¿Por qué no puedo visualizar empleados en algunas pantallas?

La visualización de empleados depende de tres configuraciones:

1. El rol de permiso asignado al usuario;
2. El permiso Personas habilitado en ese rol;
3. El alcance definido en PUEDE ACCEDER A, como Personas, Equipos, Departamentos, Subsidiaries, Centro de costos o Toda la empresa.

Por eso, un usuario puede tener acceso a una funcionalidad, pero visualizar únicamente una parte de los empleados. También puede no encontrar a ninguna persona cuando el permiso no tiene un alcance configurado.

1. Verifica qué rol de permiso está asignado al usuario

Antes de modificar cualquier configuración, confirma qué rol de permiso utiliza la persona.

1. Accede a Personas;
2. Busca al usuario que tiene dificultades de acceso;
3. Revisa la columna Tipo de perfil;
4. Abre el perfil del usuario;
5. Permanece en la pestaña Detalles;
6. Selecciona Roles de permiso;
7. Revisa los roles de permiso mostrados en el perfil.

Un empleado puede tener más de un rol de permiso. En ese caso, revisa por separado el alcance configurado en cada uno.

Ejemplo: un usuario puede tener el rol Básico para su propio acceso y el rol Supervisor para visualizar a otras personas.

2. Verifica si el rol permite visualizar Personas

Después de identificar el rol asignado al usuario, verifica si la funcionalidad Personas está habilitada.

1. Haz clic en tus iniciales, en la esquina superior derecha;
2. Accede a Configuración;
3. Abre la pestaña Permisos;
4. En Niveles de permiso, selecciona el rol utilizado por el usuario;
5. En la sección Asistencia, localiza Personas;
6. Confirma que esta opción esté habilitada.

Si Personas está deshabilitado, los usuarios vinculados a ese rol pueden no poder acceder a la lista de empleados o seleccionar personas en otras funcionalidades.

Importante: el cambio se aplica al rol de permiso. Por lo tanto, puede afectar a todos los usuarios que utilicen ese mismo rol.

3. Verifica los Equipos y quién forma parte de ellos

Cuando la visibilidad está limitada por Equipo, el usuario visualizará únicamente a los empleados vinculados a los Equipos seleccionados en su rol de permiso.

Para revisar las asignaciones:

1. Accede a Personas;
2. Localiza a las personas que deberían visualizarse;
3. Revisa la columna Supervisor;
4. Verifica el Equipo mostrado para cada empleado;
5. Confirma que ese mismo Equipo esté incluido en el alcance del permiso del usuario.

Por ejemplo, cuando la columna Supervisor muestra el Equipo de un determinado supervisor, el empleado forma parte de ese grupo. Si el permiso del supervisor está vinculado a otro Equipo, esa persona no se mostrará.

También revisa la columna Tipo de perfil para diferenciar:

• Los empleados que forman parte del Equipo;
• Los usuarios que tienen el rol de Supervisor;
• Los usuarios que solo tienen el rol Básico.

Para revisar un supervisor específico:

1. Abre el perfil del supervisor;
2. Accede a Detalles > Roles de permiso;
3. Localiza el rol Supervisor;
4. Revisa la cantidad de Equipos mostrada en PUEDE ACCEDER A;
5. Abre la configuración del rol para verificar qué Equipos fueron seleccionados.

4. Modifica la visibilidad del permiso

El permiso para acceder a una funcionalidad y el permiso para visualizar personas son configuraciones diferentes.

Después de confirmar que el rol permite acceder a Personas, define qué empleados podrá visualizar el usuario.

1. Accede a Personas;
2. Abre el perfil del usuario;
3. Permanece en la pestaña Detalles;
4. Selecciona Roles de permiso;
5. Selecciona o agrega el rol de permiso que deseas configurar;
6. En el panel Agregar rol de permiso, localiza la sección PUEDE ACCEDER A;
7. Define el alcance necesario;
8. Haz clic en Aplicar.

Las opciones disponibles son:

• Personas: permite visualizar únicamente a los empleados seleccionados;
• Equipos: permite visualizar a los empleados que pertenecen a los Equipos seleccionados;
• Departamentos: permite visualizar a los empleados de los Departamentos seleccionados;
• Subsidiaries: permite visualizar a los empleados de las Subsidiaries seleccionadas;
• Centro de costos: permite visualizar a los empleados vinculados a los centros de costo seleccionados;
• Toda la empresa: permite visualizar a todos los empleados de la empresa.

5. ¿Qué opción de visibilidad debo elegir?

La configuración depende de la responsabilidad del usuario.

Supervisor de un Equipo

En Equipos, selecciona únicamente el grupo que debe gestionar.

Ejemplo: si el supervisor gestiona el Equipo Operaciones, vincula ese Equipo a su rol de permiso. Podrá visualizar a los empleados que pertenecen a ese grupo.

Responsable de personas específicas

Utiliza Personas cuando el acceso deba concederse únicamente a empleados determinados, sin incluir toda la estructura de un Equipo.

Responsable de una unidad o área

Utiliza Departamentos, Subsidiaries o Centro de costos, según la forma en que la empresa organiza a sus empleados.

Recursos Humanos o administrador con responsabilidad general

Habilita Toda la empresa cuando el usuario realmente necesite visualizar a todos los empleados.

Importante: no es necesario habilitar Toda la empresa para corregir todos los casos. Cuando el usuario solo necesita gestionar una parte de la organización, selecciona únicamente los grupos necesarios.

6. ¿Cómo identificar qué configuración es incorrecta?

Utiliza el comportamiento presentado por el usuario para localizar la causa.

No aparece ningún empleado

Verifica:

1. Si está asignado el rol de permiso correcto;
2. Si Personas está habilitado en Configuración > Permisos;
3. Si existe algún alcance configurado en PUEDE ACCEDER A;
4. Si debería estar habilitada Toda la empresa.

Solo aparecen algunos empleados

Verifica:

1. Qué Equipos, Departamentos, Subsidiaries o centros de costo fueron seleccionados;
2. Si los empleados que faltan pertenecen a esos grupos;
3. Si el Equipo mostrado en la columna Supervisor es correcto;
4. Si se agregaron o dejaron fuera Personas específicas.

Los empleados aparecen en una pantalla, pero no en otra

Verifica:

1. Si el usuario tiene acceso a la funcionalidad correspondiente;
2. Si la pantalla utiliza el mismo alcance definido en PUEDE ACCEDER A;
3. Si existe algún permiso específico deshabilitado en el rol utilizado.

El Supervisor no visualiza su Equipo

Verifica:

1. Si tiene el rol Supervisor;
2. Si el Equipo correcto está seleccionado en PUEDE ACCEDER A > Equipos;
3. Si los empleados están vinculados a ese Equipo;
4. Si la columna Supervisor muestra el grupo esperado;
5. Si la opción Personas está habilitada en el rol de permiso.

7. Confirma el resultado después del cambio

Después de ajustar el permiso:

1. Regresa al perfil del usuario;
2. Accede a Detalles > Roles de permiso;
3. Revisa los grupos mostrados en PUEDE ACCEDER A;
4. Confirma que la cantidad de Equipos, Departamentos, Subsidiaries, centros de costo o Personas sea correcta;
5. Indica al usuario que abra nuevamente la pantalla en la que los empleados no aparecían;
6. Verifica que ahora se muestren únicamente las personas esperadas.

Si el usuario comienza a visualizar personas adicionales que no necesita, revisa el alcance y elimina los grupos que no forman parte de sus responsabilidades.

Consejos o solución de problemas

• La lista está completamente vacía: confirma el permiso Personas y el alcance configurado en PUEDE ACCEDER A;
• El usuario visualiza únicamente un Equipo: verifica si solo ese Equipo fue seleccionado en su rol de permiso;
• Un empleado específico no aparece: revisa la columna Supervisor y confirma a qué Equipo pertenece;
• El Supervisor tiene únicamente el rol Básico: revisa si el rol Supervisor también fue asignado a su perfil;
• El usuario necesita visualizar toda la empresa: habilita Toda la empresa en la configuración de visibilidad;
• El usuario necesita visualizar únicamente algunas personas: utiliza Personas;
• El rol es correcto, pero el alcance está vacío: agrega los Equipos, Personas o grupos necesarios y haz clic en Aplicar;
• Todos los usuarios con el mismo rol perdieron el acceso: revisa la configuración del rol en Configuración > Permisos;
• Solo un usuario tiene el acceso incorrecto: revisa los Roles de permiso y el alcance configurado en su perfil.

Mejores prácticas

• Separa la configuración de acceso a la funcionalidad del alcance de visualización;
• Habilita Personas únicamente en los roles que necesiten acceder a esta área;
• Utiliza Equipos, Departamentos, Subsidiaries o Centro de costos para limitar el acceso;
• Reserva Toda la empresa para usuarios con responsabilidad general;
• Revisa la columna Supervisor al validar la composición de los Equipos;
• Revisa el Tipo de perfil antes de modificar permisos;
• Evita conceder un rol administrativo únicamente para ampliar la visibilidad;
• Después de cambios de Equipo, revisa también el alcance de los permisos de los Supervisores;
• Confirma el resultado con el propio usuario después de aplicar el cambio.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre habilitar Personas y configurar PUEDE ACCEDER A?

   Personas permite utilizar la funcionalidad. PUEDE ACCEDER A define qué empleados se mostrarán al usuario.

2. ¿Dónde verifico el rol de permiso del usuario?

   Accede a Personas, abre su perfil y selecciona Detalles > Roles de permiso. El rol también puede revisarse en la columna Tipo de perfil de la lista de empleados.

3. ¿Cómo sé a qué Equipo pertenece un empleado?

   Consulta la columna Supervisor en Personas. Esta muestra el Equipo vinculado a la persona.

4. ¿Cómo permito que un Supervisor acceda únicamente a un Equipo?

   Abre el perfil del supervisor, accede a Detalles > Roles de permiso, selecciona el rol correspondiente y agrega el Equipo en PUEDE ACCEDER A > Equipos.

5. ¿Cómo permito el acceso a todos los empleados de la empresa?

   En la configuración del rol de permiso del usuario, habilita Toda la empresa y haz clic en Aplicar.

6. ¿Puedo permitir el acceso únicamente a algunas personas sin incluir un Equipo completo?

   Sí. Utiliza Personas y selecciona únicamente a los empleados necesarios.

7. ¿Por qué el Supervisor tiene el rol correcto, pero no visualiza a nadie?

   Es posible que el rol no tenga habilitado el permiso Personas o que no tenga Equipos, Personas u otros grupos configurados en PUEDE ACCEDER A.

8. ¿Por qué dos Supervisores con el mismo rol visualizan Equipos diferentes?

   Aunque utilicen el mismo rol, cada perfil puede tener un alcance diferente en PUEDE ACCEDER A.

9. ¿Modificar el rol en Configuración afecta únicamente a un usuario?

   No. Las opciones habilitadas en el rol pueden afectar a todos los usuarios que lo utilizan. En cambio, el alcance en PUEDE ACCEDER A se configura en el perfil de cada usuario.

10. ¿Necesito marcar Toda la empresa para todos los Supervisores?
    No. Para Supervisores responsables de grupos específicos, selecciona únicamente los Equipos que deben gestionar.