Como gerenciar as pendências de um grande grupo de colaboradores pelo Super Punch?

Quando a empresa possui muitos colaboradores, não é necessário abrir cada perfil individualmente para descobrir quem possui pendências.

A visualização por grupos do Super Punch consolida os principais indicadores do período e ajuda a identificar quais equipes e colaboradores realmente precisam de análise. Dessa forma, o responsável pode começar pelos grupos com maior quantidade de pontos pendentes, pontos inválidos, faltas ou diferenças entre horas planejadas e trabalhadas.

Depois de localizar as equipes que precisam de atenção, abra somente os colaboradores com ocorrências e utilize os filtros e as ações em massa para agilizar o tratamento.

1. Defina o período que será analisado

Antes de consultar os grupos:

1. No menu lateral, acesse Ponto;
2. Permaneça na aba Super Punch;
3. Selecione o período que deseja conferir;
4. Confirme se existem informações carregadas para as datas selecionadas.

O período pode ser definido de acordo com a necessidade da análise:

• Dia: para acompanhar pendências recentes ou realizar uma conferência diária;
• Semana: para manter uma rotina de revisão e evitar o acúmulo de ocorrências;
• Mês ou período de fechamento: para identificar tudo o que ainda precisa ser tratado antes do fechamento.

O Super Punch utiliza o período selecionado para consolidar os indicadores apresentados na visualização por grupos.

2. Abra a visualização por grupos

Para deixar de visualizar os colaboradores individualmente:

1. Abra o filtro Times e Colaboradores;
2. Selecione uma opção de grupo, como Todos os Times;
3. Aguarde o carregamento da tabela;
4. Analise cada linha apresentada.

Ao selecionar Todos os Times, por exemplo, cada linha representa um time e apresenta os resultados consolidados dos colaboradores vinculados a ele. Outras opções de agrupamento podem estar disponíveis no mesmo filtro.

3. Use os indicadores para definir prioridades

Na visualização por grupos, analise principalmente:

• Colaboradores: quantidade de pessoas incluídas no grupo;
• Pontos pendentes: registros que aguardam análise e aprovação;
• Pontos inválidos: registros realizados fora dos limites configurados;
• Progresso: relação entre as horas trabalhadas e as horas planejadas no período;
• Faltas: dias com trabalho planejado, mas sem registros;
• Horas Extras: total apresentado para o grupo;
• Banco de Horas: resultado gerado no período.

Esses indicadores permitem localizar os grupos com maior risco de inconsistência sem precisar abrir todos os colaboradores. Uma boa prioridade é começar pelos grupos com muitos pontos pendentes e/ou inválidos, progresso baixo ou grande quantidade de faltas.

4. Organize a análise de acordo com o objetivo

A ordem da revisão pode variar conforme o problema que precisa ser resolvido.

Para tratar pontos pendentes e inválidos

1. Compare as colunas Pontos pendentes e Pontos inválidos;
2. Abra primeiro os grupos com maior quantidade;
3. Dentro do grupo, localize os colaboradores que possuem ocorrências;
4. Abra somente esses colaboradores;
5. Analise e trate os registros necessários.

Somente os registros válidos são considerados nas Horas Trabalhadas e nos cálculos relacionados. Por isso, pontos pendentes e inválidos devem ser revisados antes da conferência final do período.

Para localizar possíveis faltas

1. Analise a coluna Faltas;
2. Abra os grupos com ocorrências;
3. Localize os colaboradores afetados;
4. Verifique se realmente não houve registros;
5. Confira a Jornada aplicada e possíveis pedidos de ausência.

A falta apresentada no grupo indica um dia com trabalho planejado, mas sem registros do colaborador.

Para revisar horas antes do fechamento

1. Compare o Progresso dos grupos;
2. Analise os resultados de Horas Extras e Banco de Horas;
3. Priorize grupos com resultados diferentes do esperado;
4. Abra os colaboradores que precisam de conferência;
5. Revise pontos, Jornadas, ausências e classificações antes de concluir o período.

5. Abra somente os colaboradores que precisam de análise

Depois de identificar um grupo com pendências:

1. Clique sobre o grupo;
2. Analise os colaboradores apresentados;
3. Localize quem possui ocorrências;
4. Clique no nome do colaborador;
5. Faça a revisão individual dos dias necessários.

A análise por grupos funciona como uma etapa de triagem. Você não precisa abrir todos os colaboradores: acesse individualmente apenas aqueles que apresentarem resultados que precisam de explicação ou correção.

6. Mostre somente os dias com pendência

Na visualização individual do colaborador:

1. Confirme o período selecionado;
2. Clique no ícone de filtro;
3. Ative Mostrar apenas dias com pendência;
4. Revise somente as datas exibidas.

Esse filtro oculta os dias que não precisam de ação e facilita a localização de pontos pendentes, inválidos, faltantes ou fora de ordem.

7. Utilize ações em massa após conferir os registros

Quando vários dias precisarem da mesma ação:

1. Marque as caixas de seleção ao lado das datas;
2. Para selecionar todos os dias exibidos, utilize a caixa ao lado da coluna Dia;
3. Aguarde a barra de ações aparecer no rodapé;
4. Selecione a ação adequada;
5. Confirme a operação;
6. Revise os resultados depois da atualização.

Entre as ações disponíveis no Super Punch estão:

• Aprovar todos: aprova pontos pendentes e inválidos das datas selecionadas;
• Validar todos: valida pontos inválidos;
• Organizar cronologicamente: reorganiza registros que estão fora de ordem;
• Limpar pontos: remove os pontos das datas selecionadas;
• Remover jornada: transforma as datas selecionadas em dias sem Jornada planejada.

Utilize ações em massa somente depois de confirmar que todas as datas selecionadas podem receber o mesmo tratamento.

8. Crie uma rotina de conferência

Para evitar que a análise se concentre apenas no fechamento, estabeleça uma rotina:

• Diariamente: confira ocorrências recentes em equipes com grande volume de registros;
• Semanalmente: analise os grupos com pontos pendentes, inválidos, faltas ou progresso abaixo do esperado;
• Antes do fechamento: revise todo o período, trate as ocorrências restantes e confira os resultados finais.

Revisões frequentes reduzem o volume de correções no fim do mês e permitem que gestores priorizem as equipes com maior risco de inconsistência.

Exemplo prático

Uma empresa possui 200 colaboradores distribuídos em dez times.

Ao selecionar Todos os Times, o responsável identifica que:

• Oito times não possuem pontos pendentes ou inválidos;
• Um time possui dois pontos pendentes;
• Outro possui 15 pontos pendentes, seis inválidos e progresso abaixo do esperado.

Nesse caso, não é necessário abrir os 200 colaboradores. O responsável pode começar pelo time com mais ocorrências, localizar somente os colaboradores afetados e usar Mostrar apenas dias com pendência para revisar as datas que precisam de ação.

Depois, pode analisar o segundo time e finalizar a conferência sem abrir individualmente os grupos que não apresentaram problemas.

Dicas e solução de problemas

• Existem muitos colaboradores para analisar: comece pela visualização por grupos e abra somente as equipes com ocorrências.
• Não sei qual grupo revisar primeiro: priorize os que possuem muitos pontos pendentes, inválidos, faltas ou progresso baixo.
• Um time não aparece: confirme se ele está cadastrado na estrutura da empresa e se possui colaboradores vinculados.
• Os dados não foram carregados: confira o período selecionado e aguarde a atualização da tela.
• O grupo possui ocorrências, mas não sei em quais dias: abra o colaborador e ative Mostrar apenas dias com pendência.
• Existem muitas datas com o mesmo problema: revise os registros e utilize uma ação em massa quando todos puderem receber o mesmo tratamento.
• O período mensal possui muitas pendências: adote uma revisão semanal para evitar o acúmulo antes do fechamento.
• As horas parecem incorretas: verifique pontos pendentes, inválidos, faltantes, registros fora de ordem e a Jornada aplicada.

Boas práticas

• Utilize a visão de grupos como primeira etapa da análise;
• Defina prioridades com base nos indicadores;
• Não abra colaborador por colaborador sem antes consultar os resultados consolidados;
• Realize revisões semanais durante o período;
• Priorize pontos pendentes, inválidos e faltas;
• Utilize Mostrar apenas dias com pendência na análise individual;
• Aplique ações em massa somente após conferir todas as datas selecionadas;
• Revise novamente os indicadores do grupo depois das correções;
• Antes do fechamento, confirme se os grupos não possuem ocorrências que ainda precisam de tratamento.

Perguntas frequentes

1. Preciso abrir todos os colaboradores para descobrir quem possui pendências?

   Não. Utilize a visualização por grupos do Super Punch para identificar quais equipes possuem pontos pendentes, inválidos, faltas ou outros resultados que precisam de análise. Depois, abra somente os colaboradores afetados.

2. Como visualizar as pendências separadas por time?

   Acesse Ponto > Super Punch, abra o filtro Times e Colaboradores e selecione Todos os Times.

3. Posso analisar um período diário, semanal ou mensal?

   Sim. Selecione o período de acordo com a conferência que deseja realizar. Os indicadores dos grupos serão apresentados considerando as datas selecionadas.

4. Qual grupo devo analisar primeiro?

   Priorize grupos com maior quantidade de pontos pendentes, inválidos ou faltas, além daqueles que apresentarem progresso abaixo do esperado.

5. O que significa Progresso?

   É o indicador que compara, dentro do período selecionado, a quantidade de horas trabalhadas com a quantidade de horas planejadas.

6. Como localizar rapidamente os dias que precisam de correção?

   Abra o colaborador e ative o filtro Mostrar apenas dias com pendência.

7. Posso tratar várias datas ao mesmo tempo?

   Sim. Selecione as datas desejadas e utilize uma das ações disponíveis na barra exibida no rodapé. Antes de confirmar, verifique se todas podem receber a mesma ação.

8. A visão de grupos substitui a análise individual?

   Não. Ela ajuda a localizar e priorizar os grupos e colaboradores que precisam de atenção. A análise individual continua sendo utilizada para verificar e corrigir os dias específicos.

9. Com que frequência devo analisar os grupos?

   É recomendado realizar revisões durante o mês, especialmente semanalmente, para evitar o acúmulo de pendências antes do fechamento.

10. Depois de corrigir os colaboradores, preciso conferir o grupo novamente?

    Sim. Retorne à visualização por grupos e confirme se os indicadores foram atualizados e se ainda existem ocorrências que precisam de tratamento.