Configuraciones iniciales y de estructura para la Gestión de Escalas

Antes de crear horarios, debes reflejar la estructura organizativa de tu empresa en la plataforma Oitchau.

Configura la Estructura de la empresa, Ubicaciones, Empleados, Feriados, Categorías de ausencias, Intervalos y Permisos.

Estas configuraciones permiten que cada horario se vincule al lugar correcto y que los filtros y alertas funcionen adecuadamente.

Principales acciones o configuraciones

1. Define the company structure
   • Acceda a Settings > Company Structure.
   • Use las pestañas Subsidiaries, Departamentos, Cost centers, Teams and Positions para registrar IDs, nombres de departamentos y equipos (más detalles en este artículo sobre Sucursales y Departamentos).
   • En Teams, defina quiénes serán los supervisores/gestores; estos usuarios recibirán permisos específicos (más detalles en este artículo).
   • Guarde cada registro para que estén disponibles como filtros en los turnos.
      
2. Registrar ubicaciones
   • En Configure > Ubicaciones, haga clic en + Crear ubicación.
   • Ingrese ID, Nombre y Dirección; active o no la verificación (GPS/Wi‑Fi/iBeacon/IP) según sea necesario (más detalles en este artículo).
   • Guarde para que la ubicación esté disponible al crear turnos.
      
3. Agregar colaboradores y horas contratadas
   • Acceda a Manage > People y haga clic en Anãdir empleado, o Import para múltiples (más detalles en este artículo sobre agregar de forma individual y en masa).
   • Complete los datos personales y, en Detalles personales, informe las Weekly contracted hours (Horas semanales contratadas) y guarde.
   • Asigne cada colaborador a los Equipos y Ubicaciones correctos.
      
4. Crear grupos de días festivos, ausencias e intervalos
   • En Festivos, haga clic en + Nuevo Grupo e ingrese los días festivos aplicables (más detalles en este artículo).
   • En Absence & Vacation, personalice las categorías de ausencias según la política de la empresa (más detalles en este artículo).
   • En Configure > Horarios > Breaks, haga clic en New Break para crear tipos de pausa, como almuerzo, coffee break, etc. (más detalles en este artículo).
      
5. Definir permisos para turnos
   • Haga clic en su foto en la esquina superior derecha y vaya a Company Settings > Permissions.
   • Seleccione el nivel de permiso (por ejemplo, Supervisor) y active Shifts schedules para otorgar acceso al módulo.
   • La segunda casilla abre otras 5 opciones, que sirven para definir acciones específicas que ese grupo podrá realizar en los Turnos. Las opciones son las siguientes:
     • Ver todos los horarios - Ve todos los turnos creados, pero dentro de ellos tiene visibilidad solo de los colaboradores liberados en la sección "Puede Acceder" en los permisos de su perfil;
     • Editar y publicar todos los horarios - Ve todos los turnos creados, pero dentro de ellos solo puede editar y publicar para colaboradores liberados en la sección "Puede Acceder" en los permisos de su perfil;
     • Editar solo los horarios a los que estoy asignado - Ve los turnos en los que está asignado y solo puede editar para los colaboradores que tiene acceso en el perfil;
     • Publicar solo los horarios a los que estoy asignado - Ve los turnos en los que está asignado y solo puede publicar para los colaboradores que tiene acceso en el perfil;
     • Ver solo los horarios a los que estoy asignado - Ve los turnos en los que está asignado y solo puede ver a otros colaboradores que tiene acceso en el perfil.
   • Guarde los cambios.
     
     

Consejos o solución de problemas

• Registre las horas semanales contratadas de todos los colaboradores: las alertas de horas semanales dependen de este valor.
• Al crear ubicaciones, active la verificación de GPS/Wi‑Fi/iBeacon/IP solo si realmente existe esa infraestructura en el lugar.
• Si no encuentra alguna función, verifique si los permisos de su nivel incluyen la acción deseada.

Mejores prácticas

• Mantenga la estructura de la empresa actualizada; los cambios organizacionales deben reflejarse rápidamente en la plataforma.
• Nombre las sucursales, departamentos, equipos y turnos de forma clara para facilitar búsquedas e informes.
• Revise los permisos periódicamente para garantizar que solo los gestores autorizados editen y publiquen turnos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Necesito configurar toda la estructura antes de crear turnos?
   Sí. La plataforma requiere sucursales, departamentos, equipos, ubicaciones y colaboradores registrados para vincular correctamente cada turno.
2. ¿Dónde informo las horas semanales contratadas?
   En el perfil del colaborador, en Detalles personales, ingrese el valor en Weekly contracted hours y haga clic en Guardar.
3. ¿Puedo editar sucursales, departamentos o equipos después de crear turnos?
   Sí. Solo acceda a Configure > Company Structure, edite los datos y guarde; los cambios se reflejarán en los turnos existentes.