Como funcionam as Jornadas Automáticas ou o Ponto por Exceção? – Oitchau

A Jornada Automática, também chamada de Ponto por Exceção, cria automaticamente os pontos planejados do colaborador conforme os horários configurados na Jornada.

A geração dos pontos automáticos é determinada pela Jornada, e não por uma configuração individual do colaborador. Por isso:

Se o colaborador estiver vinculado a uma Jornada Automática, os pontos planejados serão criados automaticamente;
Se ele for transferido para outra Jornada Automática, os pontos da nova Jornada começarão a ser criados a partir do dia seguinte;
Se ele for transferido para uma Jornada que não seja automática, nenhum novo ponto automático será criado;
Para criar uma nova Jornada Automática, é necessário entrar em contato com o Suporte pelo e-mail suporte@oitchau.com.br.

Nesse modelo, o colaborador ou responsável precisa realizar ajustes somente quando houver alguma diferença entre os horários planejados e o que realmente ocorreu.

1. Para que serve uma Jornada Automática?

A Jornada Automática pode ser utilizada por empresas que desejam preencher automaticamente os pontos planejados dos colaboradores.

Em vez de registrar manualmente cada Entrada, intervalo e Saída, a plataforma cria os pontos conforme os horários configurados na Jornada. Quando o colaborador trabalha de maneira diferente do planejamento, é necessário corrigir apenas essa exceção.

Exemplo:

A Jornada prevê Entrada às 08:00;
Intervalo das 12:00 às 13:00;
Saída às 17:00;
Os quatro pontos são criados automaticamente;
Caso o colaborador tenha saído às 16:00, será necessário corrigir o ponto de Saída para representar o horário realizado.

2. O que define se os pontos serão criados automaticamente?

A configuração pertence à Jornada.

Isso significa que não basta o colaborador ter utilizado anteriormente o Ponto por Exceção. A geração continuará somente enquanto ele estiver vinculado a uma Jornada configurada como automática.

Os principais cenários são:

Permaneceu na mesma Jornada Automática: os pontos continuam sendo criados normalmente;
Foi transferido para outra Jornada Automática: os pontos da nova Jornada começam a ser criados no próximo dia;
Foi transferido para uma Jornada não automática: a criação de pontos automáticos é interrompida;
Precisa de uma nova Jornada Automática: a empresa deve solicitar sua criação ao Suporte.

Importante: alterar apenas os horários ou transferir o colaborador para uma Jornada comum não transforma essa Jornada em automática.

3. Como solicitar a criação de uma Jornada Automática?

Uma nova Jornada Automática precisa ser solicitada ao time de Suporte.

Para isso:

Envie um e-mail para suporte@oitchau.com.br;
Informe a empresa que utilizará a configuração;
Explique quais horários deverão fazer parte da Jornada;
Informe quais colaboradores ou grupos utilizarão o Ponto por Exceção;
Aguarde a análise e as orientações para a configuração.

Antes de solicitar, revise cuidadosamente os horários planejados, pois eles serão utilizados para criar os pontos automáticos.

4. Quando os pontos automáticos são criados?

Os pontos são gerados em momentos específicos do dia.

Quando o processo é executado, todos os pontos previstos para aquela data são criados de uma vez. Por isso, os registros de Entrada, intervalos e Saída podem aparecer antes que cada horário planejado aconteça.

Exemplo:

A Jornada possui Entrada às 08:00 e Saída às 17:00;
A geração automática é executada durante o dia;
Os dois horários podem aparecer juntos, mesmo que ainda não sejam 17:00.

A presença do ponto de Saída não significa necessariamente que o colaborador já encerrou o expediente. Ela representa o horário planejado pela Jornada Automática.

5. Como identificar um ponto criado automaticamente?

Ao analisar a data do colaborador, confira se os horários correspondem exatamente ao planejamento da Jornada.

Os pontos automáticos normalmente apresentam estas características:

Correspondem aos horários planejados;
São criados em conjunto para o dia inteiro;
Não dependem de uma marcação feita pelo colaborador;
Podem ser identificados nos detalhes ou no histórico do registro como pontos gerados automaticamente.

Se os horários estiverem diferentes do esperado, confira primeiro qual Jornada estava aplicada ao colaborador naquela data.

6. O que acontece quando existe uma ausência de dia inteiro?

Quando um Pedido de Ausência de dia inteiro é aplicado, os pontos automáticos daquela data são removidos.

Isso evita que o mesmo dia apresente simultaneamente:

Uma ausência válida para o dia inteiro;
Pontos automáticos de Entrada, intervalos e Saída.

Depois da aplicação da ausência, confira o dia no Super Punch para confirmar se os pontos foram removidos e se a ocorrência correta está sendo apresentada.

A remoção descrita neste artigo se aplica às ausências que abrangem o dia inteiro.

7. É possível criar pontos automáticos retroativamente?

Não. A Jornada Automática não cria pontos para datas anteriores.

Se uma Jornada Automática começar a ser utilizada hoje, ela não preencherá automaticamente os dias que já passaram. Os registros anteriores que precisem ser incluídos ou corrigidos deverão ser tratados por meio de ajustes de ponto.

Exemplo: se a Jornada Automática começar a valer no dia 15, os pontos dos dias 1 a 14 não serão gerados automaticamente.

8. O que acontece ao transferir o colaborador para outra Jornada Automática?

Quando o colaborador é transferido para outra Jornada Automática, os pontos da nova configuração começam a ser criados a partir do próximo dia.

Exemplo:

O colaborador está vinculado à Jornada Automática A;
Os pontos do dia atual já foram criados conforme essa Jornada;
Durante o dia, ele é transferido para a Jornada Automática B;
Os pontos já criados permanecem conforme a Jornada A;
No dia seguinte, os pontos passam a ser gerados de acordo com os horários da Jornada B.

A mudança não substitui automaticamente os pontos que já foram criados para a data atual. Caso esses registros estejam incorretos, será necessário revisá-los e ajustá-los.

9. O que acontece ao transferir o colaborador para uma Jornada não automática?

Quando o colaborador é transferido para uma Jornada que não utiliza Ponto por Exceção, nenhum novo ponto automático será criado.

A partir do próximo dia, o colaborador deverá registrar seus pontos conforme os métodos permitidos pela empresa, como aplicativo, Quiosque ou REP.

Exemplo:

O colaborador estava vinculado a uma Jornada Automática;
Ele foi transferido para uma Jornada Semanal comum;
Os pontos automáticos já criados para o dia atual permanecem;
A partir do próximo dia, a plataforma deixa de gerar automaticamente Entrada, intervalos e Saída.

Se a empresa esperava que a nova Jornada também fosse automática, deverá solicitar sua criação ao Suporte.

10. O que revisar antes de mudar a Jornada do colaborador?

Antes de realizar a alteração:

Confira se a Jornada de destino é automática ou comum;
Confirme a data em que a nova Jornada deve começar;
Verifique se os pontos automáticos do dia atual já foram criados;
Revise os horários da Jornada de destino;
Considere que a nova configuração começará a gerar pontos no próximo dia;
Revise manualmente o dia da mudança, quando necessário.

Essa conferência evita que a empresa espere pontos automáticos de uma Jornada que não possui essa configuração.

11. O que fazer quando o horário realizado foi diferente do automático?

O ponto automático representa o planejamento da Jornada. Se o colaborador trabalhou em um horário diferente, os registros precisam ser corrigidos para representar o que realmente aconteceu.

Antes de realizar o ajuste:

Confira os horários planejados;
Verifique os pontos automáticos criados;
Confirme com o colaborador os horários efetivamente realizados;
Corrija os registros necessários;
Revise novamente as horas trabalhadas e os demais resultados do dia.

Não mantenha um ponto automático apenas porque ele foi criado pela plataforma quando o horário não corresponde ao trabalho realizado.

Dicas ou solução de problemas

Os pontos aparecem antes dos horários acontecerem: todos os registros planejados podem ser criados juntos para o dia inteiro;
A configuração foi ativada, mas os dias anteriores continuam vazios: a geração não ocorre retroativamente;
O colaborador mudou para outra Jornada Automática: os novos horários começarão a ser gerados no próximo dia;
O colaborador mudou para uma Jornada comum: nenhum novo ponto automático será criado;
A empresa precisa de outra Jornada Automática: solicite a criação pelo e-mail suporte@oitchau.com.br;
Os pontos do dia atual continuam com os horários antigos: registros já criados não são substituídos automaticamente após a troca de Jornada;
Uma ausência de dia inteiro foi aplicada: confira se os pontos automáticos daquela data foram removidos;
O horário automático está diferente do esperado: revise a Jornada vinculada ao colaborador e seus horários;
Não sei se a Jornada é automática: confirme com o responsável pela configuração ou com o Suporte;
O colaborador trabalhou em um horário diferente: ajuste os registros para representar os horários efetivamente realizados.

Melhores práticas

Revise os horários antes de solicitar uma Jornada Automática;
Identifique claramente quais Jornadas utilizam Ponto por Exceção;
Confirme se a Jornada de destino é automática antes de transferir colaboradores;
Informe corretamente a data de início da atribuição;
Evite alterar a Jornada durante o dia sem conferir os pontos já criados;
Revise o Super Punch depois de mudanças de Jornada;
Utilize Pedidos de Ausência de dia inteiro quando o colaborador não trabalhará naquela data;
Corrija rapidamente os dias em que o trabalho realizado foi diferente do planejamento;
Não espere que uma Jornada comum gere pontos automáticos;
Não espere que a ativação ou alteração corrija datas anteriores;
Solicite ao Suporte a criação de novas Jornadas Automáticas.

Perguntas frequentes

Jornada Automática e Ponto por Exceção são a mesma coisa?

Sim. Os dois nomes são utilizados para a Jornada que gera automaticamente os pontos planejados do colaborador.
O que define se o colaborador receberá pontos automáticos?

A Jornada à qual ele está vinculado. Os pontos são gerados somente quando essa Jornada está configurada como automática.
Como criar uma nova Jornada Automática?

Envie uma solicitação para suporte@oitchau.com.br, informando os horários e o cenário em que ela será utilizada.
Posso transformar uma Jornada comum em automática diretamente pela plataforma?

Não. A criação de uma nova Jornada Automática precisa ser solicitada ao Suporte.
O que acontece se o colaborador mudar para outra Jornada Automática?

Os pontos da nova Jornada começam a ser criados a partir do próximo dia.
O que acontece se o colaborador mudar para uma Jornada não automática?

A plataforma deixará de criar novos pontos automáticos. O colaborador deverá registrar seus horários pelos métodos permitidos pela empresa.
A troca de Jornada corrige os pontos já criados no dia atual?

Não. Os registros já gerados permanecem e precisam ser revisados ou ajustados quando necessário.
Por que a Saída aparece antes do fim do expediente?

Porque todos os pontos automáticos do dia podem ser criados juntos, incluindo horários que ainda acontecerão.
A Jornada Automática cria pontos para datas anteriores?

Não. Pontos automáticos não são gerados retroativamente.
O que acontece quando existe uma ausência de dia inteiro?

Os pontos automáticos daquela data são removidos para que o dia seja tratado conforme a ausência aplicada.
O colaborador precisa registrar todos os pontos manualmente?

Não enquanto estiver vinculado a uma Jornada Automática. Ele deverá realizar ajustes quando os horários trabalhados forem diferentes do planejamento.
Como saber se um ponto foi criado automaticamente?

Confira se ele corresponde ao horário planejado e consulte os detalhes ou o histórico do registro.
O colaborador foi transferido e os pontos automáticos pararam de aparecer. O que devo verificar?

Confirme se a nova Jornada é automática. Caso seja uma Jornada comum, a ausência dos pontos automáticos é o comportamento esperado.
Os pontos automáticos estão com horários incorretos. O que devo conferir?

Revise a Jornada vinculada ao colaborador, seus horários, sua data de início e possíveis alterações realizadas no mesmo dia.