No puedo crear, visualizar o aprobar una solicitud de Ausencia: ¿qué debo verificar?

La creación, visualización y aprobación de solicitudes de Ausencia dependen de configuraciones diferentes en la plataforma.

El campo Roles de permiso, disponible en la configuración de la categoría o subcategoría de la solicitud, define quién puede crear esa solicitud. El Flujo de aprobación determina quién podrá aprobarla o rechazarla.

Por eso, pueden ocurrir situaciones como:

• El empleado o supervisor no encuentra la opción para crear una solicitud desde la aplicación o la plataforma web;
• La solicitud fue enviada, pero el supervisor no puede visualizarla;
• La solicitud aparece, pero el usuario no tiene disponibles las acciones de aprobación;
• El empleado aparece en Súper Registro, pero su solicitud no aparece en Ausencia Y Vacaciones.

Si el usuario que identificó el problema es un empleado o supervisor sin acceso a la configuración de la plataforma, deberá ponerse en contacto con el equipo de RH o con el administrador responsable. Solo un usuario autorizado podrá revisar los roles de permiso, los equipos y el Flujo de aprobación.

1. El empleado o supervisor no puede crear la solicitud

Cuando una categoría o subcategoría de ausencia no aparece para el empleado o supervisor, verifica el campo Roles de permiso configurado para ese tipo de solicitud.

Este campo define qué usuarios o niveles de permiso pueden crear la solicitud. Si únicamente contiene permisos diferentes al asignado al empleado, la opción no estará disponible para él en la aplicación o en la plataforma web.

También puede suceder que la configuración de la solicitud sea correcta, pero que el empleado esté vinculado al nivel de permiso incorrecto.

Para verificarlo:

1. Accede a Ausencia Y Vacaciones;
2. Abre Configuración de solicitudes;
3. Selecciona la categoría o subcategoría que el empleado desea utilizar;
4. Localiza el campo Roles de permiso;
5. Revisa qué permisos están seleccionados;
6. Verifica qué nivel de permiso está asignado al empleado;
7. Incluye el permiso correcto en el tipo de solicitud o ajusta el permiso del empleado, de acuerdo con el acceso que debe tener;
8. Haz clic en Guardar.

Ejemplo:

• La subcategoría Incapacidad está disponible únicamente para usuarios con un permiso determinado;
• El empleado tiene el perfil Básico, que no está incluido en la configuración;
• Por eso, no encuentra esta opción al intentar crear la solicitud;
• Para corregirlo, el responsable debe revisar el campo Roles de permiso o el nivel asignado al empleado.

Importante: si el empleado o supervisor no tiene acceso para cambiar la configuración de la plataforma, deberá ponerse en contacto con el equipo de RH o con el administrador responsable. La ausencia de la categoría puede estar relacionada con una restricción configurada por RH o con el permiso asignado al usuario.

2. Entiende la diferencia entre Roles de permiso y Flujo de aprobación

No confundas el campo Roles de permiso con el Flujo de aprobación:

• Roles de permiso: define quién puede crear ese tipo de solicitud;
• Flujo de aprobación: define quién podrá aprobar o rechazar las solicitudes.

Agregar un perfil o nivel de permiso al campo Roles de permiso no convierte a esos usuarios en aprobadores. Del mismo modo, incluir a un usuario en el Flujo de aprobación no habilita automáticamente la creación de la solicitud para ese usuario.

Ejemplo:

• El tipo de solicitud Incapacidad tiene el perfil Supervisor seleccionado en Roles de permiso;
• Los empleados incluidos en ese perfil podrán crear la solicitud;
• Para aprobarla, el responsable también deberá estar incluido en el Flujo de aprobación.

3. Confirma que la solicitud fue enviada

Si el empleado pudo crear la solicitud, pero el responsable no logra localizarla, accede a Ausencia Y Vacaciones y utiliza los filtros disponibles.

Verifica principalmente:

• El empleado;
• El periodo;
• La categoría o el tipo de solicitud;
• El estatus de la solicitud.

Asegúrate de que el periodo seleccionado incluya la fecha de la solicitud. Un filtro que no contemple la fecha correcta puede impedir que se localice.

Después de ser enviada, la solicitud permanece pendiente mientras espera las aprobaciones definidas en el Flujo de aprobación.

4. Verifica el equipo del empleado

El supervisor visualiza a los empleados vinculados a su propio equipo.

Si no encuentra la solicitud de un empleado específico, confirma:

• En qué equipo está registrado el empleado;
• Quién está definido como supervisor de ese equipo;
• Si hubo algún cambio reciente de equipo o liderazgo;
• Si el supervisor que necesita aprobar es realmente responsable del equipo del empleado.

Ejemplo:

• Juan forma parte del equipo Operación;
• María es supervisora del equipo Administrativo;
• María no visualizará la solicitud de Juan para aprobación como supervisora, porque él no pertenece a su equipo;
• Para corregirlo, revisa el equipo del empleado o el supervisor responsable.

Si el supervisor no tiene acceso para cambiar el equipo o la estructura de la empresa, deberá solicitar la revisión al equipo de RH o al administrador responsable.

5. Revisa el Flujo de aprobación del tipo de solicitud

Los responsables de aprobar una solicitud se definen en la sección Flujo de aprobación.

Para consultar la configuración:

1. Accede a Ausencia Y Vacaciones;
2. Abre Configuración de solicitudes;
3. Selecciona la categoría y el tipo de solicitud utilizado por el empleado;
4. Localiza la sección Flujo de aprobación;
5. Revisa los responsables configurados en el primer nivel y en los niveles siguientes;
6. Haz clic en Guardar después de realizar algún cambio.

Cuando el primer nivel está configurado como Todos los supervisores en la jerarquía, la solicitud será dirigida a los supervisores relacionados con el empleado de acuerdo con el equipo y la jerarquía registrados.

Si el usuario que necesita aprobar no está incluido en el Flujo de aprobación, no será agregado como responsable únicamente por tener acceso administrativo o estar seleccionado en el campo Roles de permiso.

6. Verifica si el responsable se encuentra en la etapa correcta de aprobación

Un Flujo de aprobación puede tener más de un nivel.

En este caso, el usuario puede estar configurado como aprobador, pero todavía no ser el responsable de la etapa actual de la solicitud.

Al analizar la solicitud, verifica:

• Qué niveles fueron configurados;
• Qué nivel está esperando aprobación;
• Quién está definido como responsable en cada etapa;
• Si algún nivel anterior todavía necesita completar el análisis.

Ejemplo:

• El primer nivel está compuesto por los supervisores de la jerarquía;
• El segundo nivel tiene otro responsable;
• Mientras la primera etapa no haya terminado, es posible que el responsable del segundo nivel todavía no tenga acceso a la acción esperada.

7. Entiende la diferencia entre Súper Registro y Ausencia Y Vacaciones

Visualizar a un empleado en Súper Registro no significa que el usuario también podrá crear o aprobar sus solicitudes.

Las pantallas tienen finalidades y reglas de acceso diferentes:

• En Súper Registro, el usuario consulta información relacionada con los registros de asistencia de los empleados;
• En Ausencia Y Vacaciones, la posibilidad de creación depende del campo Roles de permiso;
• La posibilidad de aprobación depende del equipo del empleado y del Flujo de aprobación.

Ejemplo:

• Un administrador puede localizar al empleado en Súper Registro;
• Al acceder a Ausencia Y Vacaciones, la solicitud no aparece o no muestra las acciones de aprobación;
• En este caso, es necesario verificar los filtros, el equipo del empleado y el Flujo de aprobación.

8. Verifica la opción de super aprobador para administradores

Cuando un administrador necesita aprobar solicitudes sin estar en una etapa regular del Flujo de aprobación, verifica si tiene acceso a la función de super aprobador.

El super aprobador puede utilizarse para completar la aprobación de una solicitud sin depender de la actuación individual de todos los niveles configurados.

Esta alternativa no sustituye la corrección del equipo, la jerarquía o el Flujo de aprobación cuando el flujo regular debe seguir utilizándose.

Si el usuario es un supervisor sin acceso a esta configuración, deberá ponerse en contacto con el equipo de RH o con el administrador responsable.

9. ¿Qué corregir cuando el usuario no puede crear o aprobar?

Revisa las configuraciones de acuerdo con el problema identificado:

• Si la categoría o subcategoría no aparece para crear una solicitud, revisa el campo Roles de permiso;
• Si el empleado está vinculado al nivel de permiso incorrecto, ajusta su registro;
• Si el permiso correcto no está seleccionado en el tipo de solicitud, inclúyelo y guarda la configuración;
• Si el empleado está en el equipo incorrecto, corrige el equipo;
• Si el supervisor no está relacionado con el equipo del empleado, corrige al responsable;
• Si el aprobador correcto no se encuentra en el flujo, modifica el Flujo de aprobación;
• Si se agregó un nivel de permiso al campo Roles de permiso con la intención de permitir la aprobación, configura al responsable en el Flujo de aprobación;
• Si un administrador necesita completar la aprobación fuera del flujo regular, verifica la opción de super aprobador.

Los empleados y supervisores sin acceso administrativo no podrán realizar estos cambios. En ese caso, deberán enviar la solicitud al equipo de RH o al responsable de la administración de la plataforma.

10. Verifica nuevamente después de las correcciones

Después de ajustar los roles de permiso, el equipo, el supervisor o el Flujo de aprobación:

Para probar la creación

1. Pide al empleado o supervisor que acceda nuevamente a la plataforma web o a la aplicación;
2. Abre el área de creación de solicitudes de Ausencia;
3. Verifica si la categoría o subcategoría ahora aparece;
4. Crea una solicitud únicamente cuando la opción correcta esté disponible.

Para probar la aprobación

1. Accede nuevamente a Ausencia Y Vacaciones;
2. Selecciona un periodo que incluya la solicitud;
3. Busca al empleado;
4. Filtra las solicitudes pendientes;
5. Verifica la etapa actual del Flujo de aprobación;
6. Confirma si las acciones de aprobación están disponibles para el responsable correcto.

Consejos y solución de problemas

• La categoría de ausencia no aparece en la aplicación o plataforma web: verifica si el permiso del empleado está incluido en el campo Roles de permiso.
• La opción aparece para algunos empleados, pero no para otros: compara los niveles de permiso asignados a cada uno.
• El supervisor no puede crear una solicitud para sí mismo: verifica si su permiso está incluido en la categoría o subcategoría.
• Soy supervisor, pero no tengo acceso a la configuración: ponte en contacto con el equipo de RH o con el administrador responsable para que revisen los roles de permiso, el equipo y la configuración de la solicitud.
• RH desactivó el acceso para un perfil determinado: la opción no se mostrará hasta que un usuario autorizado cambie la configuración.
• La solicitud no aparece: verifica el periodo, el empleado, el tipo de solicitud y los filtros aplicados.
• El supervisor visualiza a algunos empleados, pero no a otros: confirma que todos pertenezcan al equipo supervisado por él.
• La solicitud aparece, pero no puede aprobarse: verifica si el usuario se encuentra en la etapa actual del Flujo de aprobación.
• El usuario está en el campo Roles de permiso, pero no puede aprobar: este campo controla quién puede solicitar, no quién puede aprobar.
• El empleado aparece en Súper Registro, pero no en Ausencia Y Vacaciones: revisa los filtros, el equipo del empleado y el Flujo de aprobación.
• La solicitud permanece pendiente: verifica que todos los niveles tengan responsables válidos y si alguna etapa anterior todavía debe completarse.
• La opción fue restringida por RH: los empleados y supervisores sin acceso administrativo no podrán reactivarla directamente.

Mejores prácticas

• Revisa el campo Roles de permiso siempre que crees o modifiques una categoría o subcategoría;
• Confirma que los empleados, supervisores y demás perfiles que necesitan solicitar estén incluidos;
• Utiliza el campo Roles de permiso únicamente para definir quién puede crear la solicitud;
• Configura a los aprobadores en la sección Flujo de aprobación;
• Revisa los equipos y supervisores siempre que haya cambios en la estructura de la empresa;
• Confirma la jerarquía antes de utilizar Todos los supervisores en la jerarquía;
• Evita agregar niveles de aprobación sin responsables activos;
• Prueba la creación y la aprobación después de cambiar una configuración;
• Orienta a supervisores y empleados para que contacten a RH cuando no tengan acceso a la configuración;
• Orienta a los administradores sobre la diferencia entre permiso para solicitar y permiso para aprobar.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué no puedo crear una solicitud de Ausencia desde la aplicación o la plataforma web?

   Es posible que el permiso asignado a tu perfil no esté incluido en el campo Roles de permiso de la categoría o subcategoría. Ponte en contacto con RH o con un administrador para confirmar si tienes autorización para crear ese tipo de solicitud.

2. ¿Por qué una categoría aparece para algunos empleados, pero no para otros?

   Pueden tener niveles de permiso diferentes. La opción se mostrará únicamente a los usuarios incluidos en la configuración de ese tipo de solicitud.

3. ¿El campo Roles de permiso define quién puede aprobar las solicitudes?

   No. Define quién puede crear la solicitud. Los aprobadores se configuran en el Flujo de aprobación.

4. ¿Cuál es la diferencia entre Roles de permiso y Flujo de aprobación?

   Roles de permiso controla quién puede crear la solicitud. El Flujo de aprobación controla quién podrá aprobarla o rechazarla.

5. ¿Por qué el supervisor no puede visualizar la solicitud de un empleado?

   Confirma que el empleado esté en el equipo correcto, que el usuario sea el supervisor responsable y que esté incluido en el Flujo de aprobación.

6. ¿Por qué puedo visualizar al empleado en Súper Registro, pero no encuentro su solicitud?

   La visualización en Súper Registro no garantiza acceso a las solicitudes. Verifica los filtros, el equipo del empleado y el Flujo de aprobación.

7. ¿Por qué aparece la solicitud, pero las acciones de aprobación no están disponibles?

   El usuario puede no formar parte de la etapa actual del Flujo de aprobación o puede estar configurado en un nivel posterior que todavía no ha comenzado.

8. ¿Cómo puedo saber quién debe aprobar una solicitud?

   Consulta el Flujo de aprobación configurado para el tipo de solicitud y verifica los responsables definidos en cada nivel.

9. ¿Un administrador puede aprobar cualquier solicitud?

   El acceso administrativo, por sí solo, no incluye necesariamente al usuario en todos los Flujos de aprobación. Cuando corresponda, verifica la opción de super aprobador.

10. ¿Qué significa Todos los supervisores en la jerarquía?

Significa que los supervisores relacionados con el empleado por medio del equipo y la jerarquía serán utilizados en ese nivel del Flujo de aprobación.

11. ¿Por qué un supervisor aprueba solicitudes de algunos empleados, pero no de otros?

Los empleados pueden pertenecer a equipos diferentes. El supervisor visualiza a los empleados de su propio equipo y debe estar incluido en el Flujo de aprobación.

12. ¿Modificar el campo Roles de permiso corrige un problema de aprobación?

No. Para corregir la aprobación, revisa el equipo del empleado, el supervisor responsable y el Flujo de aprobación. El campo Roles de permiso debe modificarse cuando el problema esté relacionado con la creación de la solicitud.

13. Soy supervisor y no puedo crear o aprobar una solicitud. ¿Puedo corregir la configuración?

Solo si tu perfil tiene acceso a la configuración necesaria. De lo contrario, ponte en contacto con el equipo de RH o con el administrador responsable para que revisen tus permisos, tu equipo y la configuración de la solicitud.

14. ¿Con quién debo hablar cuando una categoría de ausencia no aparece para mí?

Ponte en contacto con el equipo de RH o con el responsable de la administración de la plataforma en tu empresa. Esa persona podrá confirmar si la categoría fue restringida o si tu perfil está vinculado al permiso correcto.