Como enviar Documentos para meus colaboradores?

O módulo de Documentos do Oitchau permite padronizar e registrar comunicações formais com colaboradores, como avisos de suspensão, notificações disciplinares ou comunicados gerais.

Em vez de redigir cada documento individualmente, você cria modelos reutilizáveis com campos dinâmicos (nome do colaborador, matrícula, nome da empresa etc.) e, depois, envia o documento preenchido a uma ou várias pessoas.

Esses modelos ajudam departamentos de RH e gestores a manter consistência, agilidade e rastreabilidade nas comunicações internas.

Enviar um documento usando um modelo

1. Na aba Documentos enviados, clique em Novo documento no canto superior direito. Uma coluna lateral chamada Enviar documento será aberta.

2. Preencha os campos obrigatórios.

   • Nome do documento: insira um título que identifique o documento na lista (ex.: Documento Exemplo).

   • Destinatários: clique em Buscar colaboradores e pesquise o colaborador por nome. Para enviar a várias pessoas ao mesmo tempo, use a opção Selecionar múltiplos colaboradores. Na nova janela aberta, escolha colaboradores individualmente e clique em Mover para adicioná‑los à coluna Selecionados, depois clique em Selecionar todos no canto inferior direito para incluí-los na lista para o envio.

   • Modelo: selecione um modelo ativo na lista suspensa. Apenas modelos com status Ativo aparecem; modelos arquivados não estão disponíveis (clique aqui para entender como criar Modelos).

3. Enviar o documento. Após preencher todos os campos, o botão Enviar fica habilitado. Clique nele para enviar. O novo registro aparecerá na tabela com informações de Nome do colaborador, Nome, Modelo e horário em Enviado Em.

Exemplo prático

Imagine que você precise notificar um colaborador sobre uma mudança de horário na jornada.

Crie um modelo chamado Alteração de Jornada contendo campos dinâmicos para Nome do colaborador e Nome da empresa. No texto, explique a nova escala e inclua uma data de vigência. Depois, no painel Enviar documento, escolha este modelo, digite Notificação de nova jornada como nome do documento e selecione os colaboradores impactados.

Ao clicar em Enviar, cada destinatário receberá um documento personalizado com seus dados, mantendo o histórico de envios organizado.

Perguntas frequentes

• Como envio documentos para vários colaboradores ao mesmo tempo? Use Selecionar múltiplos colaboradores no campo Destinatários. No modal, selecione os nomes e clique em Mover; eles aparecerão na coluna Selecionados. Clique em Selecionar todos para adicioná-los.

• Meu modelo não aparece na lista de envio. Por quê? Somente modelos com status Ativo são exibidos no campo Modelo. Se você arquivou um modelo, ele ficará invisível aqui.

• Quais tipos de campos dinâmicos estão disponíveis? O botão + Inserir oferece opções para incluir Nome do colaborador, Matrícula do colaborador, Nome da empresa, CNPJ da empresa e Logotipo da empresa. Esses campos aumentam a personalização dos documentos.

Seguindo esses passos, você padroniza a comunicação com seus colaboradores, economiza tempo e mantém um histórico organizado de envios de documentos dentro do Oitchau!