Não consigo visualizar ou aprovar um Pedido de Ausência: o que verificar?

A visualização e a aprovação de Pedidos de Ausência dependem da relação entre o colaborador, seu time, seu supervisor e a Trilha de aprovação configurada para o tipo de pedido.

Por isso, um supervisor ou administrador pode visualizar um colaborador no Super Punch, mas não encontrar o pedido desse colaborador na tela Pedidos ou não ter acesso às ações de aprovação.

Também é importante não confundir o campo Permissões, disponível nas configurações do tipo de pedido, com a Trilha de aprovação:

• Permissões define quem pode solicitar aquele tipo de pedido;
• Trilha de aprovação define quem poderá aprovar ou recusar as solicitações.

Adicionar um time ou nível de permissão ao campo Permissões não transforma esses usuários em aprovadores.

1. Confirme se o pedido foi enviado

Acesse Pedidos e procure a solicitação utilizando os filtros disponíveis.

Confira principalmente:

• O colaborador;
• O período;
• A categoria ou tipo de pedido;
• O status da solicitação.

Certifique-se de que o período selecionado inclui a data do pedido. Um filtro que não contempla a data correta pode impedir que a solicitação seja localizada.

Depois de enviado, o pedido permanece pendente enquanto aguarda as aprovações definidas na Trilha de aprovação.

2. Verifique o time do colaborador

O supervisor visualiza os colaboradores vinculados ao seu próprio time.

Por isso, caso um supervisor não encontre o pedido de determinado colaborador, confirme:

• Em qual time o colaborador está cadastrado;
• Quem está definido como supervisor desse time;
• Se houve alguma mudança recente de time ou liderança;
• Se o supervisor que precisa aprovar é realmente responsável pelo time do colaborador.

Exemplo:

• João faz parte do time Operação;
• Maria é supervisora do time Administrativo;
• Maria não visualizará o pedido de João para aprovação como supervisora, pois ele não pertence ao time dela;
• Para corrigir o cenário, é necessário revisar o time do colaborador ou o supervisor responsável.

3. Entenda o que o campo Permissões controla

Na tela Configurações de Pedidos, cada tipo de pedido possui um campo chamado Permissões.

Esse campo define quais usuários, times ou níveis de permissão podem solicitar aquele tipo de pedido.

Ele não define quem poderá aprovar a solicitação.

Por isso, não adicione um time ou nível de permissão nesse campo com o objetivo de permitir que seus integrantes aprovem pedidos. Essa configuração apenas permitirá que esses usuários criem aquele tipo de solicitação.

Exemplo:

• O tipo de pedido Consulta médica possui determinado nível selecionado no campo Permissões;
• Os usuários contemplados por essa permissão poderão solicitar uma ausência por consulta médica;
• Para aprovar essas solicitações, o responsável precisa estar incluído na Trilha de aprovação.

4. Confira a Trilha de aprovação do tipo de pedido

Os responsáveis por aprovar uma solicitação são definidos na seção Trilha de aprovação.

Para consultar a configuração:

1. Acesse Pedidos;
2. Abra Configurações de Pedidos;
3. Selecione a categoria e o tipo de pedido utilizado pelo colaborador;
4. Localize a seção Trilha de aprovação;
5. Confira os responsáveis configurados no primeiro e nos demais níveis;
6. Clique em Salvar após realizar alguma alteração.

Quando o primeiro nível está configurado como Todos supervisores da hierarquia, o pedido será direcionado aos supervisores relacionados ao colaborador de acordo com o time e a hierarquia cadastrados.

Se o usuário que precisa aprovar não estiver contemplado na Trilha de aprovação, ele não será incluído como responsável somente por possuir acesso administrativo ou estar selecionado no campo Permissões.

5. Confira se o responsável está na etapa correta da aprovação

Uma Trilha de aprovação pode possuir mais de um nível.

Nesse caso, um usuário pode estar configurado como aprovador, mas ainda não ser o responsável pela etapa atual da solicitação.

Ao analisar um pedido, verifique:

• Quais níveis foram configurados;
• Qual nível está aguardando aprovação;
• Quem está definido como responsável em cada etapa;
• Se algum nível anterior ainda precisa concluir a análise.

Exemplo:

• O primeiro nível é composto pelos supervisores da hierarquia;
• O segundo nível possui outro responsável;
• Enquanto a primeira etapa não for concluída, o responsável do segundo nível pode ainda não ter acesso à ação esperada.

6. Entenda a diferença entre Super Punch e Pedidos

Visualizar um colaborador no Super Punch não significa que o usuário também poderá aprovar seus pedidos.

O Super Punch e a tela Pedidos possuem finalidades e regras de acesso diferentes:

• No Super Punch, o usuário acompanha informações relacionadas ao ponto dos colaboradores;
• Em Pedidos, a aprovação depende do time do colaborador e da Trilha de aprovação configurada para o tipo de solicitação.

Exemplo:

• Um administrador consegue localizar o colaborador no Super Punch;
• Ao acessar Pedidos, a solicitação não aparece ou não apresenta as ações de aprovação;
• Nesse caso, é necessário verificar o time do colaborador, os filtros utilizados e a Trilha de aprovação.

7. Verifique a opção de super aprovador para administradores

Quando um administrador precisa aprovar solicitações sem estar em uma etapa comum da Trilha de aprovação, verifique se ele possui acesso à funcionalidade de super aprovador.

O super aprovador pode ser utilizado para concluir a aprovação de uma solicitação sem depender da atuação individual de todos os níveis configurados.

Essa alternativa não substitui a correção do time, da hierarquia ou da Trilha de aprovação quando o fluxo regular precisa continuar sendo utilizado.

8. O que corrigir quando o supervisor não consegue aprovar?

Revise as configurações de acordo com o problema identificado:

• Se o colaborador está no time errado, corrija o time;
• Se o supervisor não está relacionado ao time do colaborador, corrija o responsável pelo time;
• Se o aprovador correto não está no fluxo, altere a Trilha de aprovação;
• Se um time ou nível foi adicionado ao campo Permissões com o objetivo de aprovar, remova a configuração inadequada, se necessário, e configure o responsável na Trilha de aprovação;
• Se um administrador precisa concluir a aprovação fora do fluxo comum, verifique a opção de super aprovador.

9. Confira novamente o pedido após as correções

Depois de ajustar o time, o supervisor ou a Trilha de aprovação:

1. Acesse novamente Pedidos;
2. Selecione um período que inclua a solicitação;
3. Procure pelo colaborador;
4. Filtre os pedidos pendentes;
5. Confira a etapa atual da Trilha de aprovação;
6. Verifique se as ações de aprovação estão disponíveis para o responsável correto.

Dicas e solução de problemas

• O pedido não aparece: confira o período, o colaborador, o tipo de pedido e os filtros aplicados.
• O supervisor visualiza alguns colaboradores, mas não outros: confirme se todos pertencem ao time supervisionado por ele.
• O pedido aparece, mas não pode ser aprovado: verifique se o usuário está na etapa atual da Trilha de aprovação.
• O usuário está no campo Permissões, mas não consegue aprovar: o campo Permissões controla quem pode solicitar, não quem pode aprovar.
• O colaborador aparece no Super Punch, mas não em Pedidos: revise o time do colaborador e a Trilha de aprovação.
• A solicitação permanece pendente: confira se todos os níveis possuem responsáveis válidos e se alguma etapa anterior ainda precisa ser concluída.

Boas práticas

• Revise os times e supervisores sempre que houver mudanças na estrutura da empresa.
• Confirme a hierarquia antes de utilizar Todos supervisores da hierarquia na Trilha de aprovação.
• Utilize o campo Permissões apenas para definir quem pode criar determinado tipo de pedido.
• Configure todos os aprovadores na seção Trilha de aprovação.
• Evite adicionar níveis de aprovação sem responsáveis ativos.
• Teste o fluxo após alterar um time, supervisor ou tipo de pedido.
• Oriente os administradores sobre a diferença entre permissão para solicitar e permissão para aprovar.

Perguntas frequentes

1. Por que o supervisor não consegue visualizar o pedido de um colaborador?

O supervisor visualiza os colaboradores do próprio time. Confirme se o colaborador está no time correto, se o usuário é o supervisor responsável e se ele está incluído na Trilha de aprovação.

2. Adicionar um time ou nível no campo Permissões permite aprovar pedidos?

Não. O campo Permissões define quem pode solicitar aquele tipo de pedido. Os aprovadores são definidos separadamente na Trilha de aprovação.

3. Qual é a diferença entre Permissões e Trilha de aprovação?

Permissões controla quem pode criar a solicitação. A Trilha de aprovação controla quem poderá aprovar ou recusar o pedido.

4. Por que consigo visualizar o colaborador no Super Punch, mas não encontro seu pedido?

A visualização no Super Punch não garante acesso à aprovação de pedidos. Confira os filtros, o time do colaborador e a Trilha de aprovação configurada.

5. Por que o pedido aparece, mas as ações de aprovação não estão disponíveis?

O usuário pode não fazer parte da etapa atual da Trilha de aprovação ou pode estar configurado em um nível posterior que ainda não foi iniciado.

6. Como saber quem precisa aprovar um pedido?

Consulte a Trilha de aprovação configurada para o tipo de pedido e verifique os responsáveis definidos em cada nível.

7. Um administrador pode aprovar qualquer pedido?

O acesso administrativo, por si só, não inclui necessariamente o usuário em todas as Trilhas de aprovação. Quando aplicável, verifique a opção de super aprovador.

8. O que significa Todos supervisores da hierarquia?

Significa que os supervisores relacionados ao colaborador por meio do time e da hierarquia serão utilizados naquele nível da Trilha de aprovação.

9. Por que um supervisor aprova pedidos de alguns colaboradores, mas não de outros?

Os colaboradores podem pertencer a times diferentes. O supervisor visualiza os colaboradores do próprio time e precisa estar contemplado na Trilha de aprovação.

10. Alterar o campo Permissões corrige um problema de aprovação?

Não. Para corrigir um problema de aprovação, revise o time do colaborador, o supervisor responsável e a Trilha de aprovação.