
• Corrige los registros en Super Punch antes de considerar los resultados como definitivos;
• Utiliza la vista de Grupos para priorizar irregularidades antes del cierre;
• Genera Informe de nómina, Resumen y los demás reportes utilizando el mismo periodo cuando necesites comparar valores;
• Utiliza los reportes específicos de Banco de Horas u Horas Extras cuando el análisis esté concentrado en esos resultados;
• Utiliza Analytics para el seguimiento continuo de indicadores y tendencias, y no únicamente para investigar una incidencia aislada;
• Antes del cierre, utiliza las herramientas de inconsistencias para reducir pendientes y retrabajo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué reporte debo utilizar para analizar detalladamente a un empleado?
   Utiliza el Informe de nómina. Presenta la información por día y ayuda a identificar cómo se generaron las horas trabajadas, Horas Extras, Banco de Horas, horas faltantes y otros resultados.
2. ¿Qué reporte es mejor para analizar a muchos empleados?
   Utiliza Resumen para obtener una vista consolidada. Después, abre el Informe de nómina únicamente de los empleados que requieran una investigación adicional.
3. ¿Qué herramienta debo utilizar para corregir fichajes?
   Utiliza Super Punch. Los Informes se utilizan principalmente para consultar y validar resultados.
4. ¿Cómo puedo encontrar rápidamente empleados con fichajes Pendientes o Inválidos?
   Utiliza la vista de Grupos de Super Punch. Permite comparar grupos y priorizar aquellos con mayor cantidad de irregularidades.
5. ¿Qué reporte debo enviar a los empleados o utilizar como documento final del periodo?
   Utiliza el Informe de nómina. Para varios empleados, utiliza la opción de descarga múltiple disponible en el reporte.
6. ¿Cuándo debo utilizar Analytics en lugar de Resumen?
   Utiliza Resumen cuando necesites los totales consolidados de un periodo. Utiliza Analytics cuando necesites comparar periodos, grupos, tendencias o trabajar con indicadores y visualizaciones más amplias.
7. ¿Qué puedo utilizar si mi empresa no tiene Analytics?
   Utiliza Resumen y, cuando necesites un periodo diferente al periodo de cierre, Descargar período personalizado.
8. ¿Qué herramienta ayuda a identificar inconsistencias antes del cierre?
   Para una revisión visual, utiliza la vista de Grupos de Super Punch. Para un análisis en lote basado en métricas de inconsistencias, utiliza el Reporte de inconsistencias del Downloads center.
9. ¿Resumen e Informe de nómina muestran la misma información?
   Utilizan información relacionada con Asistencia, pero con diferentes niveles de detalle. Resumen consolida los totales por empleado; el Informe de nómina muestra el detalle diario y permite investigar el origen de esos totales.