Cuando el saldo del Banco de Horas aparece en cero de un periodo a otro, esto puede estar relacionado con el vencimiento del banco configurado en la Política de pago o con la transferencia del empleado a otra política.
Antes de realizar cualquier cambio, verifica las fechas de la Política de pago, el historial del saldo y si hubo un cambio de política.
1. Consulta el saldo anterior del empleado
Para identificar cuándo se cerró el saldo:
- En el menú Reportes, haz clic en Banco de Horas.
- Selecciona al empleado que deseas analizar.
- Define un periodo que incluya las fechas anteriores y posteriores al momento en que el saldo quedó en cero.
- Haz clic en Generar.
- Utiliza el ícono de columnas para agregar información como saldo inicial, saldo final, ajustes y otros datos disponibles.
Compara los periodos para identificar cuál era el saldo antes del vencimiento o del cambio de Política de pago.
Ejemplo:
- El 30/06, el empleado tenía +12:00 en el Banco de Horas;
- El 01/07, el saldo comenzó a aparecer como 00:00;
- En este caso, verifica si el periodo del banco venció el 30/06 o si una nueva Política de pago comenzó a aplicarse el 01/07.
2. Verifica el vencimiento del Banco de Horas
Para consultar las fechas configuradas:
- Accede a Políticas de pago.
- Abre la política aplicada al empleado.
- Selecciona la pestaña Horas extras pagadas.
- Verifica las siguientes configuraciones:
- Fecha de inicio: determina cuándo comienza a contabilizarse el Banco de Horas;
- Primer vencimiento: define una primera fecha de cierre cuando ya existe un banco anterior;
- Duración del banco: determina cuántos meses tendrá cada periodo;
- Banco cíclico: define el funcionamiento de los ciclos de vencimiento del banco.
Cuando un ciclo llega a su fin, el sistema cierra el saldo correspondiente a ese periodo. En bancos cíclicos, el saldo más antiguo se liquida automáticamente cuando llega al final del ciclo.
Por eso, un saldo que dejó de aparecer en el periodo actual puede estar relacionado con el vencimiento configurado y no necesariamente con la eliminación de las horas.
Importante: no es posible configurar el vencimiento para cerrar únicamente las horas positivas y mantener las horas negativas en el periodo siguiente. El cierre se aplica al saldo del periodo de acuerdo con las reglas configuradas para el Banco de Horas.
3. Confirma si el empleado cambió de Política de pago
Además del vencimiento, es posible que el saldo no se haya mantenido porque el empleado fue transferido a otra Política de pago.
Verifica:
- Cuál era la Política de pago anterior;
- Cuál es la política actual;
- La fecha de inicio del empleado en la nueva política;
- Si se utilizó la opción de transferencia del saldo;
- Si las configuraciones del Banco de Horas de ambas políticas eran iguales.
El saldo solo puede transferirse automáticamente cuando las configuraciones del Banco de Horas de las políticas son compatibles.
4. Crea una nueva Política de pago, si es necesario
Si es necesario iniciar un nuevo periodo con otras fechas o configuraciones:
- Accede a Políticas de pago.
- Haz clic en + Crear nueva.
- Ingresa un título para la política y haz clic en Crear.
- Configura todas las reglas necesarias, incluyendo:
- Horas extras pagadas;
- Banco de Horas;
- Turno nocturno;
- Tolerancia;
- De guardia.
- Guarda todas las configuraciones antes de agregar empleados.
Importante: agrega empleados únicamente después de terminar las configuraciones. Una vez que agregues empleados a la Política de pago, ya no podrás editar sus principales reglas.
5. Transfiere el saldo a la nueva Política de pago
Si el empleado todavía no ha sido agregado a la nueva política:
- Abre la nueva Política de pago.
- Accede a la pestaña Empleados.
- Haz clic en Agregar empleados.
- Busca y selecciona al empleado en Seleccionar empleado.
- Informa la Fecha de inicio de la nueva política.
- Marca Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago.
- Confirma la inclusión del empleado.
La opción de transferencia solo estará disponible cuando las configuraciones de las políticas sean compatibles, incluyendo reglas de activación del banco, ciclicidad, fases, porcentajes y límites.
Ejemplo:
- El empleado tenía +12:00 en la Política A;
- La Política B tiene las mismas configuraciones de Banco de Horas;
- Al agregar al empleado a la Política B, marca Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago;
- El saldo podrá seguir considerándose en la nueva política.
6. ¿Qué hacer si el empleado ya cambió de política sin transferir el saldo?
Si el empleado ya fue agregado a la nueva política sin realizar la transferencia, consulta el reporte de Banco de Horas para identificar el saldo final de la política anterior.
Después, regulariza el valor mediante un ajuste:
- En el menú Reportes, haz clic en Banco de Horas.
- Haz clic en Ajustar Banco.
- Selecciona al empleado.
- Informa una fecha dentro de un periodo abierto.
- Selecciona la fase de Banco de Horas correspondiente.
- Informa el valor positivo o negativo que debe ajustarse.
- Agrega una justificación clara para identificar el origen del saldo.
- Confirma el ajuste.
Ejemplo de justificación:
Transferencia del saldo final de la Política de pago anterior, cerrada el 30/06.
Los ajustes solo pueden realizarse en un mes abierto. Después del cierre, ya no será posible modificar el Banco de Horas de ese periodo.
7. ¿Qué hacer cuando las Políticas de pago son diferentes?
Cuando las políticas tienen configuraciones diferentes, es posible que la opción Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago no esté disponible.
En este escenario:
- Consulta el saldo final del empleado en la política anterior;
- Confirma qué saldo debe mantenerse;
- Verifica en qué fase de la nueva política debe registrarse el saldo;
- Realiza un ajuste de Banco de Horas en la nueva política;
- Registra una justificación que identifique la transferencia manual.
Esta validación es importante porque las políticas pueden tener fases, porcentajes, multiplicadores, límites o periodos de banco diferentes.
Consejos o solución de problemas
- Consulta el reporte de Banco de Horas antes de realizar cualquier ajuste.
- Verifica las fechas de inicio, vencimiento y duración del banco en la Política de pago.
- Confirma la fecha en la que el empleado comenzó a formar parte de la nueva política.
- Al crear una nueva Política de pago, termina todas las configuraciones antes de agregar empleados.
- Si deseas transferir el saldo automáticamente, valida que las reglas de ambas políticas sean compatibles.
- Utiliza justificaciones claras en los ajustes para facilitar futuras revisiones.
- Los ajustes no pueden realizarse en periodos que ya están cerrados.
Mejores prácticas
- Revisa regularmente las fechas de vencimiento de las Políticas de pago.
- Planifica la posible creación de una nueva política antes del cierre del periodo actual.
- Genera un reporte con los saldos antes de transferir empleados.
- Confirma si la transferencia automática está disponible antes de completar el cambio de política.
- Registra las fechas, los saldos y las justificaciones utilizadas en las transferencias manuales.
- Orienta a los responsables de la gestión de asistencia sobre lo que sucederá con los saldos al vencimiento.
Preguntas frecuentes
- Mi Banco de Horas quedó en cero de un mes a otro. ¿Se eliminaron las horas?
No necesariamente. El periodo del banco puede haber llegado a su vencimiento o el empleado puede haber comenzado a formar parte de otra Política de pago. Consulta el reporte de Banco de Horas y verifica las fechas configuradas en la política.
- ¿Cómo puedo saber cuándo vence el Banco de Horas?
Accede a la Política de pago del empleado y consulta, en la pestaña Horas extras pagadas, los campos Fecha de inicio, Primer vencimiento, Duración del banco y Banco cíclico.
- ¿Puedo transferir el saldo a otra Política de pago?
Sí, siempre que las configuraciones del Banco de Horas de ambas políticas sean compatibles. Al agregar al empleado a la nueva política, marca Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago.
- ¿Por qué no apareció la opción para transferir el saldo?
La opción puede no estar disponible cuando las políticas tienen configuraciones diferentes, como ciclicidad, fases, porcentajes o límites distintos.
- El empleado ya fue transferido sin el saldo. ¿Qué debo hacer?
Consulta el saldo final en el reporte de Banco de Horas y realiza un ajuste en la nueva política, indicando el valor, la fase correspondiente y una justificación.
- ¿Puedo ajustar el saldo directamente en el periodo anterior?
Solo si el mes todavía está abierto. Después del cierre, ya no será posible realizar cambios en el Banco de Horas de ese periodo.
- ¿Es posible dejar en cero únicamente el saldo positivo y mantener el saldo negativo?
No. No es posible configurar el vencimiento para cerrar únicamente las horas positivas mientras las horas negativas continúan acumulándose. El cierre considera el saldo del periodo de acuerdo con las reglas configuradas.
- ¿Necesito crear una nueva Política de pago cuando vence el banco?
Depende de la configuración utilizada por la empresa. Los bancos cíclicos realizan automáticamente el cierre del ciclo más antiguo. Si es necesario aplicar nuevas fechas o reglas, crea y configura una nueva Política de pago antes de agregar empleados.
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