¿Cómo organizar registros en Súper Registro y corregir horas fuera de orden?

El orden y la clasificación de los registros se utilizan para identificar cuándo el empleado inició o terminó cada periodo de trabajo e intervalo.

Cuando los registros no están en una secuencia válida, Súper Registro puede mostrar el mensaje:

Las horas de trabajo diarias podrían ser incorrectas. Por favor, revise el orden de los registros.

Esta alerta indica que los horarios deben revisarse, ya que la organización actual puede afectar el cálculo de las Horas Trabajadas, los intervalos, las Horas Extras o el Banco de Horas.

Se debe prestar especial atención cuando el empleado tiene más de cuatro registros en el mismo día o trabaja en un Horario que atraviesa la medianoche.

1. Identifica los días con registros fuera de orden

Accede a Súper Registro, selecciona al empleado y consulta el periodo deseado.

Los días que necesitan revisión pueden mostrar:

• Un ícono de alerta junto a los registros;
• Una indicación de error en la cantidad de intervalos;
• El mensaje Las horas de trabajo diarias podrían ser incorrectas. Por favor, revise el orden de los registros.

Antes de validar el día, revisa todos los horarios registrados y la categoría asignada a cada uno.

2. Verifica la secuencia de los registros

En un Horario con cuatro registros, la organización normalmente sigue esta secuencia:

1. Entrada;
2. Inicio del intervalo;
3. Fin del intervalo;
4. Salida.

Ejemplo:

• 08:00 — Entrada;
• 12:00 — Inicio del intervalo;
• 13:00 — Fin del intervalo;
• 17:00 — Salida.

Un horario posterior no debe aparecer antes de un horario anterior dentro de la secuencia del día.

Ejemplo de orden incorrecto:

• 08:00 — Entrada;
• 13:00 — Inicio del intervalo;
• 12:00 — Fin del intervalo;
• 17:00 — Salida.

En este caso, los registros del intervalo están invertidos y las Horas Trabajadas pueden calcularse incorrectamente.

3. Organiza los registros cronológicamente

Para reorganizar los horarios de acuerdo con el orden cronológico:

1. En Súper Registro, localiza el día con la inconsistencia;
2. Marca la casilla de selección junto a ese día;
3. En la barra de acciones que aparece en la parte inferior de la pantalla, selecciona Organizar cronológicamente;
4. Espera a que termine la reorganización;
5. Verifica nuevamente la secuencia de los horarios y los resultados mostrados.

También puedes seleccionar varias fechas y utilizar Organizar cronológicamente como una acción masiva.

Importante: la organización cronológica ayuda a colocar los registros en secuencia, pero es necesario verificar que cada registro haya quedado asociado con la categoría correcta. Cuando sea necesario, reorganiza manualmente un registro o crea uno para completar el Horario.

4. Reorganiza un registro en otra categoría del día

Cuando el horario ya existe, pero está asociado con la categoría incorrecta, puedes seleccionar ese registro en otra posición del Horario.

Por ejemplo, un registro que debería estar en el intervalo puede estar asociado con Entrada o Salida.

Para reorganizarlo:

1. En Súper Registro, localiza el día que deseas corregir;
2. Haz clic en la categoría que debería recibir el registro, como Entrada, intervalo o Salida;
3. Si estás corrigiendo un intervalo, abre la celda que muestra la cantidad de intervalos;
4. Selecciona la posición que deseas completar;
5. En la ventana Seleccionar registro, revisa los registros disponibles ese día;
6. Elige el horario correcto;
7. Verifica que el registro ahora aparezca en la categoría deseada;
8. Revisa nuevamente toda la secuencia del día.

Ejemplo:

• El empleado tiene registros a las 08:45, 09:00 y 12:05;
• Uno de los horarios fue asociado con la posición incorrecta;
• Al abrir la categoría correcta, selecciona en la lista el horario que debe ocupar esa posición.

Esta opción debe utilizarse cuando el registro ya fue realizado y únicamente es necesario corregir su categoría.

Importante: no crees un nuevo registro cuando el horario correcto ya exista. Primero, intenta reorganizar el registro disponible en la posición correspondiente.

5. Crea un registro cuando falta uno

Si la secuencia es incorrecta porque no se realizó un registro, puedes hacer un ajuste creando uno nuevo.

Para agregar un registro:

1. En Súper Registro, localiza el día que necesita corrección;
2. Abre la categoría o el intervalo donde falta el registro;
3. Haz clic en + Crear registro;
4. En la ventana Nuevo registro, verifica al empleado;
5. Completa la Fecha;
6. Ingresa la Hora del registro;
7. Selecciona el Tipo, como Entrada, Inicio del intervalo, Fin del intervalo o Salida;
8. Selecciona la Ubicación;
9. Informa el Motivo del ajuste;
10. En Horarios que atraviesan la medianoche, marca Nocturno - Continuar Horario después de medianoche cuando el registro forme parte del Horario iniciado el día anterior;
11. Haz clic en Confirmar;
12. Revisa la organización y el cálculo del día.

Ejemplo:

• El empleado registró Entrada a las 08:00, regreso del intervalo a las 13:00 y Salida a las 17:00;
• No se realizó el registro de inicio del intervalo;
• Crea un nuevo registro con el horario correcto y selecciona el tipo correspondiente al inicio del intervalo.

Importante: antes de crear un registro, confirma que el horario no esté disponible en otra categoría del mismo día. Esto evita la creación de registros duplicados.

6. ¿Cómo organizar un día con más de cuatro registros?

Cuando el empleado tiene más de cuatro registros, los registros adicionales deben estar asociados con las categorías de intervalos configuradas en el Horario.

En Súper Registro, estos registros se encuentran dentro de la categoría de intervalos. Selecciona la celda que muestra la cantidad de intervalos para consultar los horarios y sus respectivas posiciones.

Ejemplo de un día con seis registros:

1. 08:00 — Entrada;
2. 12:00 — Inicio del primer intervalo;
3. 13:00 — Fin del primer intervalo;
4. 15:00 — Inicio del intervalo adicional;
5. 15:15 — Fin del intervalo adicional;
6. 18:00 — Salida.

Verifica que:

• Cada inicio de intervalo tenga un fin correspondiente;
• Los registros adicionales estén en la categoría de intervalo correcta;
• Los horarios sigan el orden en que ocurrieron;
• El primer registro represente la Entrada;
• El último registro represente la Salida;
• No existan horarios duplicados o sin un registro correspondiente.

Cuando uno de los registros esté en una categoría incorrecta, abre la posición correcta y selecciona el registro disponible. Cuando realmente falte un registro, utiliza + Crear registro para crear el ajuste.

7. ¿Cómo organizar registros de un Horario nocturno?

Cuando el Horario atraviesa la medianoche, los horarios pueden pertenecer al mismo Horario aunque se hayan registrado en fechas diferentes.

Los registros realizados después de la medianoche pueden aparecer en la fila del Horario anterior, con la fecha real del registro indicada debajo del horario.

Ejemplo de un Horario iniciado el 07/01:

• 22:00 — Entrada el 07/01;
• 01:00 — Inicio del intervalo el 08/01;
• 02:00 — Fin del intervalo el 08/01;
• 07:00 — Salida el 08/01.

Aunque tres registros se hayan realizado el 08/01, pueden estar relacionados con el Horario iniciado el 07/01.

Al organizar los registros:

1. Verifica el horario de cada registro;
2. Observa la fecha mostrada debajo de los registros realizados después de la medianoche;
3. Organiza los registros según la secuencia real en la que ocurrieron;
4. No muevas automáticamente un registro a otro Horario solo porque se realizó al día siguiente;
5. Confirma qué Horario estaba asignado al empleado;
6. Al crear un registro manual, utiliza Nocturno - Continuar Horario después de medianoche cuando el registro pertenezca al Horario iniciado el día anterior.

Importante: en Horarios nocturnos, no analices únicamente la fecha de la fila de Súper Registro. La fecha mostrada debajo del registro indica cuándo se realizó efectivamente.

8. Revisa el resultado antes de validar

Después de organizar o crear los registros:

• Verifica que los horarios estén en orden ascendente;
• Confirma que cada inicio de intervalo tenga un fin correspondiente;
• Verifica que la Entrada y la Salida estén en las posiciones correctas;
• Revisa la cantidad de intervalos;
• Observa las fechas indicadas en los registros de Horarios nocturnos;
• Verifica que no se hayan creado registros duplicados;
• Revisa nuevamente las Horas Trabajadas, Horas Faltantes, Horas Extras y Banco de Horas;
• Verifica si la alerta de registros fuera de orden todavía aparece.

Los registros fuera de orden deben corregirse antes de validar el día.

Consejos o solución de problemas

• Súper Registro muestra el mensaje de horas incorrectas: revisa la secuencia y utiliza Organizar cronológicamente.
• La organización cronológica no produjo el resultado esperado: reorganiza manualmente los registros entre las categorías del día.
• Un horario está en la categoría incorrecta: abre la categoría correcta y selecciona el registro en la ventana Seleccionar registro.
• Falta un registro: utiliza + Crear registro, completa los datos del nuevo registro y confirma el ajuste.
• La cantidad de intervalos muestra una alerta: abre la celda de intervalos y revisa los horarios y sus posiciones.
• Hay seis o más registros en el día: organiza los registros en pares y verifica cuáles pertenecen a intervalos adicionales.
• Un registro después de la medianoche parece estar en el día incorrecto: observa la fecha mostrada debajo del horario y confirma el día de inicio del Horario.
• La acción Organizar cronológicamente no aparece: verifica si tu nivel de permiso permite organizar registros en Súper Registro.
• El cálculo sigue siendo incorrecto después de organizar: confirma el Horario del empleado, la categoría de cada registro y si todavía falta algún registro.

Mejores prácticas

• Organiza los registros antes de aprobarlos o validarlos.
• Verifica tanto el orden de los horarios como la categoría de cada registro.
• Antes de crear un nuevo registro, verifica si ya existe en otra categoría.
• Revisa cuidadosamente los días que tengan más de un intervalo.
• En Horarios nocturnos, siempre observa la fecha mostrada debajo del horario.
• Al crear un registro después de la medianoche, confirma si debe continuar el Horario del día anterior.
• Registra el motivo correcto al realizar un ajuste.
• Realiza revisiones frecuentes para evitar la acumulación de inconsistencias antes del cierre.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué significa el mensaje “Las horas de trabajo diarias podrían ser incorrectas. Por favor, revise el orden de los registros"?

Significa que el sistema identificó una posible inconsistencia en la secuencia de los registros. Revisa el orden y la categoría de los registros antes de validar el día.

2. ¿Cómo organizo automáticamente los registros de un día?

Selecciona el día en Súper Registro y utiliza la acción Organizar cronológicamente en la barra que aparece en la parte inferior de la pantalla.

3. ¿Puedo organizar varios días al mismo tiempo?

Sí. Selecciona las fechas deseadas y utiliza Organizar cronológicamente como una acción masiva.

4. ¿Cómo corrijo un registro que está en la categoría incorrecta?

Abre la categoría que debería recibir el registro y, en la ventana Seleccionar registro, elige el registro correcto entre los horarios disponibles.

5. ¿Cuándo debo crear un nuevo registro?

Crea un nuevo registro únicamente cuando realmente no exista. Si el horario ya está registrado en otra categoría, reorganízalo en lugar de crear un registro duplicado.

6. ¿Cómo agrego un registro que falta?

Abre la categoría correspondiente, haz clic en + Crear registro, completa la fecha, hora, tipo, ubicación y motivo, y haz clic en Confirmar.

7. ¿Cómo deben organizarse seis registros en el mismo día?

El primer registro debe representar la Entrada, el último debe representar la Salida y los registros intermedios deben organizarse en pares de inicio y fin de intervalo.

8. ¿Organizar cronológicamente también corrige la categoría del registro?

Después de utilizar la organización cronológica, verifica que cada registro haya quedado en la categoría correcta. Cuando sea necesario, selecciona manualmente el horario en la posición correspondiente.

9. ¿Por qué un registro de las 05:00 aparece en el Horario del día anterior?

Esto puede ocurrir en un Horario nocturno iniciado antes de la medianoche. Revisa la fecha mostrada debajo del horario para identificar cuándo se realizó el registro.

10. ¿Qué debo seleccionar al crear un registro de un Horario nocturno?

Marca Nocturno - Continuar Horario después de medianoche cuando el nuevo registro pertenezca al Horario iniciado el día anterior.

11. ¿Debo mover al día siguiente todos los registros realizados después de la medianoche?

No. Primero, confirma el Horario del empleado y observa la fecha mostrada debajo del horario. El registro puede formar parte del Horario iniciado el día anterior.

12. ¿Por qué no puedo organizar o crear un registro?

Verifica si tu nivel de permiso tiene acceso a las acciones necesarias en Súper Registro.