Cómo crear y visualizar ausencias en la Gestión de Escalas

Registrar ausencias directamente en la escala permite planificar con precisión al equipo, evitar fallos operativos y mantener transparencia en las solicitudes de ausencia.

Los pedidos pueden provenir de empleados, gestores o planificadores, según la configuración de permisos.

Al incluir ausencias en la escala, se puede controlar vacaciones, ausencias por salud u otros motivos sin salir de la pantalla de planificación.

Acciones clave o configuraciones

1. Abrir la escala correspondiente
   • Haga clic en Shifts en el menú lateral.
   • Elija el espacio de planificación que contiene al empleado y las fechas de la ausencia.
      
2. Iniciar una solicitud de ausencia
   • Seleccione la celda correspondiente al colaborador y al día deseado.
   • En la ventana del turno, haga clic en el ícono de Solicitudes (junto a la “x” para cerrar).
   • Se abrirá el panel Nueva solicitud en la derecha.
      
3. Seleccionar categoría y duración
   • Elija la categoría de la ausencia, como Medica, Vacaciones u Otro.
   • Si la ausencia cubre un Día completo, active esta opción y añada la pausa correspondiente.
   • Para ausencias de medio día, desactive Día completo e introduzca la Hora de inicio y Hora de fin.
   • Para turnos nocturnos, utilice Night Shift para asociar la ausencia al día en que comenzó el turno.
      
4. Definir subcategoría y detalles
   • Seleccione una Subcategoría según la política de la empresa.
   • Añada Comentarios explicando el motivo y adjunte documentos si es necesario.
   • Haga clic en Confirmar para guardar la solicitud.
      
5. Aprobar, cancelar o rechazar
   • La solicitud se mostrará en la escala con un ícono de reloj que indica que está pendiente.
   • Para aprobar, haga clic en la celda y seleccione Aprobar.
   • Para cancelar o rechazar, haga clic en la ausencia y elija Cancelar solicitud o Rechazar. Ambas opciones eliminan la solicitud; el rechazo requiere un motivo y se registra de forma distinta.
      

Consejos o resolución de problemas

• Asegúrese de tener permisos para crear solicitudes directamente en la escala.
• Utilice Night Shift para turnos que atraviesan la medianoche.
• En caso de duda sobre la subcategoría correcta, consulte con el departamento de RR. HH.

Mejores prácticas

• Registrar las ausencias tan pronto como sea posible para mantener la escala actualizada.
• Incluir comentarios claros y adjuntos (si corresponde) agiliza la aprobación.
• Revisar periódicamente las solicitudes pendientes y aprobarlas o rechazarlas antes de publicar la escala.

Preguntas frecuentes

1. ¿Quién puede registrar una ausencia directamente en la escala?
   Los usuarios con permiso de planificación pueden registrar ausencias para los miembros del equipo. Los empleados y gestores pueden enviar solicitudes desde la computadora o la aplicación móvil.
2. ¿Puedo editar una solicitud después de confirmarla?
   No. Debe cancelar la solicitud y crear otra con la información correcta.
3. ¿Cómo sé si una solicitud está pendiente de aprobación?
   Aparecerá un ícono de reloj en la celda. Al hacer clic se muestran opciones para aprobar, cancelar o rechazar.
4. ¿Las ausencias cuentan en el total de horas semanales?
   No. Las ausencias no se contabilizan en el total de horas semanales ni se guardan en plantillas de escala.