¿Cómo pueden los empleados inactivos firmar electrónicamente su reporte de nómina?

Cuando un colaborador es desvinculado, puede ser necesario que firme electrónicamente los reportes pendientes del periodo trabajado.

Oitchau permite enviar la Reporte de nómina a colaboradores desactivados y seguir el estado de la firma.

Este artículo explica cómo asegurarse de que el colaborador esté desactivado correctamente, solicitar la firma y monitorear su progreso.

Acciones clave o configuración

1. Asegúrate de que el colaborador esté desactivado
   • Al desvincular a un colaborador, marca la opción Eliminar del grupo de nómina para que su cierre ocurra individualmente en la pestaña Nómina.
   • Esta acción crea un periodo de cierre separado que podrá enviarse para firma. Sigue el artículo de desvinculación para confirmar el proceso.
      
2. Envía la firma electrónica
   • Desde el panel lateral, ve a Nómina > Empleados desactivados.
   • Ubica al colaborador desactivado en la tabla. La columna Estatus de Nómina debe estar Cerrado y Estatus de Firma como NO REQUERIDO.
   • Coloca el cursor sobre el periodo de cierre y haz clic en Solicitar firma. La fila cambiará a Pendiente, esperando la firma.
      
3. El colaborador firmará su Hoja
   • El colaborador recibirá la solicitud mediante la aplicación o correo electrónico. Al acceder a la app o al portal web verá la sección Firmas Electrónicas con los períodos disponibles.
   • Selecciona el informe y realiza la firma electrónica. En la app, su perfil aparecerá como desactivado, permitiendo únicamente la firma de reportes pendientes.
      
4. Acompaña el estado de la firma
   • De vuelta en la pestaña Empleados desactivados, revisa el Estatus de Firma hasta que indique Firmado.
   • Después de la firma, haz clic en el menú de acciones (⋯) para Desbloquear, Cancelar firma o Descargar el reporte. Puedes exportar el documento firmado al correo del solicitante.
      
5. Ajustar el período de acceso (opcional)
   • Por defecto, un empleado despedido conserva el acceso durante 14 días después de la finalización de su contrato. Puede solicitar una extensión o reducción de este período al soporte de Oitchau.
      

Consejos o Solución de problemas

• Si el estado de la Folha está Abierto, bloquéala antes de solicitar la firma.
• Verifica que el colaborador haya sido removido del grupo de pago; de lo contrario, no aparecerá en Colaboradores desactivados.
• Si el colaborador no recibe el correo, revisa que la dirección registrada esté correcta y pídele que verifique la carpeta de spam.

Mejores prácticas

• Solicita la firma inmediatamente tras el desligamiento para agilizar la finalización del periodo.
• Comunica claramente al ex colaborador que el acceso se limita a firmar los reportes pendientes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuánto tiempo tiene el colaborador para firmar su reporte?
   El acceso estándar es de 14 días tras el desligamiento. Puedes solicitar una extensión o reducción al soporte.
2. ¿Puedo enviar varias hojas para firma al mismo tiempo?
   Sí. Al seleccionar varios periodos en la pestaña Colaboradores desactivados y hacer clic en Solicitar firma, se enviarán todas las solicitudes de una vez.
3. ¿El colaborador puede acceder a otras funciones de la plataforma?
   No. Cuando está desactivado, solo puede acceder a Firmas Electrónicas para firmar los reportes pendientes.