¿Cómo localizar y tratar registros pendientes e inválidos antes del cierre? – Central de Ayuda

Antes de realizar el cierre, es importante localizar y tratar los registros Pendientes e Inválidos del periodo.

Solo los registros válidos, mostrados en verde, se consideran en las Horas Trabajadas y, por lo tanto, en los cálculos de Horas Extras y Banco de Horas. Mientras un registro permanezca pendiente o inválido, los resultados del día pueden estar incompletos o ser diferentes de lo esperado.

Súper Registro permite identificar los días que necesitan atención, analizar cada registro y aprobarlo o rechazarlo. Cuando haya muchos registros o empleados por revisar, también puedes utilizar filtros y acciones masivas.

1. Comienza por el análisis de los grupos

Para identificar qué equipos tienen más registros que necesitan tratamiento:

En el menú lateral, accede a Asistencia;
Permanece en la pestaña Súper Registro;
Abre el filtro de equipos y empleados;
Selecciona una opción de grupo, como Todos los Equipos;
Revisa las columnas Registros pendientes y Registros inválidos;
Prioriza los grupos que tengan la mayor cantidad de ocurrencias;
Selecciona el grupo y después al empleado que deseas revisar.

La visualización por grupos ayuda a identificar qué equipos concentran más pendientes antes de iniciar el análisis individual.

2. Selecciona el periodo y filtra los días con pendientes

En la visualización individual del empleado:

Confirma el periodo que será analizado;
Haz clic en el ícono de filtro;
Activa Mostrar solo problemas;
Revisa las fechas mostradas.

El filtro facilita la localización de días con registros pendientes, inválidos, faltantes o que necesitan organizarse.

3. Identifica el estatus de cada registro

Los colores ayudan a identificar rápidamente qué registros necesitan tratamiento:

Verde — Aprobado: el registro es válido y se considera en los cálculos;
Amarillo o naranja — Pendiente: el registro espera análisis para ser aprobado o rechazado porque se solicitó un ajuste o se necesita alguna validación;
Rojo — Inválido: el registro superó los límites configurados en el Horario y necesita análisis y aprobación.

Solo los registros mostrados en verde se consideran en las Horas Trabajadas y en los demás cálculos relacionados.

4. Analiza el registro antes de realizar una acción

Antes de aprobar o rechazar un registro, verifica:

La fecha y la hora del registro;
La posición en la que está clasificado, como Entrada, descanso o Salida;
El Horario aplicado al empleado;
El origen y las verificaciones del registro;
La ubicación, cuando esté disponible;
Si el horario corresponde a lo que realmente ocurrió ese día;
Si existen otros registros cercanos que necesiten reorganizarse.

No apruebes un registro únicamente para eliminar el pendiente de la pantalla. Primero, confirma que el horario y la clasificación sean correctos.

5. Aprueba individualmente un registro pendiente o inválido

El proceso para tratar individualmente un registro pendiente o inválido es el mismo:

Localiza la fecha del registro;
Haz clic en la posición donde aparece el horario, como Entrada, descanso o Salida;
En la ventana Seleccionar registro, revisa el registro seleccionado;
Analiza la fecha y la hora;
Haz clic en Aprobar;
Espera a que la pantalla se actualice;
Confirma que el registro ahora aparezca en verde;
Revisa nuevamente las horas calculadas del día.

La ventana Seleccionar registro también puede mostrar otros registros cercanos. Estos registros quedan disponibles por si es necesario reorganizar otro horario en la clasificación abierta.

6. Rechaza individualmente un registro pendiente o inválido

Cuando el registro no corresponda con lo que realmente ocurrió, puede rechazarse:

Localiza la fecha del registro;
Haz clic en la posición donde aparece el registro pendiente o inválido;
Haz clic en el ícono de historial (reloj);
En Historial de cambios, selecciona el registro correspondiente —el más reciente si existe más de uno—;
Revisa los detalles mostrados en el panel lateral;
Haz clic en Rechazar;
En la ventana Rechazar Solicitud de Registro, informa el motivo del rechazo;
Haz clic en Confirmar.

Después del rechazo, el registro no se considerará en los cálculos.

Si todavía es necesario contabilizar un horario en esa posición, utiliza otro registro correcto o realiza el ajuste necesario.

7. ¿Qué hacer cuando el registro necesita otra corrección?

La acción adecuada depende del problema identificado:

El registro no ocurrió: rechaza el registro;
El horario está en la posición incorrecta: reorganiza el registro en la clasificación correcta;
El horario registrado es incorrecto: realiza un ajuste de registro;
Falta un registro: crea el registro correspondiente;
Los registros están fuera de orden: organízalos cronológicamente y revisa las clasificaciones;
El registro no pertenece a ese Horario: revisa el Horario aplicado y la fecha del registro;
El registro ocurrió después de la medianoche: en Horarios nocturnos, revisa la fecha mostrada debajo del horario para identificar a qué día pertenece.

Después de cualquier corrección, confirma que los registros que deben contabilizarse estén en verde y posicionados correctamente.

8. Aprueba o rechaza varios registros al mismo tiempo

Existen diferentes formas de tratar registros de manera masiva, según la cantidad de días, registros y empleados que necesiten revisión.

Por Súper Registro

Utiliza esta opción para tratar varias fechas del empleado que estás analizando:

Accede al empleado en Súper Registro;
Selecciona el periodo deseado;
Utiliza el filtro Mostrar solo problemas, cuando sea necesario;
Marca las casillas junto a las fechas deseadas;
Para seleccionar todas las fechas mostradas, marca la casilla junto a la columna Día;
Espera a que aparezca la barra de acciones en la parte inferior;
Elige la acción correspondiente;
Confirma la operación;
Revisa los días después de la actualización.

Utiliza las acciones masivas únicamente después de revisar los registros de las fechas seleccionadas.

Por la lista de Registros

Esta opción permite localizar registros específicos y tratar registros de diferentes empleados al mismo tiempo:

En el menú lateral, accede a Asistencia;
Selecciona la pestaña Registros;
Define el periodo que deseas analizar;
Utiliza los filtros disponibles para localizar los registros, como:
- Empleado;
- Clasificación, como Entrada, inicio del descanso, regreso del descanso o Salida;
- Verificación;
- Estatus, seleccionando los registros pendientes y/o inválidos.
Combina los filtros para reducir la cantidad de resultados;
Marca la casilla junto a los registros deseados;
Para seleccionar todos los registros mostrados, utiliza la casilla en el encabezado de la tabla;
Haz clic en Aprobar o Rechazar;
Revisa los registros seleccionados;
Confirma la acción.

Los registros seleccionados pueden pertenecer a empleados diferentes, siempre que estén disponibles en la lista y sean compatibles con la acción elegida.

Importante: antes de realizar una aprobación o rechazo masivo, revisa los empleados, las fechas, los horarios y las clasificaciones de los registros seleccionados.

9. Realiza la revisión final del empleado

Después de tratar los registros:

Elimina el filtro Mostrar solo problemas;
Revisa nuevamente todo el periodo;
Confirma que los registros estén en orden cronológico;
Verifica que los registros estén en las clasificaciones correctas;
Confirma que los registros que deben considerarse estén en verde;
Revisa las Horas Trabajadas, las Horas Extras, el Banco de Horas y las Horas Faltantes;
Verifica si todavía existen registros pendientes, inválidos o faltantes.

Antes del cierre, el periodo debe estar completo, organizado y con los registros válidos correctamente contabilizados.

Consejos y solución de problemas

Existen registros, pero las Horas Trabajadas están en cero: verifica si los registros continúan pendientes o inválidos. Solo los registros verdes se contabilizan.
El registro está amarillo o naranja: analiza el registro y decide si debe aprobarse o rechazarse.
El registro está rojo: superó los límites configurados en el Horario y necesita análisis y aprobación.
El horario correcto no aparece en la clasificación esperada: abre la posición y revisa los demás registros disponibles en Seleccionar registro.
Hay muchos registros por analizar: utiliza filtros por grupo, empleado, estatus, clasificación, verificación y periodo.
Hay registros de varios empleados: utiliza la pestaña Registros para filtrarlos y tratarlos en conjunto.
Las horas continúan incorrectas después de la aprobación: verifica el orden cronológico, la clasificación de los registros, el Horario aplicado y posibles registros faltantes.
El registro fue rechazado, pero el horario todavía debería contabilizarse: localiza otro registro correcto o realiza el ajuste necesario.
El botón de aprobación o rechazo no aparece: verifica si el registro permite la acción y si tu perfil tiene el permiso necesario.

Mejores prácticas

Analiza los registros pendientes e inválidos diariamente o semanalmente;
No dejes todas las aprobaciones para el momento del cierre;
Revisa el contexto del registro antes de aprobarlo;
Utiliza la visualización por grupos para definir prioridades;
Combina filtros para localizar más rápidamente los registros que necesitan tratamiento;
Realiza acciones masivas únicamente después de revisar los registros seleccionados;
Revisa los cálculos después de las aprobaciones y correcciones;
Organiza los registros fuera de orden antes de finalizar el análisis;
Orienta a supervisores y empleados sobre los plazos para ajustes y aprobaciones.

Preguntas frecuentes

¿Por qué un registro pendiente o inválido no se contabiliza en las Horas Trabajadas?

Porque solo los registros válidos, mostrados en verde, se consideran en las Horas Trabajadas y, por lo tanto, en los cálculos de Horas Extras y Banco de Horas.

¿Cuál es la diferencia entre un registro pendiente y un registro inválido?

El registro pendiente espera análisis para ser aprobado o rechazado. El registro inválido superó los límites configurados en el Horario y también necesita analizarse y aprobarse para volverse válido.

¿Cómo apruebo individualmente un registro pendiente o inválido?

Haz clic en la posición donde aparece el registro, revísalo en la ventana Seleccionar registro y haz clic en Aprobar.

¿Cómo rechazo individualmente un registro?

Abre la posición del registro, accede al historial mediante el ícono de reloj, selecciona el registro, haz clic en Rechazar, informa el motivo y confirma.

¿Qué son los otros horarios mostrados en Seleccionar registro?

Son otros registros cercanos que pueden reorganizarse en la clasificación abierta. No representan una lista de registros que deban analizarse en ese momento.

¿Puedo aprobar o rechazar registros de varios empleados al mismo tiempo?

Sí. Accede a Asistencia > Registros, aplica los filtros necesarios, selecciona los registros y utiliza la acción de aprobación o rechazo.

¿Cuál es la diferencia entre tratar registros en Súper Registro y en la lista de Registros?

En Súper Registro, el análisis se realiza dentro del Horario del empleado y puede incluir varias fechas. En la lista de Registros, puedes filtrar y seleccionar registros específicos de diferentes empleados.

¿La aprobación corrige automáticamente la clasificación del registro?

No necesariamente. Después de aprobarlo, confirma que el horario esté asociado correctamente con Entrada, descanso o Salida.

¿Qué sucede cuando se rechaza un registro?

El registro no se considerará en los cálculos. Si el horario todavía necesita contabilizarse, será necesario utilizar otro registro válido o realizar un ajuste.

Los registros están en verde, pero las horas continúan incorrectas. ¿Qué debo verificar?

Revisa el orden de los registros, sus clasificaciones, el Horario aplicado al empleado y la existencia de registros faltantes.