¿Cómo gestionar los problemas de un grupo grande de empleados en Súper Registro? – Central de Ayuda

Cuando la empresa tiene muchos empleados, no es necesario abrir cada perfil individualmente para descubrir quién tiene problemas.

La vista por grupos de Súper Registro consolida los principales indicadores del periodo y ayuda a identificar qué equipos y empleados realmente necesitan análisis. De esta forma, el responsable puede comenzar por los grupos con mayor cantidad de Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes o diferencias entre las horas planificadas y trabajadas.

Después de localizar los equipos que necesitan atención, abre únicamente los empleados con problemas y utiliza los filtros y las acciones masivas para agilizar el tratamiento.

1. Define el periodo que se analizará

Antes de consultar los grupos:

En el menú lateral, accede a Asistencia;
Permanece en la pestaña Súper Registro;
Selecciona el periodo que deseas revisar;
Confirma que haya información cargada para las fechas seleccionadas.

El periodo puede definirse de acuerdo con las necesidades del análisis:

Día: para consultar problemas recientes o realizar una revisión diaria;
Semana: para mantener una rutina de revisión y evitar la acumulación de problemas;
Mes o periodo de cierre: para identificar todo lo que todavía necesita tratamiento antes del cierre.

Súper Registro utiliza el periodo seleccionado para consolidar los indicadores mostrados en la vista por grupos.

2. Abre la vista por grupos

Para dejar de visualizar a los empleados individualmente:

Abre el filtro Grupo, Empleado;
Selecciona una opción de grupo, como Todos los Equipos;
Espera a que se cargue la tabla;
Revisa cada fila mostrada.

Al seleccionar Todos los Equipos, por ejemplo, cada fila representa un equipo y muestra los resultados consolidados de los empleados vinculados a él. También pueden estar disponibles otras opciones de agrupación en el mismo filtro.

3. Utiliza los indicadores para definir prioridades

En la vista por grupos, analiza principalmente:

Empleado: cantidad de personas incluidas en el grupo;
Registros Pendientes: registros que esperan análisis y aprobación;
Registros Inválidos: registros realizados fuera de los límites configurados;
Progreso: relación entre las horas trabajadas y las horas planificadas en el periodo;
Días Faltantes: días con trabajo planificado, pero sin registros;
Horas Extras: total mostrado para el grupo;
Banco De Horas: resultado generado durante el periodo.

Estos indicadores permiten localizar los grupos con mayor riesgo de inconsistencias sin necesidad de abrir a todos los empleados. Una buena prioridad es comenzar por los grupos con muchos Registros Pendientes y/o Registros Inválidos, Progreso bajo o una gran cantidad de Días Faltantes.

4. Organiza el análisis según el objetivo

El orden de la revisión puede variar según el problema que deba resolverse.

Para tratar Registros Pendientes y Registros Inválidos

Compara las columnas Registros Pendientes y Registros Inválidos;
Abre primero los grupos con mayor cantidad;
Dentro del grupo, localiza a los empleados que tienen problemas;
Abre únicamente esos empleados;
Analiza y trata los registros necesarios.

Solo los registros válidos se consideran en las Horas Trabajadas y en los cálculos relacionados. Por eso, los Registros Pendientes y Registros Inválidos deben revisarse antes de la revisión final del periodo.

Para localizar posibles Días Faltantes

Analiza la columna Días Faltantes;
Abre los grupos con ocurrencias;
Localiza a los empleados afectados;
Verifica si realmente no hubo registros;
Revisa el Horario aplicado y posibles solicitudes de ausencia.

Un Día Faltante mostrado en el grupo indica un día con trabajo planificado, pero sin registros del empleado.

Para revisar las horas antes del cierre

Compara el Progreso de los grupos;
Analiza los resultados de Horas Extras y Banco De Horas;
Prioriza los grupos con resultados diferentes de lo esperado;
Abre a los empleados que necesitan revisión;
Revisa registros, Horarios, ausencias y clasificaciones antes de completar el periodo.

5. Abre únicamente los empleados que necesitan análisis

Después de identificar un grupo con problemas:

Haz clic en el grupo;
Analiza los empleados mostrados;
Localiza a quienes tengan problemas;
Haz clic en el nombre del empleado;
Revisa individualmente los días necesarios.

El análisis por grupos funciona como una etapa de clasificación. No necesitas abrir a todos los empleados: revisa individualmente únicamente a quienes presenten resultados que necesiten explicación o corrección.

6. Muestra únicamente los días con problemas

En la vista individual del empleado:

Confirma el periodo seleccionado;
Haz clic en el ícono de filtro;
Activa Mostrar solo problemas;
Revisa únicamente las fechas mostradas.

Este filtro oculta los días que no necesitan ninguna acción y facilita la localización de Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes o registros fuera de orden.

7. Utiliza acciones masivas después de revisar los registros

Cuando varios días necesiten la misma acción:

Marca las casillas junto a las fechas;
Para seleccionar todos los días mostrados, utiliza la casilla junto a la columna Fecha;
Espera a que aparezca la barra de acciones en la parte inferior de la pantalla;
Selecciona la acción adecuada;
Confirma la operación;
Revisa los resultados después de la actualización.

Entre las acciones disponibles en Súper Registro se encuentran:

Aprobar todos: aprueba Registros Pendientes y Registros Inválidos de las fechas seleccionadas;
Validar todos: valida Registros Inválidos;
Organizar cronológicamente: reorganiza registros que están fuera de orden;
Limpiar registros: elimina los registros de las fechas seleccionadas;
Eliminar Horario: convierte las fechas seleccionadas en días sin un Horario planificado.

Utiliza acciones masivas únicamente después de confirmar que todas las fechas seleccionadas puedan recibir el mismo tratamiento.

8. Crea una rutina de revisión

Para evitar que el análisis se concentre únicamente en el momento del cierre, establece una rutina:

Diariamente: revisa problemas recientes en equipos con un gran volumen de registros;
Semanalmente: analiza los grupos con Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes o Progreso inferior a lo esperado;
Antes del cierre: revisa todo el periodo, trata los problemas restantes y verifica los resultados finales.

Las revisiones frecuentes reducen el volumen de correcciones al final del mes y permiten que los responsables prioricen los equipos con mayor riesgo de inconsistencias.

Ejemplo práctico

Una empresa tiene 200 empleados distribuidos en diez equipos.

Al seleccionar Todos los Equipos, el responsable identifica que:

Ocho equipos no tienen Registros Pendientes ni Registros Inválidos;
Un equipo tiene dos Registros Pendientes;
Otro tiene 15 Registros Pendientes, seis Registros Inválidos y un Progreso inferior a lo esperado.

En este caso, no es necesario abrir a los 200 empleados. El responsable puede comenzar por el equipo con más problemas, localizar únicamente a los empleados afectados y utilizar Mostrar solo problemas para revisar las fechas que necesitan una acción.

Después, puede analizar el segundo equipo y finalizar la revisión sin abrir individualmente los grupos que no presentaron problemas.

Consejos y solución de problemas

Hay muchos empleados por analizar: comienza por la vista de grupos y abre únicamente los equipos con problemas.
No sé qué grupo revisar primero: prioriza los que tengan muchos Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes o Progreso bajo.
Un equipo no aparece: confirma que esté registrado en la Estructura de la empresa y que tenga empleados vinculados.
Los datos no se cargaron: revisa el periodo seleccionado y espera a que la pantalla se actualice.
El grupo tiene problemas, pero no sé en qué días: abre al empleado y activa Mostrar solo problemas.
Hay muchas fechas con el mismo problema: revisa los registros y utiliza una acción masiva cuando todos puedan recibir el mismo tratamiento.
El periodo mensual tiene muchos problemas: adopta una revisión semanal para evitar la acumulación antes del cierre.
Las horas parecen incorrectas: revisa Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes, registros fuera de orden y el Horario aplicado.

Mejores prácticas

Utiliza la vista de grupos como primera etapa del análisis;
Define prioridades con base en los indicadores;
No abras empleado por empleado antes de consultar los resultados consolidados;
Realiza revisiones semanales durante el periodo;
Prioriza Registros Pendientes, Registros Inválidos y Días Faltantes;
Utiliza Mostrar solo problemas durante el análisis individual;
Aplica acciones masivas únicamente después de revisar todas las fechas seleccionadas;
Revisa nuevamente los indicadores del grupo después de realizar correcciones;
Antes del cierre, confirma que los grupos no tengan problemas que todavía necesiten tratamiento.

Preguntas frecuentes

¿Necesito abrir a todos los empleados para saber quién tiene problemas?
No. Utiliza la vista por grupos de Súper Registro para identificar qué equipos tienen Registros Pendientes, Registros Inválidos, Días Faltantes u otros resultados que necesitan análisis. Después, abre únicamente a los empleados afectados.
¿Cómo puedo visualizar los problemas separados por equipo?
Accede a Asistencia > Súper Registro, abre el filtro Grupo, Empleado y selecciona Todos los Equipos.
¿Puedo analizar un periodo diario, semanal o mensual?
Sí. Selecciona el periodo según la revisión que deseas realizar. Los indicadores de los grupos se mostrarán considerando las fechas seleccionadas.
¿Qué grupo debo analizar primero?
Prioriza los grupos con mayor cantidad de Registros Pendientes, Registros Inválidos o Días Faltantes, además de aquellos que tengan un Progreso inferior a lo esperado.
¿Qué significa Progreso?
Es el indicador que compara, dentro del periodo seleccionado, la cantidad de horas trabajadas con la cantidad de horas planificadas.
¿Cómo puedo localizar rápidamente los días que necesitan corrección?
Abre al empleado y activa Mostrar solo problemas.
¿Puedo tratar varias fechas al mismo tiempo?
Sí. Selecciona las fechas deseadas y utiliza una de las acciones disponibles en la barra que aparece en la parte inferior de la pantalla. Antes de confirmar, verifica que todas puedan recibir la misma acción.
¿La vista de grupos sustituye el análisis individual?
No. Ayuda a localizar y priorizar los grupos y empleados que necesitan atención. La vista individual continúa utilizándose para revisar y corregir días específicos.
¿Con qué frecuencia debo analizar los grupos?
Se recomienda realizar revisiones durante el mes, especialmente de forma semanal, para evitar la acumulación de problemas antes del cierre.
Después de corregir a los empleados, ¿debo revisar el grupo nuevamente?
Sí. Regresa a la vista por grupos y confirma que los indicadores se hayan actualizado y si todavía existen problemas que necesitan tratamiento.