Cómo regular accesos: conoce las principales funciones de permisos

El menú Permisos de Oitchau define qué áreas y acciones puede realizar cada nivel de acceso en la plataforma. Los administradores utilizan esta herramienta para controlar el acceso a reportes, registros de asistencia, nóminas, documentos y otras configuraciones sensibles.

Comprender las principales funciones de permiso ayuda a garantizar que los usuarios tengan solo los accesos necesarios.

1. Acceder a la lista de niveles y temas de permiso

   • En Ajustes de empresa > Permisos, selecciona un nivel en la columna izquierda para ver sus permisos.

   • La columna central lista los temas de permiso disponibles. Al lado de cada tema hay una casilla de selección y, si hay subpermisos, un contador (ej.: 2/3) o botón Todos para acceder a opciones específicas.

2. Entender las principales funciones de permiso

   • Create and manage requests without end date - capacidad de crear Solicitudes sin fecha final;
   • Facturación- visualizar la pestaña Financiero en el menú de Perfil (web);
   • Solicitudes aprobadas semanalmente por categorías - capacidad de cancelar también solicitudes aprobadas, además de las pendientes;
   • Clientes - visualizar y crear clientes para tu empresa;
   • Documents - capacidad de acceder y utilizar el módulo de Documentos;
   • Perfil de la empresa - visualizar y editar el perfil en configuraciones;
   • Dashboard - visualizar y manejar Dashboards;
   • Departamentos - visualizar y crear departamentos en la pestaña Configuraciones. Si esta clave está desactivada, no permite que el permiso en cuestión también altere colaboradores de departamento en acción masiva;
   • Empleados - capacidad de visualizar la pestaña Personas integralmente. Los subpermisos permiten más acciones en relación a los colaboradores;
   • Festivos  - visualizar y crear días festivos en la pestaña Configuraciones. No permite que el permiso en cuestión también altere colaboradores de grupo de días festivos;
   • Ajuste de Banco de Horas - si activas esta clave, permite que el reporte de Banco de Horas tenga una opción de ajuste de banco. 
   • Sitios de trabajo - visualizar la pestaña Puntos de Servicio en Configuraciones + crear el Punto de Servicio. Si está desactivado, todavía es posible que el permiso incluya localizaciones ya creadas para el colaborador.
   • Ubicaciones - visualizar la pestaña Localizaciones en Configuraciones + crear Localizaciones.  Si está desactivado, todavía es posible que el permiso incluya localizaciones ya creadas para el colaborador.
   • Integraciones y Marketplace- aparece la pestaña Integraciones en Configuraciones para este permiso;
   • Mis firmas - capacidad de firmar las Hojas de asistencia a través de la aplicación;
   • Administrar On Call - activa la opción de creación y gestión de guardias (indicado activar solo para permiso Supervisor);
   • Solicitar y ver On Call - activa la opción de creación y visualización de guardias (indicado activar para permiso Supervisor y Básico);
   • Exportar nómina - capacidad de visualizar la pestaña Nómina integralmente. Indicado que esta clave esté solo activada para Administradores y permisos de RRHH;
   • Gestionar permisos - capacidad de cambiar o crear un permiso adicional para un colaborador. Indicado que esta clave esté solo activada para Administradores y permisos de RRHH;
   • Cargos - Visualizar y crear puestos en la pestaña Configuraciones. Si está desactivado, no permite que el permiso en cuestión también altere colaboradores de puestos en acción masiva;
   • Gestionar fichajes - aprobar y rechazar asistencias (no disponible para supervisores);
   • Ajustes de fichajes - cambiar el modelo de registro del colaborador (computadora, app y tablet);
   • Ver fichajes - visualizar la pestaña Asistencias;
   • Informes
     • Advanced reports - acceso a los reportes de Resumen, Informe de Clientes, Check In, Informes Fiscales y  Firma digital;
     • Basic reports- acceso a los reportes de Informe de fichajes, Informe de nómina, Horas Extras, Banco de Horas y Llegada con Retrasos;
     • Download center - acceso a los reportes del Centro de descargas: Reporte de inconsistencias y Reporte de validación;
   • Solicitudes - ver y crear Solicitudes;
   • Súper Aprobador - este ítem se aplica para Solicitudes - es decir, si este permiso en cuestión está activado para sobresalir cualquier Ruta de Aprobación y aprobar solicitudes independientemente de qué jerarquía apruebe la solicitud. Recuerda sobre Herramienta de Solicitudes y Ruta de Aprobación en este artículo;
   • Reglas y limites - visualizar, crear y cambiar Grupo de Reglas de los colaboradores.
   • Horarios - visualizar, crear y cambiar Jornadas de los colaboradores;
   • Filiales - visualizar y crear sucursales en la pestaña Configuraciones. Si está desactivado, no permite que el permiso en cuestión también altere colaboradores de sucursales en acción masiva - solo si cambias el Puesto específicamente del perfil de un colaborador;
   • Super Punch - activar la opción de Super Punch en este perfil. Si esta clave está activada para el Básico, solo deberá ver sus propias asistencias y todo el ordenamiento realizado será sometido para aprobación de la gestión;
   • Ajustes del Kiosk- permiso que podrá cambiar las configuraciones del kiosco, en la tablet
   • Equipos - visualizar y crear departamentos en la pestaña Configuraciones. Si está desactivado, no permite que el permiso en cuestión también altere colaboradores de equipo en acción masiva;
   • Relojes de fichaje - visualizar, editar o crear Relojes de Asistencia en Configuraciones;
   • Automation - capacidad de acceder y utilizar el módulo de Automatizaciones.

3. Editar permisos

   • Marca o desmarca temas para permitir o restringir acceso.

   • Para temas con subpermisos (ej.: Reportes o Solicitudes), haz clic en el contador para seleccionar qué acciones dentro de ese tema están permitidas.

Consejos o solución de problemas

• Revisa cuidadosamente los permisos concedidos; permitir acceso innecesario puede comprometer la seguridad y confidencialidad.

• Si un usuario no ve un módulo, verifica si el permiso correspondiente está desmarcado.

• Utiliza combinaciones de permisos y subpermisos para alinear el acceso con las responsabilidades de cada función.

Buenas prácticas

• Mantén solo los niveles de permiso necesarios; evita crear perfiles redundantes.

• Revisa los permisos periódicamente, especialmente después de cambios en la estructura organizacional.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo conceder acceso solo para visualizar un módulo sin permitir ediciones?
   Sí. Desmarca las opciones de edición o creación y mantén solo la opción de visualización.

2. ¿Qué significa el contador (por ejemplo, 2/3) al lado de un tema?
   Indica cuántos subpermisos están activados. Haz clic en el contador para ajustar cada acción individualmente.