El perfil Propietario representa al principal responsable de la cuenta de la empresa en Oitchau. Se asigna inicialmente al primer empleado que crea la cuenta y tiene acceso a las configuraciones y a los empleados de la empresa.
Este perfil es único: solo un empleado puede ser el Propietario de la empresa a la vez. Si otra persona pasa a ser responsable de la administración de la cuenta, será necesario transferirle el perfil.
Importante: el empleado definido como Propietario no puede desactivarse mientras mantenga este perfil. Antes de desactivarlo, transfiere el perfil a otro empleado.
¿Cuál es la diferencia entre Propietario y Administrador?
El Propietario es el principal responsable de la cuenta y ocupa un perfil exclusivo dentro de la empresa.
Los Administradores, por otro lado, reciben permisos para acceder y administrar determinadas áreas de la plataforma. Una empresa puede tener más de un empleado con permisos administrativos, pero solo uno de ellos puede ser el Propietario.
Aunque un Administrador tenga acceso a todas las funcionalidades disponibles según sus permisos, esto no lo convierte automáticamente en el Propietario de la cuenta.
¿Cuándo es necesario transferir el perfil Propietario?
La transferencia puede ser necesaria cuando:
- El responsable actual dejará la empresa;
- Otra persona asumirá la administración de la cuenta;
- El registro del Propietario actual ya no se utilizará;
- El responsable necesita ser desactivado como empleado;
- La empresa desea centralizar la gestión de la plataforma en otro usuario.
La transferencia debe completarse antes de desactivar al Propietario actual.
Antes de realizar la transferencia
Confirma que el nuevo responsable:
- Esté registrado como empleado activo;
- Tenga acceso a la plataforma;
- Utilice un correo electrónico y un número de teléfono válidos;
- Esté autorizado para acceder a los empleados y a las configuraciones de la empresa;
- Esté informado de que será el principal responsable de la cuenta.
Es preferible utilizar un registro individual y evitar cuentas o credenciales compartidas entre varias personas.
¿Cómo transferir el perfil Propietario?
La transferencia debe realizarse desde el perfil del empleado que será el nuevo responsable de la cuenta:
- Accede a Personas;
- Localiza y abre el perfil del empleado que será el nuevo Propietario;
- En la esquina superior derecha, haz clic en Acciones;
- Selecciona Establecer como propietario;
- Confirma el cambio.
Como el perfil Propietario es único, al completar este proceso el empleado seleccionado se convierte en el nuevo Propietario de la empresa y sustituye al responsable anterior.
Importante: realiza la transferencia antes de desactivar al Propietario actual. Después del cambio, revisa qué permisos deben permanecer asociados al responsable anterior.
¿Qué hacer después de la transferencia?
Después de completar el cambio:
- Confirma que el nuevo responsable aparezca como Propietario;
- Pídele que acceda a la plataforma y revise sus accesos;
- Revisa los permisos del Propietario anterior;
- Define qué accesos deberá conservar si continúa en la empresa;
- Si dejó la empresa, desactívalo únicamente después de confirmar que la transferencia se haya completado.
Si el responsable anterior continuará utilizando la plataforma, asígnale los permisos correspondientes a su función actual.
¿Cómo confirmar quién es el Propietario actual?
Accede al perfil del empleado y revisa su información de acceso y permisos. El usuario responsable de la cuenta estará identificado con el perfil Propietario.
También puedes confirmar la transferencia verificando que la propiedad ya no esté asociada al responsable anterior y ahora esté asignada al nuevo empleado.
¿Qué sucede si el Propietario también necesita ser Supervisor?
El perfil Propietario es único y no puede tener otro permiso agregado al mismo registro. Por lo tanto, no es posible mantener a la persona como Propietario y, al mismo tiempo, agregar el permiso de Supervisor.
Si esta persona necesita actuar como Supervisor:
- Primero, transfiere el perfil Propietario a otro empleado;
- Confirma que el nuevo Propietario pueda acceder a la empresa normalmente;
- Regresa al perfil del Propietario anterior;
- Agrega el permiso Administrador;
- Agrega también el permiso Supervisor;
- Configura los equipos y los demás accesos necesarios para que pueda actuar como Supervisor.
De esta forma, el Propietario anterior podrá tener los dos permisos Administrador + Supervisor y desempeñar ambas funciones.
Importante: el perfil Propietario tampoco puede desactivarse mientras el empleado continúe siendo el propietario de la empresa. Para desactivarlo o asignarle otros permisos, transfiere primero el perfil Propietario.
Mejores prácticas
- Transfiere el perfil antes de que el responsable actual deje la empresa;
- No compartas el acceso del Propietario con otras personas;
- Mantén actualizados los datos de contacto del responsable;
- Elige a una persona autorizada para administrar toda la cuenta;
- Revisa los permisos del Propietario anterior después de la transferencia;
- Confirma el acceso del nuevo responsable antes de desactivar al anterior;
- Registra internamente quién es el responsable actual de la plataforma.
Preguntas frecuentes
- ¿Es posible tener dos Propietarios en la misma empresa?
No. El perfil Propietario es único y solo puede estar asignado a un empleado a la vez.
- ¿Un Administrador tiene los mismos accesos que el Propietario?
No necesariamente. El Administrador puede recibir permisos amplios o personalizados, pero sigue siendo un nivel de permiso diferente del perfil Propietario.
- ¿Puedo desactivar al empleado que actualmente es el Propietario?
No mientras mantenga este perfil. Primero, transfiere el perfil Propietario a otro empleado y confirma el cambio.
- ¿Qué sucede con el Propietario anterior después de la transferencia?
Deja de ser el principal responsable de la cuenta. Si continúa en la empresa, asígnale un perfil y los permisos adecuados para su función.
- ¿Otorgar todos los permisos a otro usuario transfiere la propiedad de la cuenta?
No. Los permisos adicionales amplían los accesos del empleado, pero no sustituyen la transferencia del perfil Propietario.
- ¿Quién debe recibir el perfil Propietario?
Un empleado responsable de la administración general de la cuenta, con acceso individual y autorización para visualizar información de toda la empresa.
- ¿El nuevo Propietario debe estar registrado como empleado?
Sí. Antes de la transferencia, el nuevo responsable debe tener un registro activo y acceso a la empresa en la plataforma.
- ¿El Propietario también puede tener el permiso de Supervisor?
No. Mientras sea Propietario, el registro no puede recibir otro permiso.
- ¿Puedo desactivar directamente al Propietario?
No. Primero es necesario transferir el perfil Propietario a otro empleado.
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