Empleado que no registra asistencia está generando horas negativas: ¿qué debo verificar?

Cuando un empleado está asignado a un Horario, la plataforma considera que tiene horas planificadas que debe cumplir en los días configurados.

Si el empleado no realiza registros en esos días, la diferencia entre las horas planificadas y las horas registradas puede generar Horas Faltantes, saldo negativo de Banco de Horas o faltas, de acuerdo con las reglas aplicadas.

Este escenario es común cuando:

• Un empleado que no necesita registrar asistencia fue agregado a un Horario;
• El Horario se aplicó a partir de una fecha anterior al inicio de los registros;
• El empleado dejó de registrar asistencia, pero continuó asignado al Horario;
• La fecha de inicio del Horario se configuró incorrectamente.

En estos casos, las horas negativas no indican necesariamente un problema en el cálculo. Pueden ser consecuencia de la existencia de horas planificadas sin los registros correspondientes.

1. Confirma si el empleado debe registrar asistencia

Antes de modificar la configuración, confirma si el empleado:

• Debe registrar asistencia normalmente;
• Comenzará a registrar asistencia únicamente a partir de una fecha futura;
• No necesita registrar asistencia para la empresa.

Esta definición determina si el empleado debe permanecer asignado a un Horario.

El empleado debe registrar asistencia

Debe estar asignado a un Horario vigente a partir de la fecha en la que comenzó o comenzará a realizar los registros.

El empleado no debe registrar asistencia

No debe permanecer asignado a un Horario con horas planificadas, ya que la ausencia de registros puede generar Horas Faltantes u otros resultados negativos.

Para empleados que no realizan registros, recomendamos mantenerlos fuera de los Horarios y fuera del Grupo de Pago principal utilizado para los cálculos de asistencia de la empresa.

2. Verifica el resultado en Súper Registro

Para identificar si las horas negativas están relacionadas con el Horario:

1. Accede a Asistencia;
2. Permanece en la pestaña Súper Registro;
3. Selecciona al empleado;
4. Elige el periodo en el que se generaron las Horas Faltantes o el saldo negativo;
5. Consulta la columna Horario;
6. Verifica si existe un Horario aplicado en los días en los que el empleado no realizó registros;
7. Revisa las columnas de horas planificadas, trabajadas, faltantes y Banco de Horas disponibles en la visualización.

Un indicio común de este escenario es encontrar:

• Un Horario aplicado;
• Horas planificadas para el día;
• Ningún registro de Entrada, descansos o Salida;
• Horas Trabajadas iguales a cero;
• Horas Faltantes o Banco de Horas negativo.

Ejemplo:

• El Horario establece 08:00 de trabajo;
• El empleado no realizó ningún registro;
• La plataforma identifica que las 8 horas planificadas no se cumplieron;
• El día puede generar 08:00 de Horas Faltantes o saldo negativo, de acuerdo con la Política de pago.

3. Verifica la fecha de inicio del Horario

Incluso cuando el empleado debe registrar asistencia, el Horario debe comenzar en la fecha correcta.

Verifica:

• A partir de qué fecha se agregó al empleado al Horario;
• En qué fecha comenzó realmente a registrar asistencia;
• Si el Horario se aplicó desde la fecha de contratación, aunque el registro de asistencia haya comenzado después;
• Si existe un periodo anterior en el que el empleado no debería haber tenido horas planificadas.

Ejemplo:

• El empleado fue contratado el 01/07;
• Comenzaría a registrar asistencia únicamente el 15/07;
• El Horario se aplicó desde el 01/07;
• Como no hubo registros entre el 01/07 y el 14/07, ese periodo puede mostrar horas negativas incorrectas.

En este caso, el Horario debe aplicarse a partir de la fecha en la que el empleado realmente debería comenzar a registrar asistencia.

Importante: no utilices una fecha anterior únicamente para conservar el historial del registro. La vigencia del Horario debe representar el periodo en el que el empleado realmente estaba sujeto a los horarios planificados.

4. Retira al empleado del Horario cuando no deba registrar asistencia

Si el empleado no necesita realizar registros:

1. Accede a Horarios;
2. Abre el Horario al que está asignado el empleado;
3. Accede a la pestaña Empleados;
4. Localiza al empleado;
5. Elimina o finaliza su asignación al Horario;
6. Define la fecha correcta a partir de la cual debe dejar de tener horas planificadas;
7. Guarda el cambio.

Después de la corrección, consulta nuevamente el periodo en Súper Registro.

Importante: la fecha utilizada al retirar al empleado debe corresponder al momento en el que dejó de estar sujeto al Horario. Una fecha incorrecta puede mantener horas planificadas en periodos en los que no debería haber realizado registros.

5. Agrega al empleado al Horario únicamente a partir del inicio de los registros

Si el empleado anteriormente no registraba asistencia, pero comenzará a hacerlo:

1. Confirma la fecha en la que comenzará el registro de asistencia;
2. Accede al Horario que deberá aplicarse;
3. Abre la pestaña Empleados;
4. Agrega al empleado;
5. Informa como fecha de inicio el primer día en el que deberá registrar asistencia;
6. Guarda la configuración.

Ejemplo:

• El empleado no registraba asistencia hasta el 31/07;
• Comenzará a registrar el 01/08;
• El Horario debe aplicarse a partir del 01/08.

De esta forma, los días anteriores no recibirán horas planificadas por ese Horario.

6. ¿Cuándo es necesario mantener un Horario?

El Horario debe permanecer aplicado cuando el empleado:

• Necesita registrar Entrada y Salida;
• Tiene horarios planificados que deben ser monitoreados;
• Debe tener Horas Trabajadas, Horas Extras, Banco de Horas u Horas Faltantes calculadas;
• Necesita organizar registros ya realizados en Súper Registro.

Sin un Horario vigente, los registros no tienen la referencia necesaria para aplicarse y organizarse correctamente en Súper Registro.

Por eso:

• Si el empleado no registra asistencia, mantenlo fuera del Horario;
• Si el empleado comenzará a registrar asistencia, aplica el Horario a partir de la fecha correcta;
• Si el empleado ya realizó registros, confirma que hubiera un Horario vigente en la fecha para que los registros puedan mostrarse y organizarse.

Consejos o solución de problemas

• El empleado no registra asistencia y está generando horas negativas: verifica si fue agregado incorrectamente a un Horario.
• Las horas negativas comenzaron en una fecha específica: revisa la fecha de inicio del Horario.
• El empleado comenzará a registrar asistencia en el futuro: aplica el Horario únicamente a partir de la primera fecha de registro.
• El empleado nunca debe registrar asistencia: retíralo del Horario y revisa el Grupo de Pago aplicado.
• El Horario es correcto, pero no existen registros: confirma si el empleado realmente debería haber trabajado durante el periodo.
• Se crearon registros manuales para corregir las horas negativas: revisa primero si el Horario debería estar aplicado. No deben crearse registros únicamente para compensar una configuración incorrecta.
• El empleado fue transferido o cambió de función: verifica si el Horario anterior fue finalizado y si la nueva vigencia es correcta.

Mejores prácticas

• Confirma si el empleado debe registrar asistencia antes de agregarlo a un Horario.
• Utiliza como fecha de inicio el primer día en el que realmente deberá registrar.
• Evita aplicar el Horario desde la fecha de contratación cuando el control de asistencia comenzará posteriormente.
• Al finalizar la obligación de registrar asistencia, finaliza también la asignación al Horario.
• Mantén a los empleados que no registran asistencia fuera del Horario y del Grupo de Pago principal.
• Revisa las asignaciones después de cambios de puesto, equipo o responsabilidad.
• Verifica Súper Registro después de modificar la vigencia.
• Corrige primero la configuración antes de crear registros o ajustes manuales.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué un empleado que no registra asistencia está generando horas negativas?

Porque tiene un Horario con horas planificadas. Como no existen registros para cumplir esas horas, la plataforma puede generar Horas Faltantes o Banco de Horas negativo.

2. ¿Un empleado que no registra asistencia debe tener un Horario?

No. Si no necesita registrar asistencia, recomendamos mantenerlo fuera de los Horarios para evitar la generación de horas planificadas y resultados negativos.

3. ¿Por qué las Horas Faltantes comenzaron antes de que el empleado empezara a registrar asistencia?

El Horario puede haberse aplicado con una fecha de inicio anterior al comienzo de los registros. Revisa la vigencia y utiliza la fecha en la que el empleado realmente debería comenzar a registrar.

4. ¿Puedo crear registros manualmente para dejar en cero las horas negativas?

Primero, confirma si el Horario debería estar aplicado. Cuando el problema es una asignación incorrecta, lo correcto es ajustar el Horario y su vigencia, no crear registros que no ocurrieron.

5. El empleado comenzará a registrar asistencia el próximo mes. ¿Cuándo debo agregarlo al Horario?

Agrégalo con vigencia a partir del primer día en el que deberá realizar registros.

6. ¿También debo retirar al empleado del Grupo de Pago?

Para empleados que no realizan registros, recomendamos mantenerlos fuera del Grupo de Pago principal utilizado para los cálculos de los demás empleados.

7. ¿Cómo identifico si el Horario está causando las horas negativas?

En Súper Registro, verifica si existe un Horario aplicado en los días sin registros y si esos días muestran horas planificadas, Horas Faltantes o Banco de Horas negativo.

8. ¿Retirar al empleado del Horario elimina sus registros anteriores?

La eliminación del Horario debe realizarse con la vigencia correcta. Consulta el periodo en Súper Registro después del cambio para verificar cómo se muestran los registros y los cálculos.

9. El empleado realizó registros, pero estaba sin Horario. ¿Qué debo hacer?

Aplica el Horario con una vigencia que incluya la fecha de los registros y consulta nuevamente Súper Registro para organizar las marcaciones.

10. ¿Cuál es la diferencia entre un empleado sin Horario y un empleado que no registra asistencia?

Un empleado sin Horario no tiene horas planificadas aplicadas. Un empleado que no registra asistencia es alguien que, según las reglas de la empresa, no necesita realizar registros. En este caso, debe permanecer sin Horario para evitar cálculos incorrectos.